XML da nota fiscal: o que é e para que serve?

O XML da nota fiscal representa um dos elementos mais importantes do sistema tributário brasileiro moderno. Este formato digital revolucionou a maneira como as empresas lidam com documentação fiscal.

O arquivo funciona como uma linguagem universal que permite a troca de dados entre diferentes sistemas e órgãos governamentais. Para organizar e proteger as informações tributárias, a Receita Federal estabelece que a estrutura deste arquivo siga um padrão específico.

Além disso, com o objetivo de tornar-se padrão nacional, o governo promulgou o Ajuste SINIEF nº 2/2025 — vigente desde 1º de maio de 2025 — que decreta o prazo de 11 anos para guarda de arquivos XML fiscais.

Frente a essa mudança, é essencial que gestores e contadores compreendam esse sistema, otimizem processos internos e evitem problemas com a fiscalização.

Portanto, neste artigo, entenda em detalhes o que é o XML da nota fiscal, quais as suas vantagens, como você pode gerá-lo diretamente do sistema emissor e quais são as determinações legais para o processo. Vamos lá?

O que é o XML da nota fiscal?

O XML da nota fiscal é uma linguagem que descreve diversos tipos de dados. “XML” é a sigla em inglês para Extensible Markup Language, o que na tradução significa Linguagem Extensível de Marcação.

No cenário tributário, o emitente cria e armazena a nota fiscal em formato XML e, assim, disponibiliza o documento ao destinatário da mercadoria para consulta e armazenamento.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) em formato XML tem um padrão nacional de escrituração e, ainda que o destinatário receba o arquivo, o item não acompanha a mercadoria. Quem faz o acompanhamento é o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).

Qual a diferença entre o XML e o DANFE da nota fiscal?

Uma dúvida bastante recorrente diz respeito à diferença entre XML da nota fiscal e DANFE. Embora todas essas siglas se relacionem com a emissão de nota fiscal, cada uma apresenta um conceito distinto.

O XML não é a nota em si, mas o arquivo digital oficial de uma nota, que contém dados obrigatórios para o envio ao destinatário.

Já o DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Esse documento é a representação visual, impressa e simples da NF-e, que acompanha o produto durante o transporte até o destinatário. Veja mais detalhadamente o que é o DANFE:

Caso queira saber mais sobre esse documento, leia o artigo: Entenda o que é DANFE da nota fiscal e saiba como você pode emiti-lo!

Para que serve o XML da nota fiscal eletrônica?

O XML da nota fiscal tem, por objetivo, facilitar a emissão, a abertura, a transferência e o armazenamento eletrônico do documento por parte do destinatário do produto ou serviço. Além disso, é por meio do arquivo que as autoridades verificam os detalhes das transações.

Um aspecto importante que esclarece para que serve o XML da nota fiscal eletrônica é a segurança do arquivo, visto que há uma grande dificuldade em adulterá-lo. Depois de sua geração, somente um software específico pode ler suas informações e convertê-las em outro formato.

Quais as vantagens de usar o arquivo XML?

Uma das suas maiores vantagens — e um importante fator que ajuda na explicação do que é o XML da nota fiscal — é a capacidade de compartilhar informações com muita facilidade pela internet.

Outro grande ponto positivo que exemplifica para que serve o XML da nota fiscal eletrônica é a redução de gastos com papel e do espaço físico necessário para armazenar documentos. Além disso, simplifica a troca de dados fiscais entre as partes e facilita a localização de notas quando necessário.

Além dessas vantagens, o XML é um arquivo em constante atualização. Na prática, significa que, a cada novo layout, a integração do arquivo aos sistemas de gestão se torna melhor.

Em sistemas com automatização, o emissor envia tal arquivo automaticamente para o destinatário para evitar erros e retrabalhos.

Quais informações inserir nos campos do XML da nota fiscal?

O XML da nota fiscal, obrigatoriamente, precisa de dados detalhados do emitente, do destinatário, dos produtos ou serviços de transação, dos impostos incidentes, além de informações adicionais relevantes para cada operação comercial. Veja no infográfico a seguir, como as informações estão dispostas.

