Descubra 4 ferramentas para otimizar a gestão de contratos

Ferramentas para gestão de contratos são recursos poderosos que asseguram o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os acordos. 

Além disso, facilitam os trâmites contratuais e contribuem para a conferência da renovação de contrato. 

Neste artigo, você conhecerá quais são as etapas da gestão de contratos e as melhores ferramentas para implementar em sua empresa. 

Antes de mais nada, o que é gestão de contrato?

Gestão de contratos consiste em uma série de procedimentos e atribuições que facilitam o controle das contratações em uma companhia, desde a formulação da primeira proposta até a execução. 

Empresas B2B e B2C lidam com contratos diariamente, que em síntese são acordos sustentados entre duas ou mais partes que deliberam direitos e responsabilidades entre os envolvidos. 

Quem é prestador de serviço recorrente fecha contrato diretamente com o consumidor, mas também é necessário contratar fornecedores, parceiros e outras entidades. 

À vista disso, a gestão de contratos é uma espécie de seguro que garante que os serviços sejam executados com eficiência e dentro do prazo estabelecido. 

O que resulta em mais controle, menos erros e otimização dos processos de uma empresa. 

Quer saber mais? Assista:

Quais são os benefícios da gestão de contratos?

São benefícios da gestão de contratos: 

• Monitorar todas as etapas do ciclo de vendas dos contratos;
• Controlar o armazenamento e histórico dos documentos;
• Identificar possibilidades de churn e upsell;
• Potencializar a comunicação interna da empresa e, sobretudo, com os clientes. 

Ao mesmo tempo, você deve garantir que o acordo firmado seja cumprido ou alterado quando necessário. 

Naturalmente, todo esse processo evita erros, transtornos e atrasos que podem prejudicar a relação da sua companhia com seus parceiros e consumidores. 

Como fazer a gestão dos contratos? 

Uma vez entendido o que é gestão de contratos, chegou a hora de implementar este processo em sua empresa. 

Para tanto, é preciso seguir alguns passos simples:

1. Mapeie seu fluxo de contratos; 
2. Identifique os pontos críticos;
3. Padronize as etapas;
4. Controle prazos e cláusulas;
5. Use a tecnologia ao seu favor. 

1- Mapeie seu fluxo de caixas

Vamos começar pelo básico: faça um estudo completo do fluxo de contrato conforme as particularidades da sua empresa. 

Em outras palavras, analise todos os contratos firmados e busque entender o ciclo de vida dos documentos. 

Dessa maneira, você terá um panorama completo do volume e necessidades de gerenciamento dos seus documentos. 

Mas você deve estar se perguntando: o que compõe o ciclo de vida dos documentos?

Dê o play no vídeo abaixo e descubra todas as etapas:

2- Identifique os pontos críticos 

Nem sempre o ciclo de vida de uma companhia é igual. Isso porque podemos ter obstáculos em diversas fases. 

Por exemplo, um prestador de serviços que opera na economia da recorrência pode ter dificuldades para monitorar os vencimentos dos contratados e recorrer ao time comercial para tentar a renovação no período adequado. 

Outras empresas podem ter impasses para conciliar os prazos de pagamento de fornecedores previstos em contrato com seu fluxo de caixa. 

Em alguns cenários, a negociação é o período mais complicado, sobretudo quando se trata de contratos na área B2B, que passam pela aprovação de vários colaboradores e necessitam de cláusulas com diversos detalhes. 

3- Padronize as etapas 

Suponha que você é uma grande empresa e precisa elaborar centenas de contratos diariamente. 

Ao fazer esse processo de forma manual, provavelmente, terá atrasos, mais chances de erros e dificuldades em analisar os dados. 

Para driblar esse cenário, padronize as etapas da sua empresa. Assim, o seu trabalho ocorrerá com mais agilidade, qualidade e profissionalismo. 

4- Controle prazos e cláusulas 

Como vimos acima, os contratos são ferramentas dinâmicas que podem sofrer alterações a qualquer momento. 

Logo, é vital monitorar de perto os prazos e cláusulas, descobrindo necessidades de revisões, adendos e aditivos a tempo. 

Empresas de sucesso usam um sistema que monitora as datas, além de designar um profissional para revisar as condições e manter as partes informadas. 

5- Use a tecnologia 

Softwares de gestão de contratos proporcionam recursos exclusivos para gestão de contratos online, assinatura eletrônica (certificado digital) e compartilhamento de documentos. 

