Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io

Ferramentas de Melhoria de Processos: como aperfeiçoar os seus negócios

Matriz Básico, Diagrama de Ishikawa, Ciclo PDCA, metodologia 5S e Leam Manufacturing: 5 ferramentas de melhoria de processos.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Muitas vezes, empresas estão desperdiçando oportunidades, gerando custos desnecessários e deixando de atingir todo o seu potencial. Para consertar essas situações e solucionar problemas, as ferramentas de melhoria de processos podem ser um caminho fundamental para alavancar os seus negócios.

O que é a melhoria de processos?

A melhoria de processos ou otimização de processos pode ser definida como a análise para determinar pontos de ineficiência e necessidade de melhora em uma empresa. Além de apenas detectar tais elementos, ela também apontará a causa por trás desses problemas, bem como definirá o meio para corrigi-los.

Existem diversas ferramentas de melhoria de processos que podem ser utilizadas. Cada uma, com passos, objetivos e complexidades diferentes. Mas, no geral, a maioria delas é composta de passos simples, que podem ser usados por qualquer empresa e a qualquer momento.

Primeiramente, independente da ferramenta de melhoria de processos escolhida, é preciso conhecer profundamente a situação de seus negócios. Será necessário refletir: há realmente algum problema ou ineficiência nos processos? Qual ou quais são?

A partir daí é que entra a análise para definir e entender tais pontos, para, depois, atingir uma solução. Portanto, antes de saber para onde ir, é imprescindível saber onde e como se está, certo?

Assim, para atingir um novo fluxo de processos no futuro, almejado como ótimo, você poderá usar algumas ferramentas de melhoria de processos para auxiliá-lo nessa tarefa.

Veja também: Dicas de melhorias de processos para uma empresa que você pode implementar agora mesmo

Ferramentas de melhoria de processos que você precisa conhecer

1-Matriz BÁSICO

Essa ferramenta de melhoria de processos irá te ajudar a decidir qual mudança deverá ter prioridade. Ela funciona a partir de 6 critérios, cada um relacionado a uma letra da palavra básico.

Elenque cada um dos projetos de mudança que possui. Depois, responda a todos os pontos a seguir, pensando em cada um desses projetos:

  1. Benefício para a empresa: qual será a geração de lucros, redução de custos, diminuição de riscos, etc.
  2. Abrangência: quantas pessoas serão beneficiadas por uma melhoria dentro de sua empresa?
  3. Satisfação: qual nível de satisfação dos funcionários será gerado por essa mudança?
  4. Investimentos necessários: quanto deverá ser investido pela empresa?
  5. Cliente externo satisfeito: quanto os clientes externos ficarão mais satisfeitos?
  6. Operação simples: qual o nível de complexidade dessa melhoria?

Após refletir sobre cada item, coloque uma nota de 1 a 5 para cada um deles. Depois, some-as. O projeto de mudança que tiver uma nota total mais alta deverá ter a prioridade.

2- Diagrama de Ishikawa

Como já foi possível determinar quais os processos devem ser melhorados com a ferramenta anterior, agora você deve entender quais as causas que estão produzindo os problemas.

A ferramenta de melhoria de processos que auxiliará nessa etapa é o Diagrama de Ishikawa ou diagrama de causa e efeito.

Para isso, considere 6Ms:

  1. Método
  2. Material
  3. Mão de Obra
  4. Máquina
  5. Medida
  6. Meio Ambiente

Você deve perguntar para cada M, qual a causa do problema relacionado a ele. Por exemplo: por que esse problema está acontecendo com o maquinário? A resposta pode ser: necessidade de manutenção, erro de operação, etc.

Assim, para essa ferramenta, o segredo é a pergunta: por que isso está ocorrendo? Refaça a questão a cada item, até conseguir alcançar a causa inicial do problema.

3- Ciclo PDCA

Essa é umas das mais conhecidas ferramentas de melhoria de processos e é voltada para a melhoria contínua. Para utilizá-la, os significados de cada letra devem ser memorizados e compreendidos. Depois, siga cada uma, de acordo com a sequência das etapas a seguir:

  1. Plan (Planejar): escolha o objetivo e o método mais adequado para alcançá-lo.
  2. D: Do (Fazer): treine os envolvidos no processo, realize os preparativos necessários para colocar o plano em ação. Depois, inicie a operação.
  3. C: Check (Checar): cheque os resultados e os trabalhos que estão sendo feitos. Compare com as metas e veja se precisa de reajustes.
  4. A: Act ( Agir): com os dados obtidos na etapa anterior, conclua se as mudanças tiveram êxito ou se é necessário agir mais uma vez para melhorá-las. Caso ocorra a segunda opção, recomece o ciclo PDCA novamente.

4- Metodologia 5S

Essa ferramenta tem como objetivo fazer com que uma empresa alcance a qualidade total. Sua origem é baseada em 5 palavras japonesas iniciadas com a letra S:

Ao seguir todo o programa de qualidade 5S, seriam criados efeitos na empresa como: reduzir acidentes, maior sensação de satisfação dos funcionários, maior qualidade das mercadorias ou serviços oferecidos e redução de gastos ao aproveitar melhor os materiais.

5- Lean Manufacturing

Também conhecido como Sistema Toyota de Produção, devido à fabricante de automóveis japonesa. Ela é uma ferramenta de melhoria de processos baseada em agir de forma a procurar sempre reduzir 7 tipos de desperdício:

  1. Talento não utilizado: valorizar recursos humanos e evitar subaproveitamentos;
  2. Tempo de Espera: atrasos são acumulativos e atingem outras etapas da cadeia produtiva. Evite-os;
  3. Transporte: sempre que possível evitar uso de transportes (estoque perto do local de produção, por exemplo);
  4. Excesso de processamento: evitar excessos em processos de produção que não são necessários;
  5. Inventário: manter um estoque a mais só gera custos, desde armazenagem a desperdício de recursos;
  6. Movimento: a movimentação de recursos ou informação deve ser melhorada, gerando mais agilidade e transparência;
  7. Defeitos: defeitos geram prejuízos,  desde custos com reparação até a perda de clientes.

Quais as vantagens?

As vantagens de cada uma das ferramentas de melhoria de processos são variadas, e, por isso, elas podem até mesmo ser combinadas. Em geral, como vimos, elas não são complexas e são praticamente universais: podem ser adotadas por grandes corporações multinacionais  até pequenos negócios.

De maneira geral, utilizar essas e outras ferramentas de melhoria de processos estará trazendo um maior conhecimento de seus negócios e entendimento de seu potencial. Você poderá reduzir erros, gastos e compreender as necessidades de sua empresa. Além disso, proporcionará meios e soluções para que possa alcançar objetivos e facilitar tomadas de decisão.

Ao conseguir detectar problemas ou pontos a melhorar em sua empresa, e depois consertá-los, suas atividades serão otimizadas, aumentando sua produtividade.

O ideal é fazer da melhoria de processos e as suas várias ferramentas algo de uso constante. Assim, você conseguirá extrair sempre o melhor dos seus negócios.

Saiba mais: Saiba como usar a otimização de processos em seu negócio

Que tal promover a melhoria do processo de emissão de notas fiscais com um software de gerenciamento?

Com o NFe.io, além de calcular impostos e emitir notas automaticamente, você tem desconto na emissão do certificado digital, além de acesso a um painel de controle com diversos dados sobre o desempenho do seu negócio.

Conheça o NFE.io: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
Comments 0
There are currently no comments.