Para você entender em detalhes como as informações devem constar nos campos do XML da nota fiscal, preparamos um exemplo de uma venda fictícia de um carregador portátil em uma loja de artigos eletrônicos em Belo Horizonte, Minas Gerais. Os dados completos da NF-e são:

Identificação da nota

• Chave de acesso: 31250613579024000145550010000001234567890123
• Número da nota: 123
• Série: 1
• Data e hora de emissão: 08 de junho de 2025, às 14:25:30
• Código da UF: 31 (Minas Gerais)
• Natureza da operação: Venda de mercadoria
• Tipo de documento: NF-e (modelo 55)
• Tipo de operação: Saída (venda)
• Destinatário: Fora do estado
• Município do fato gerador: 3106200 (Belo Horizonte)
• Tipo de impressão: Retrato
• Tipo de emissão: Normal
• Dígito verificador: 3
• Ambiente: Produção
• Finalidade: Normal
• Consumidor final: Sim
• Presença do comprador: Presencial

Dados do emitente (vendedor):

• CNPJ: 13.579.024/0001-45
• Razão social: TECH STORE ELETRÔNICOS LTDA
• Nome fantasia: TECH STORE
• Endereço: Avenida Afonso Pena, 1247, Loja 15
• Bairro: Centro
• Cidade: Belo Horizonte – MG
• CEP: Xxxx-009
• País: Brasil (código 1058)
• Telefone: (31) 3xxx-7890
• Inscrição estadual: 0623xxxx4
• Regime tributário: Lucro presumido

Dados do destinatário (comprador):

• CPF: 123.xxx.xxx-01
• Nome: Maria Fernanda Oliveira
• Endereço: Rua xxxx, 856, Apto xxx
• Bairro: Savassi
• Cidade: Belo Horizonte – MG
• CEP: 30112-000
• País: Brasil
• Indicador de inscrição estadual: Não contribuinte
• Email: maria.fernanda@email.com

Produto vendido:

• Item número: 1
• Código do produto: CHAR001
• Código de barras (EAN): 7891122334455
• Descrição: CARREGADOR TURBO 25W USB-C ORIGINAL SAMSUNG
• Classificação fiscal (NCM): 85044030
• CEST: 2104800
• CFOP: 5102 (Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros)
• Unidade comercial: UN (unidade)
• Quantidade comercial: 1,0000
• Valor unitário comercial: R$ 89,0000
• Valor total do produto: R$ 89,00
• Unidade tributável: UN
• Quantidade tributável: 1,0000
• Valor unitário tributável: R$ 89,0000

Impostos calculados

Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS)

• Origem da mercadoria: Nacional
• Situação tributária: 00 (Tributada integralmente)
• Modalidade de determinação da BC: Margem valor agregado
• Base de cálculo: R$ 89,00
• Alíquota: 18,00%
• Valor do ICMS: R$ 16,02

Programa de Integração Social (PIS)

• Situação tributária: 01 (Operação tributável com alíquota básica)
• Base de cálculo: R$ 89,00
• Alíquota: 1,65%
• Valor do PIS: R$ 1,47

Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)

• Situação tributária: 01 (Operação tributável com alíquota básica)
• Base de cálculo: R$ 89,00
• Alíquota: 7,60%
• Valor da COFINS: R$ 6,76

Totais da nota fiscal

• Base de cálculo do ICMS: R$ 89,00
• Valor total do ICMS: R$ 16,02
• Valor total dos produtos: R$ 89,00
• Valor do frete: R$ 0,00
• Valor do seguro: R$ 0,00
• Valor do desconto: R$ 0,00
• Valor total do PIS: R$ 1,47
• Valor total da COFINS: R$ 6,76
• Valor total da nota fiscal: R$ 89,00

