Ferramentas para gestão de contratos são recursos poderosos que asseguram o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os acordos.
Além disso, facilitam os trâmites contratuais e contribuem para a conferência da renovação de contrato.
Neste artigo, você conhecerá quais são as etapas da gestão de contratos e as melhores ferramentas para implementar em sua empresa.
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Antes de mais nada, o que é gestão de contrato?
Gestão de contratos consiste em uma série de procedimentos e atribuições que facilitam o controle das contratações em uma companhia, desde a formulação da primeira proposta até a execução.
Empresas B2B e B2C lidam com contratos diariamente, que em síntese são acordos sustentados entre duas ou mais partes que deliberam direitos e responsabilidades entre os envolvidos.
Quem é prestador de serviço recorrente fecha contrato diretamente com o consumidor, mas também é necessário contratar fornecedores, parceiros e outras entidades.
À vista disso, a gestão de contratos é uma espécie de seguro que garante que os serviços sejam executados com eficiência e dentro do prazo estabelecido.
O que resulta em mais controle, menos erros e otimização dos processos de uma empresa.
Quer saber mais? Assista:
Quais são os benefícios da gestão de contratos?
São benefícios da gestão de contratos:
- Monitorar todas as etapas do ciclo de vendas dos contratos;
- Controlar o armazenamento e histórico dos documentos;
- Identificar possibilidades de churn e upsell;
- Potencializar a comunicação interna da empresa e, sobretudo, com os clientes.
Ao mesmo tempo, você deve garantir que o acordo firmado seja cumprido ou alterado quando necessário.
Naturalmente, todo esse processo evita erros, transtornos e atrasos que podem prejudicar a relação da sua companhia com seus parceiros e consumidores.
Como fazer a gestão dos contratos?
Uma vez entendido o que é gestão de contratos, chegou a hora de implementar este processo em sua empresa.
Para tanto, é preciso seguir alguns passos simples:
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- Mapeie seu fluxo de contratos;
- Identifique os pontos críticos;
- Padronize as etapas;
- Controle prazos e cláusulas;
- Use a tecnologia ao seu favor.
1- Mapeie seu fluxo de caixas
Vamos começar pelo básico: faça um estudo completo do fluxo de contrato conforme as particularidades da sua empresa.
Em outras palavras, analise todos os contratos firmados e busque entender o ciclo de vida dos documentos.
Dessa maneira, você terá um panorama completo do volume e necessidades de gerenciamento dos seus documentos.
Mas você deve estar se perguntando: o que compõe o ciclo de vida dos documentos?
Dê o play no vídeo abaixo e descubra todas as etapas:
2- Identifique os pontos críticos
Nem sempre o ciclo de vida de uma companhia é igual. Isso porque podemos ter obstáculos em diversas fases.
Por exemplo, um prestador de serviços que opera na economia da recorrência pode ter dificuldades para monitorar os vencimentos dos contratados e recorrer ao time comercial para tentar a renovação no período adequado.
Outras empresas podem ter impasses para conciliar os prazos de pagamento de fornecedores previstos em contrato com seu fluxo de caixa.
Em alguns cenários, a negociação é o período mais complicado, sobretudo quando se trata de contratos na área B2B, que passam pela aprovação de vários colaboradores e necessitam de cláusulas com diversos detalhes.
3- Padronize as etapas
Suponha que você é uma grande empresa e precisa elaborar centenas de contratos diariamente.
Ao fazer esse processo de forma manual, provavelmente, terá atrasos, mais chances de erros e dificuldades em analisar os dados.
Para driblar esse cenário, padronize as etapas da sua empresa. Assim, o seu trabalho ocorrerá com mais agilidade, qualidade e profissionalismo.
4- Controle prazos e cláusulas
Como vimos acima, os contratos são ferramentas dinâmicas que podem sofrer alterações a qualquer momento.
Logo, é vital monitorar de perto os prazos e cláusulas, descobrindo necessidades de revisões, adendos e aditivos a tempo.
