Quer melhorar a produtividade da sua equipe financeira e ajudar os colaboradores a fazer consultas de nota fiscal com mais rapidez? Então, você precisa conhecer a alternativa de baixar XML em lote.
Pelo termo já dá para ter uma ideia do que é o download de XML em lote. Esse recurso permite baixar mais de um arquivo por vez, escolhendo por data, tipo de nota fiscal eletrônica, entre outros fatores.
Continue a leitura do artigo e entenda como funciona e qual a melhor forma de otimizar essa tarefa na sua empresa.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
O que é XML?
O XML (Extensible Markup Language) é o formato do arquivo da nota fiscal eletrônica que garante o valor jurídico de uma NF-e para os órgãos federais, estaduais e municipais envolvidos na fiscalização e cobrança de impostos das empresas.
Então, o que é XML em lote?
O XML em lote é uma função que permite fazer o download de vários arquivos de notas fiscais ao mesmo tempo.
Suponha que seu contador tenha solicitado todas as notas fiscais emitidas em janeiro pela sua empresa. Caso você use um sistema automatizado de consulta de NF-e, é possível baixar XML em lote, selecionando no sistema o mês e o tipo de nota desejado.
O sistema gera um arquivo zipado para download e você pode encaminhar para o contador além de armazenar essas notas no backup da empresa.
Essa função é muito útil, especialmente, para negócios que emitem e recebem um grande volume de notas por mês, o que inviabiliza que esse processo seja manual.
Para que serve o download de XML em lote?
Além de atender aos pedidos do contador para que ele realize as obrigações contábeis mensais que a empresa precisa manter em dia, o download de XML em lote serve para guardar uma cópia salva dos NF-e’s emitidas.
Por lei, é preciso que as empresas mantenham suas notas fiscais armazenadas por, no mínimo, 5 anos. Perder esses documentos pode gerar complicações com o fisco, o que interfere na saúde financeira do negócio.
Os processos digitais otimizam bastante o fluxo de atividades nos departamentos financeiros, mas é importante que cada organização tenha seu sistema de backup, onde possa consultar os documentos e mantê-los seguros e salvos.
Sempre que a empresa precisar passar por uma auditoria, seja da Receita Federal ou de outra instituição, será preciso mostrar as notas fiscais completas e não apenas os Documentos Auxiliares da Nota Fiscal eletrônica (DANFe).
Como baixar XML pelo site da Sefaz?
O site nacional da Secretaria de Fazenda permite consultar e fazer downloads únicos, mas não baixar XML em lote. A consulta é individual, ou seja, só é possível consultar e baixar apenas uma NF-e por acesso.
Além disso, é necessário ter um certificado digital ativo e o número da chave de acesso da nota para pesquisá-la no sistema. As etapas da consulta são as seguintes:
- entre no site nacional da SEFAZ;
- clique na opção“Consultar NF-e”;
- digite a chave de acesso da NF-e que deseja pesquisar (são 44 dígitos);
- resolva o Captcha;
- clique em “Continuar” para carregar a nova página;
- selecione a opção “Download do documento”;
- habilite o certificado digital e clique em “OK” para fazer o download do XML da nota fiscal e salvá-la no computador.
É válido saber que existe essa alternativa que pode ser usada para fazer a consulta em um momento pontual.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Micro e pequenas empresas que estão começando suas atividades podem usar essa via até aumentarem o volume de NF-e emitidas.
Como baixar XML em lote?
Para baixar XML em lote, será necessário investir em uma solução de automação que tenha essa função.
Na NFE.io, temos a API de Consulta de Nota Fiscal que é um sistema que pode ser conectado a softwares de gestão como ERP, TMS e WMS para consultar qualquer nota fiscal da empresa e de terceiros e, claro, baixar XML em lote.
Além do download de XML em lote, a API também baixa notas fiscais em outros formatos como PDF e JSON.
Dessa forma, a equipe financeira consegue exportar os arquivos do sistema com mais agilidade, selecionando exatamente qual tipo de nota precisa baixar.
A automação também contribui bastante para melhorar a produtividade do setor e garantir a segurança dos dados da empresa.
Como as NF-e’s precisam ficar armazenadas, é recomendado criar uma infraestrutura de armazenamento na nuvem para fazer o backup dos arquivos que a equipe baixar XML em lote.
Quais as vantagens do XML em lote?
O trabalho manual é viável até um certo momento da empresa. Com o crescimento do volume de vendas, a automação é a melhor alternativa para que os setores contábil e fiscal trabalhem com agilidade.
As principais vantagens de baixar XML em lote por meio de um sistema automatizado são:
Agilizar as tarefas
Ao baixar XML em lote, todos os arquivos são salvos de uma vez. Basta selecionar o tipo de nota, o mês e até a data, se necessário, para obter justamente os documentos necessários no momento. Essa função agiliza muito o trabalho, sobrando tempo para outras tarefas.
Manter a contabilidade organizada
Fazendo o download de XML em lote e criando um banco de dados interno das notas fiscais em um sistema de armazenamento, a equipe Contábil consegue pesquisar com facilidade as notas já baixadas e utilizá-las quantas vezes precisar.
Garantir a segurança dos dados da empresa
O site da Sefaz não mantém os arquivos das notas fiscais armazenados por tempo ilimitado, então baixar XML em lote ajuda a manter os documentos em segurança, evitando perdas de informações.
Para garantir a segurança do histórico de NF-e’s, é importante que o armazenamento seja feito em local seguro e com controle de acesso.
Facilite o dia a dia da sua empresa
Agora que você sabe o que é e como baixar XML em lote, pode entrar em contato com um dos especialistas da NFE.io e tirar todas as suas dúvidas sobre a ferramenta de Consulta de Nota Fiscal.
Nossa equipe vai auxiliá-lo em todo o processo e explicar todos os passos para que a validação de nota fiscal seja um processo ágil e preciso no seu negócio.
Preencha o formulário para entrarmos em contato com você.