Transporte

• Modalidade do frete: Sem ocorrência de transporte
• Transportadora: TRANSPORTADORA RÁPIDA LTDA
• CNPJ da transportadora: 11.222.xxx/xxx1-44
• Inscrição estadual: 123456789
• Endereço: Avenida do Contorno, xxxx – Floresta
• Município: Belo Horizonte – MG
• Placa do veículo: ABC1234 – MG
• Volume transportado: 1 caixa
• Espécie: CAIXA
• Marca: TECH STORE
• Peso líquido: 1,200 kg
• Peso bruto: 1,500 kg

Forma de pagamento

• Indicador de pagamento: À vista
• Meio de pagamento: 01 (Dinheiro)
• Valor pago: R$ 89,00
• Informações adicionais:
• Observações: “CARREGADOR ORIGINAL SAMSUNG COM GARANTIA DE 12 MESES. VENDEDOR: CARLOS SILVA”

Protocolo de autorização

• Ambiente: Produção
• Versão do aplicativo: MG_NFE_PL_008i2
• Chave da NF-e: 31250613579024000145550010000001234567890123
• Data e hora do recebimento: 08/06/2025 às 14:27:15
• Número do protocolo: 131250000123456
• Digest value: xyz9876abc5432def1098ghi7654jkl3210mno8765
• Código do status: 100
• Motivo: “Autorizado o uso da NF-e”

Esta nota fiscal foi emitida, processada e autorizada pela Secretaria da Fazenda de Minas Gerais, com validade legal para a operação comercializada.

Você percebe que a integridade e a precisão dos campos do XML da nota fiscal garantem a conformidade legal e facilitam a fiscalização por parte das autoridades competentes para os diversos tipos de nota fiscal eletrônica?

Como já mencionamos, a estrutura do arquivo XML segue um padrão que assegura a interoperabilidade e o processamento eletrônico eficiente das notas fiscais. Além disso, entender onde fica o XML da nota fiscal é essencial para garantir o acesso correto e facilitar a criação de uma infraestrutura de armazenamento na nuvem.

Onde fica o XML da nota fiscal?

O arquivo XML da nota fiscal fica no portal da NF-e, no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), em ferramentas para baixar os XMLs de NF-e ao inserir a chave de acesso (exemplo o FSist – Download XML e PDF NFe/CTe), em aplicativos móveis da SEFAZ para consulta e em softwares de gestão fiscal, como a NFE.io.

Como obter o XML diretamente do sistema de emissão?

É possível obter o XML da nota fiscal eletrônica em diferentes sistemas de emissão, a depender da sua posição na operação comercial (emissor ou receptor) e das ferramentas disponíveis.

Para o emitente da nota fiscal

O emitente descobre onde fica o XML da nota fiscal pelo sistema de emissão da SEFAZ, softwares de gestão (como a NFE.io), plataformas web ou pastas do computador. As vantagens incluem acesso imediato, organização automática, backup seguro, disponibilidade offline e garantia da integridade do arquivo.

Para o destinatário da nota fiscal

Quem recebe a nota fiscal pode obter o XML pelo e-mail (junto ao DANFE) ou por meio da chave de acesso de 44 dígitos no portal da SEFAZ do estado emissor. Esta é a forma mais comum para destinatários que não emitiram a nota.

Métodos alternativos de obtenção

Além dos sistemas de emissão, você pode realizar a consulta de XML de NF-e por meio de portais oficiais das SEFAZ estaduais, ao usar uma chave de acesso ou certificado digital.

Existem também sites que oferecem download somente com a chave; aplicativos móveis de emissor oficial garantem a validade fiscal do documento, enquanto o XML gerado nesse processo perde essa autenticidade. Além disso, alguns estados facilitam consultas e sistemas contábeis fazem download automático para gerenciar grandes volumes de notas fiscais.

É preciso armazenar o XML da nota fiscal?

Entre outros cuidados, o contribuinte precisa validar e armazenar a NF-e de forma segura. Paralelamente, o destinatário tem a obrigação de verificar a validade e a autenticidade do documento eletrônico, bem como a respectiva autorização no momento do recebimento da mercadoria.

Para isso, é essencial saber como baixar o XML da nota fiscal por meio dos canais oficiais disponíveis.