Um exemplo disso é um software ERP (Enterprise Resource Planning) ou CRM (Customer Relationship Management).

Com essas ferramentas, você dedica os seus esforços em um único sistema e acompanha facilmente seus prazos e condições, bem como tem acesso descomplicado a qualquer documento. 

Quais são as melhores ferramentas de gestão de contratos? 

Chegamos à metade deste artigo com foco nas ferramentas de gestão de contratos.

Aqui, você descobrirá como elas funcionam, seus principais benefícios e particularidades. 

Continue conosco e aprenda como fazer a gestão de contrato com agilidade, sem perder a eficiência. 

1- Nfe.io

Esta é uma ferramenta que automatiza o processo de emissão de NFC-e. 

Logo, exige menos trabalho dos colaboradores, proporciona dados em tempo real e cumpri as exigências fiscais sem burocracia. 

Quem emite nota em várias cidades ou estados ganha tempo porque não é necessário entender como funcionam os procedimentos de cada região. 

Em paralelo, a automatização traz outras vantagens financeiras, como: 

• sistema online que pode ser acessado em qualquer lugar;
• gestão financeira;
• relatórios gerenciais e de fluxo de caixa;
• atualização com a legislação junto a SEFAZ.

Um exemplo disso é a Nfe.io. 

Por meio de uma tecnologia poderosa, sua equipe consegue de forma rápida e eficaz integrar emissão de notas fiscais ao sistema financeiro, com segurança. 

Ficou curioso? 

Assista ao vídeo abaixo e descubra como funciona a plataforma da NFE.io:

2- Sell

Implementar um sistema de CRM em sua empresa permite fechar mais vendas sem muita burocracia.  

Boas soluções, como o Sell, proporcionam tudo que você precisa em apenas uma plataforma, desde gerenciamento de contato e oportunidade, até monitoramento de atividade e gestão de leads. 

Ademais, você pode configurar disparadores e automatizar atividades para que os agentes se concentrem na meta. 

Quer saber mais? Assista: 

https://www.youtube.com/watch?v=irT0TqP9xHQ&list=PLb00xo9zloI7nZnbkaCwLYpKcBlBNdy6Q

3- Linkana 

A Linkana, por sua vez, foca em reduzir os gargalos inerentes à gestão de contratos, antes mesmo da assinatura de qualquer documento. 

Para isso, você deve fazer o processo de homologação de fornecedores de maneira adequada, analisando o compliance e os riscos de cada parceiro em potencial. 

Achou difícil? 

De fato, há vários caminhos para essa operação. Contudo, a Linkana oferece tecnologias inteligentes para te ajudar a lidar com a burocracia e aumentar a qualidade na gestão dos seus fornecedores. 

Dedicado à automatização de consultas públicas de CNPJ, o sistema proporciona vários recursos, até mesmo uma ferramenta que facilita o registro e controle de documentos. 

Assim, você pode administrar os contratos de toda sua rede de fornecedores em um único lugar. 

A propósito, veja como a Keila tornou mais eficiente e melhorou em 80% o tempo de homologação dos fornecedores da Nivea: 

4- Pluga 

E, quando falamos sobre automação, não podemos nos esquecer da Pluga.

Trata-se de uma plataforma que integra as ferramentas que você usa na sua organização. 

Isso é feito de forma descomplicada e não é necessário conhecimento técnico. 

Aliás, você pode conectar a Nfe.io com a Pluga, garantindo mais praticidade e agilidade para a sua rotina. 

Veja só como funciona o processo da empresa: 

Otimize as notas fiscais da sua empresa! 

Entre as ferramentas de gestão de contratos mais indicadas para as empresas temos a NFE.io. Escolhemos esta alternativa porque ela é prática e confiável.

Ademais, marcas já economizaram mais de 100 horas de trabalho por mês usando essas soluções.

Ficou curioso? 

Entenda como funciona:

Assim que é lançado um valor em sua plataforma de pagamento, a NFe.io busca essa informação e imediatamente inicia o processo de comunicação com o governo. 

Em questão de minutos, a nota fiscal eletrônica é emitida em nosso sistema e o seu cliente recebe via email, eliminando todo trabalho manual.

Parece interessante? 

Fale com um especialista em nosso site. Queremos entender melhor o seu negócio e como nosso sistema de emissão de notas fiscais pode te ajudar.