Empresas de sucesso usam um sistema que monitora as datas, além de designar um profissional para revisar as condições e manter as partes informadas.
5- Use a tecnologia
Softwares de gestão de contratos proporcionam recursos exclusivos para gestão de contratos online, assinatura eletrônica (certificado digital) e compartilhamento de documentos.
Um exemplo disso é um software ERP (Enterprise Resource Planning) ou CRM (Customer Relationship Management).
Com essas ferramentas, você dedica os seus esforços em um único sistema e acompanha facilmente seus prazos e condições, bem como tem acesso descomplicado a qualquer documento.
Quais são as melhores ferramentas de gestão de contratos?
Chegamos à metade deste artigo com foco nas ferramentas de gestão de contratos.
Aqui, você descobrirá como elas funcionam, seus principais benefícios e particularidades.
Continue conosco e aprenda como fazer a gestão de contrato com agilidade, sem perder a eficiência.
1- Nfe.io
Esta é uma ferramenta que automatiza o processo de emissão de NFC-e.
Logo, exige menos trabalho dos colaboradores, proporciona dados em tempo real e cumpri as exigências fiscais sem burocracia.
Quem emite nota em várias cidades ou estados ganha tempo porque não é necessário entender como funcionam os procedimentos de cada região.
Em paralelo, a automatização traz outras vantagens financeiras, como:
- sistema online que pode ser acessado em qualquer lugar;
- gestão financeira;
- relatórios gerenciais e de fluxo de caixa;
- atualização com a legislação junto a SEFAZ.
Um exemplo disso é a Nfe.io.
Por meio de uma tecnologia poderosa, sua equipe consegue de forma rápida e eficaz integrar emissão de notas fiscais ao sistema financeiro, com segurança.
Ficou curioso?
Assista ao vídeo abaixo e descubra como funciona a plataforma da NFE.io:
2- Sell
Implementar um sistema de CRM em sua empresa permite fechar mais vendas sem muita burocracia.
Boas soluções, como o Sell, proporcionam tudo que você precisa em apenas uma plataforma, desde gerenciamento de contato e oportunidade, até monitoramento de atividade e gestão de leads.
Ademais, você pode configurar disparadores e automatizar atividades para que os agentes se concentrem na meta.
Quer saber mais? Assista:
3- Linkana
A Linkana, por sua vez, foca em reduzir os gargalos inerentes à gestão de contratos, antes mesmo da assinatura de qualquer documento.
Para isso, você deve fazer o processo de homologação de fornecedores de maneira adequada, analisando o compliance e os riscos de cada parceiro em potencial.
Achou difícil?
De fato, há vários caminhos para essa operação. Contudo, a Linkana oferece tecnologias inteligentes para te ajudar a lidar com a burocracia e aumentar a qualidade na gestão dos seus fornecedores.
Dedicado à automatização de consultas públicas de CNPJ, o sistema proporciona vários recursos, até mesmo uma ferramenta que facilita o registro e controle de documentos.
Assim, você pode administrar os contratos de toda sua rede de fornecedores em um único lugar.
A propósito, veja como a Keila tornou mais eficiente e melhorou em 80% o tempo de homologação dos fornecedores da Nivea:
4- Pluga
E, quando falamos sobre automação, não podemos nos esquecer da Pluga.
Trata-se de uma plataforma que integra as ferramentas que você usa na sua organização.
Isso é feito de forma descomplicada e não é necessário conhecimento técnico.
Aliás, você pode conectar a Nfe.io com a Pluga, garantindo mais praticidade e agilidade para a sua rotina.
Veja só como funciona o processo da empresa:
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Entre as ferramentas de gestão de contratos mais indicadas para as empresas temos a NFE.io. Escolhemos esta alternativa porque ela é prática e confiável.
Ademais, marcas já economizaram mais de 100 horas de trabalho por mês usando essas soluções.
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