Em relação ao armazenamento dos arquivos digitais das NF-e, tanto o emitente quanto o destinatário têm a responsabilidade de mantê-los pelo período que a legislação tributária vigente determina, afinal, estão sujeitos a apresentá-los à fiscalização quando necessário.

Caso o destinatário não seja contribuinte com credenciamento para emissão de NF-e, precisa manter em arquivo físico o DANFE da operação pelo mesmo período.

Veja também: Confira programas para abrir arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica

Como baixar o XML da nota fiscal?

Você pode baixar um arquivo XML da nota fiscal de forma gratuita e diretamente por meio de um software da SEFAZ.

Seja transportador, destinatário ou emitente, pessoa física ou jurídica, o acesso pode ocorrer caso haja autorização ou vínculo com o documento em questão. Siga os passos abaixo para descobrir como baixar o XML da nota fiscal.

1. Instalar um certificado digital

O certificado digital (e-CNPJ) é crucial para consultar arquivos XML, pois assegura a identidade de um usuário ou de uma empresa. Você adquire o documento em entidades com autorização do governo e credenciamento junto ao ICP-Brasil.

Após a aquisição, instale-o no navegador, o que facilita e permite o download dos arquivos XML sempre que necessário. Veja em detalhes como funciona o passo a passo para tirar um certificado digital:

Saiba mais: Passo a passo completo: Como solicitar certificado digital

2. Acessar o Portal Nacional da SEFAZ

Acesse os endereços www.nfe.fazenda.gov.br ou www.cte.fazenda.gov.br. Clique em “Consultar NF-e Completa”. Informe a chave de acesso da nota fiscal eletrônica. Este é um código de 44 números, presente em todas as DANFEs e necessário para acessar os dados do serviço ou produto no site oficial da Fazenda.

3. Fazer o download em formato XML

Depois de consultar a NF-e, você verá “Download do documento” no fim da página. Clique em “Download do documento” e o arquivo estará em formato XML. A página solicitará o “certificado de cliente”, que é o comprovante disponível no navegador.

Já com o download do arquivo, você pode aprender como gerar o XML da nota fiscal ao utilizar um navegador web ou editor de texto compatível.

Quais são as regras de autorização para download?

Desde setembro de 2020, por meio da portaria nº 1.079, as SEFAZ estaduais passaram a restringir o acesso ao XML da nota fiscal. Agora, o certificado digital para realizar o download da NF-e precisa, obrigatoriamente, ter vínculo à nota, ou seja, deve pertencer a um dos seguintes participantes da operação. Veja a seguir quais são eles:

• emitente da nota fiscal: CNPJ do emissor consta na nota;
• destinatário da mercadoria ou serviço: pessoa física (CPF) ou jurídica (CNPJ) que compra o produto ou serviço;
• transportador: caso tenha a identificação no XML como responsável pelo transporte;
• terceiros autorizados: por meio da tag <autXML>, contador, empresa de gestão fiscal, ERP ou outro parceiro de confiança podem baixar o XML. Desde que CNPJ ou CPF estejam na nota.

Por outro lado, empresas ou sistemas que tentavam o download em nome de clientes, sem identificação na nota ou sem ter certificados digitais com ligação à operação fiscal, perderam o acesso a esses arquivos.

Como gerar o XML da nota fiscal?

Para gerar o XML da nota fiscal, baixe o documento diretamente em seu computador. Após o download, clique com o botão direito e selecione a opção “Abrir com”.

A partir daí, selecione a alternativa “Abrir o arquivo com o Visualizador da Nota Fiscal Eletrônica”. Então, aguarde alguns instantes e o acesso ao arquivo estará em sua tela. Vale dizer que os programas compatíveis para abrir o XML são:

• Linux GTK (Ubuntu) x86_64;

• Windows 64 bits;

• Linux GTK (Ubuntu);

• Windows 32 bits.

Além de visualizar o arquivo, você pode enviá-lo para o destinatário de maneira bem simples.

Como enviar o XML da nota fiscal?

