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Como funcionam as ferramentas de BPM?

Quais os softwares mais usados no mercado, vantagens para a empresa e como usar em seu negócio ferramentas de BPM com sucesso.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Conhecidas de longa data do mundo dos negócios, as ferramentas de BPM (Business Process Management) são uma forma de planejamento e gerenciamento de processos de negócios utilizada no mundo todo.

A grande vantagem desse tipo de abordagem é que ela é bastante maleável e pode ser adaptada de acordo com as necessidades de cada empresa e com cada situação específica.

O enfoque das ferramentas de BPM está na cadeia de processos.

Assim, se sua empresa vende arranjos de flores pela internet, existem vários processos envolvidos:

  • Compra dos materiais para fazer os arranjos de flores
  • Produção dos arranjos em si, conforme os pedidos na internet
  • Recebimento das encomendas e envio de ordens para a produção
  • Entregas
  • Recebimento dos pagamentos

Entre outras.

Veja, a seguir, todos os detalhes sobre estas ferramentas.

Veja também: Um ERP SaaS pode ajudar sua empresa? Como funciona isso?

Conheça o que são ferramentas de BPM

Objetivos do BPM

O objetivo das ferramentas de BPM é organizar seus processos nos chamados fluxogramas, ou fluxos de processos, que são uma representação gráfica das etapas de cada processo, indicando o caminho dos materiais e das informações, que decisões tomar e que procedimentos fazer, em ordem cronológica.

Veja dois exemplos, um bem simples e outro mais complexo:

Exemplo de fluxograma de processo de recebimento e pagamentos criado no HEFLO:

ferramentas de BPM

Exemplo de fluxograma de processo de vendas:

ferramentas de BPM

Vantagens dos Softwares de BPM

Ao desenhar seus processos dessa forma tão detalhada, estes programas de BPM ajudam sua empresa a produzir de forma mais organizada e eficiente, obtendo resultados muito melhores e entregando produtos e serviços de mais qualidade.

Com isso, seus clientes ficam muito mais satisfeitos, aumentando sua fidelidade e, consequentemente, a lucratividade da empresa.

Veja algumas das melhorias que uma ferramenta BPM pode trazer para sua empresa:

Diminuição de desperdícios:

Estes aplicativos permitem analisar detalhadamente os processos e descobrir maneiras de diminuir custos e perdas.

Detecção de gargalos:

Da mesma forma, se alguma etapa do processo está sempre atrasando as demais, isso fica claro nos diagramas e as providências necessárias são tomadas.

Diminuição de erros e refações:

Ao detectar um erro no processo, este é analisado até que se descubra a melhor maneira de realizá-lo, evitando que eles se repitam.

Automatização de tarefas:

As ferramentas de BPM têm potencial não apenas para melhorar os processos, mediante a análise de seus fluxogramas, mas também de substituir tarefas realizadas pelo homem por automações, com o disparo automático de e-mails, baixas no estoque, emissão de notas fiscais e outras tarefas como essas.

Painéis de controle:

As melhores ferramentas BPM contam com a coleta dos dados de produção e demais atividades da empresa e geram relatórios para controle e melhoria contínua dos processos a partir do dados coletados.

Estas são apenas algumas das vantagens. Veja, agora, alguns exemplos de ferramentas BPM.

Veja mais: Sugestões de melhorias para uma empresa que cresceu

Exemplos de softwares de BPM

Visio

Criado pela Microsoft, o Visio é um dos programas mais usados pelos usuários do sistema operacional Windows. Ele permite a criação de fluxogramas, gráficos, organogramas e outras formas de sistematização de dados e processos.

A modelagem de processos é a grande vantagem desse sistema, que faz versões bastante claras dos fluxogramas a partir do dados que são inseridos.

  • Sistema: trabalhar com o Visio não é complicado, porque o seu sistema é uma mistura de programas simples de desenho, como o Paint, e de outros mais complexos. Dessa forma, a interface é intermediária em relação aos programas mais sofisticados e é intuitivo o suficiente para poder ser usado sem um treinamento muito intenso.

Supravizio

Criado em 2002, o Supravizio é desenvolvido pela empresa brasileira Venki e conta com diversas funcionalidades. O software é também bastante intuitivo e de fácil instalação.

  • Opções: uma das grandes vantagens de usar o Supravizio é a forma como ele permite a realização de ações pelo celular. Se alguém fizer alguma alteração no sistema, é enviado um e-mail ao aprovador e ele poderá autorizar o processo pelo celular mesmo, de forma remota e bastante rápida.
  • Gestão de Processos: também é possível fazer a gestão através de um dashboard simplificado, que apresenta os pontos principais e os dados mais importantes de seu negócio para a tomada ágil de decisão e a correção de eventuais falhas.

Heflo

Para quem gosta de softwares mais modernos e dinâmicos, o Heflo é uma das ferramentas de BPM mais indicadas. Isso porque a interface leve e intuitiva atrai as pessoas que querem mesclar a modelagem dos processos com uma aparência mais atrativa e fácil de entender.

  • Online: para não ocupar espaço na memória do computador, o Heflo trabalha de forma 100% online e em nuvem. Os backup’s são feitos automaticamente e os dados são salvos periodicamente a medida em que são inseridos. Isso também significa que o programa pode ser usado de qualquer máquina e de forma remota, sem problemas com a instalação ou com outros imprevistos.
  • Treinamento: as empresas que quiserem investir realmente no processo de capacitação para uso das ferramentas de BPM podem solicitar o treinamento em BPNN oferecido pela empresa, que aborda as principais ferramentas disponíveis e ajuda a todos os que quiserem saber mais.

Usar o BPM em sua empresa e continuar a emitir notas fiscais manualmente, não faz menor sentido.Veja como automatizar a emissão de sua notas fiscais com o NFe.io vai trazer uma série de benefícios ao seu negócio:

  • Mais agilidade e facilidade na contabilidade
  • Sistema simples de usar e intuitivo
  • Comunicação direta com as prefeituras, sem perda de tempo
  • Geração de relatório com estatísticas da evolução de sua empresa
  • O cálculo dos impostos é automático

Confira todos os detalhes aqui: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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