Agora que você sabe como gerar o XML da nota fiscal, a maneira mais simples de enviar esse arquivo é por e-mail. Você pode compartilhá-lo manualmente ou de forma automática. Após a validação e liberação do documento, faça o download e anexe-o ao e-mail do destinatário.

Com um software específico, como o da NFE.io, o envio do XML e PDF da nota fiscal torna-se automático. Assim que o sistema gera a nota, automaticamente envia o documento para o e-mail de cadastro, e não há necessidade de trabalho manual.

Como converter PDF para arquivo XML da nota fiscal?

Em situações regulares, não há necessidade de converter um arquivo PDF para XML, já que este último é o formato nativo e oficial da NF-e.

Normalmente, o software gera o arquivo XML da nota fiscal automaticamente no momento da emissão da nota. Este processo garante a permanência do padrão da SEFAZ e, assim, tem a validação do XML para os fins fiscais e contábeis necessários.

Exceções e demandas urgentes

Em situações excepcionais, a conversão de PDF para XML pode ser necessária, como em casos de perda ou indisponibilidade do arquivo original, ou ao receber uma NF-e somente em formato PDF. No entanto, o emissor oficial garante a validade fiscal do documento, enquanto o XML gerado nesse processo perde essa autenticidade.

A SEFAZ não reconhece automaticamente esse arquivo, pois não mantém a estrutura e os dados originais da NF-e. Para obter validação fiscal, o documento deve conter informações completas e assinaturas digitais, que podem se perder ou se corromper durante a conversão.

Por que automatizar a emissão de notas fiscais?

Checar o XML de cada nota fiscal para a sua empresa pode ser um trabalho desgastante e custoso, afinal, o processo depende da quantidade de transações ao longo dos meses.

Em muitos casos, automatizar torna-se a melhor solução para empresas que buscam maior eficiência operacional. A seguir, veja os principais motivos para aplicar esse sistema em seu empreendimento.

Redução de erros humanos

A automação elimina falhas de digitação e cálculos incorretos que ocorrem frequentemente na emissão manual. O sistema processa os dados com precisão e aplica automaticamente as regras fiscais vigentes.

Aumento da produtividade

Os funcionários liberam tempo antes dedicado à digitação manual de notas e focam atividades estratégicas. A empresa processa maior volume de documentos fiscais no mesmo período.

Cumprimento das obrigações fiscais

O sistema mantém a empresa em conformidade com a legislação tributária, aplica as alíquotas corretas automaticamente e gera os arquivos necessários para as obrigações acessórias.

Controle financeiro aprimorado

A integração com sistemas de gestão permite acompanhamento em tempo real do faturamento, facilita a conciliação bancária e melhora o controle do fluxo de caixa.

Redução de custos operacionais

A empresa diminui gastos com papel, impressão e armazenamento físico de documentos. Também reduz a necessidade de retrabalho por correções de erros.

Maior agilidade nos processos

A emissão automática acelera o ciclo de vendas, permite faturamento mais rápido e melhora o atendimento ao cliente com entregas mais ágeis.

Facilidade na gestão documental

O sistema organiza e armazena automaticamente todos os XMLs, facilita consultas futuras e simplifica auditorias fiscais.

Saiba mais: Como baixar XML em lote? Aprenda a otimizar essa tarefa

Como gerar e enviar o XML da NF-e automaticamente com a NFE.io?

Agora que você já sabe o que é e como baixar o XML da nota fiscal, chegou o momento de saber o jeito mais fácil de obtê-lo. A boa notícia é que você consegue rapidamente por meio do gerenciador de notas fiscais da NFE.io!

Com o sistema, o cálculo, a geração dos arquivos XML e HTML, além de seu envio por e-mail ao cliente, são automáticos. Portanto, você não precisa enviar nota por nota!

Além disso, você tem acesso a um painel de controle com informações sobre todas as emissões de suas notas fiscais, além de um desconto especial no certificado digital.

Ficou interessado? Então aproveite! Entre em contato e conheça as soluções que temos para a sua empresa.