Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Saiba quais são os documentos necessários para obter o certificado digital

Conheça os documentos necessários para obter certificado digital e garanta integridade, confidencialidade e autenticidade em seus negócios

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Com o crescimento do mundo virtual e da transformação digital, as empresas têm investido cada vez mais nesse segmento, tanto na área das vendas e marketing, quanto para processos internos.

Porém, como garantir que toda troca de informações na internet será segura e confidencial?

Como se certificar da segurança da informação de sua empresa e até de seus clientes?

Simples! Implementando o certificado digital em sua empresa!

Ao contrário do que muitos pensam, esse documento eletrônicos não é uma burocracia desnecessária cria pelo governos.

Pelo contrário, na verdade a certificação digital é uma assinatura eletrônica que contém dados como nome, chave pública e outras informações que identificam o seu negócio na Receita Federal e nos sistemas de gestão.

Assim, a segurança de dados é total, feita por meio de criptografia!

Quer saber um pouco mais sobre o assunto e quais os documentos necessários para obter um certificado digital o quanto antes? Então, confira abaixo o passo a passo!

Leia também: Certificado digital vale a pena? Custos e vantagens ajudam nessa decisão

Neste post você vai ver:

  1. O que é certificado digital?
  2. Quais são os tipos de certificados digitais?
  3. Passo a passo para obter um certificado digital
    1. Selecione o modelo desejado
    2. Cadastro e agendamento
    3. Documentos necessários para certificado digital
      1. Empresa
      2. Representante legal cadastrado na Receita Federal
      3. Para e-CPF
  4. Como fazer a implementação do sistema?

Documentos necessários para obter certificado digital e outras dicas

Antes de conhecer quais são os documentos necessários para certificado digital, entenda um pouco mais sobre essa assinatura eletrônica criptografada e sua utilidade para o seu negocio.

O que é certificado digital?

Não é difícil entender o que é um certificado digital.

Essencial em muitas empresas, o certificado digital nada mais é do que uma assinatura digital que assegura proteção às operações eletrônicas e serviços on-line, possibilitando segurança para que as pessoas jurídicas e as pessoas físicas assinem digitalmente em qualquer lugar, a qualquer hora, de onde estiverem.

Basta, para isso, que tenha acesso a internet.

O certificado digital foi criado para garantir à todas informações eletrônicas trocadas pela rede:

  • integridade;
  • confidencialidade;
  • autenticidade.

Portanto, é uma das ferramentas mais modernas quando se fala em segurança de dados para negócios e para pessoas.

Quais são os tipos de certificados digitais?

Os certificados digitais existem em diversos tipos, sendo alguns voltados para empresas, representando assim um CNPJ, e outros para pessoas físicas, neste caso, representando o seu CPF.

Veja os tipos de certificado digital:

  • e-CNPJ: atua como um CNPJ virtual e tem objetivo de emitir nota fiscal eletrônica e transmitir escrituração fiscal digital e outras obrigações fiscais acessórias,
  • e-CPF: igual ao CNPJ, atua como um CPF on-line e faz a entrega de declarações de renda e outros documentos que requeiram assinatura digital.

Veja mais: Guia: Certificado Digital para emissão de nota fiscal eletrônica

Quer saber ainda mais sobre o que é um certificado digital? Então, confira a ilustração abaixo:

quais são os documentos necessários para obter o certificado digital

Confira também em nosso blog: Quanto custa um certificado digital: veja onde comprar, como instalar e como usar

Passo a passo para obter um certificado digital

Preocupado sobre a burocracia para tirar um certificado digital para você e para sua empresa?

Pois fique tranquilo. Na verdade, tirar um certificado digital pode ser bem mais simples do que você imagina. Por isso, leia com atenção este passo a passo e não deixe de providenciar um para sua empresa (e também para você, se achar necessário).

Por quê?

Porque sem um e-CNPJ será impossível emitir notas fiscais e manter sua empresa trabalhando dentro das normas estabelecidas. E com um e-CPF, sua vida pode ficar muito mais fácil, sem ter que se deslocar para assinar alguns tipos de documentos.

Vamos ao passo a passo?

1- Selecione o modelo desejado

A primeira etapa para obter um certificado digital é efetuar a compra de um sistema específico e, logo após, definir o tipo de certificado que atenderá as necessidades de sua empresa:

Veja que o certificado e-CNPJ ou e-CPF se dividem em mais 2 tipos:

  • A1: pacote que permite uma certificação por 12 meses e com direito a instalação em somente um ambiente de trabalho, ou seja, um único computador poderá ser utilizado para a emissão de documentos e uso do certificado digital,
  • A3: já esse tipo de pacote tem validade maior, de 36 meses e garante que as chaves de certificação possam ser geradas em mídias móveis como pendrive e token. Assim, você pode usá-las em mais de um computador.

Atenção: é necessário verificar se a sua empresa está regularizada antes de escolher qual pacote atenderá as demandas de seu negócio. Após a definição, efetue o pagamento para dar continuidade ao processo e reunir os documentos necessário para o certificado digital.

Saiba mais: Qual a diferença entre certificado digital A1 ou A3? Descubra como escolher o melhor

2- Cadastro e agendamento

Essas duas etapas também são online:

  • Cadastro: nesse passo será necessário fornecer todas as informações sobre o seu negócio. Atente-se para preencher os dados com cuidado e de forma correta para que não haja problemas futuramente. Erros nas informações agora podem ser difíceis de corrigir depois.
  • Agendamento: a próxima etapa é o agendamento de uma validação presencial com a empresa da certificação. Será necessário apresentar toda a documentação (veja os documentos necessários mais adiante) para que a implementação do sistema de certificação digital seja autorizada em seu empreendimento.

3- Quais são os documentos necessários para certificado digital?

Veja a lista de documentos com cuidados e providencie antes de se dirigir à autoridade certificadora.

Para e-CNPJ ou e-Simples

Será necessário apresentar o documento original e 1 cópia simples de cada um dos citados abaixo. Atente-se para que todos os documentos solicitados estejam em ordem para evitar que o certificado digital não seja emitido.

Empresa
  • Documento de constituição da empresa (contrato social, por exemplo, quando houver);
  • Alteração contratual – se houver;
  • Documentos de eleição da diretoria vigorante – quando aplicável,
  • Cartão do CNPJ impresso no dia anterior da validação presencial.

DICA: você pode imprimir seu cartão de CNPJ neste link do site da Receita Federal: Cartão do CNPJ

Fique ligado: os documentos originais podem ser substituídos por cópia autenticada, porém, desta forma, serão retidas no ato de sua entrega.

Representante legal cadastrado na Receita Federal
  • 1 documento de identificação (carteira de identidade – RG, Carteira Nacional de Habilitação – CNG, passaporte válido, entre outros);
  • CPF,
  • Comprovante de endereço no nome do titular do certificado e emitido a até 3 meses.

Atenção: não é possível substituir os documentos originais por cópias autenticadas.

Também serão coletados dados biométricos, de acordo legislação da ICP – Brasil.

Para e-CPF

Necessário apresentar o documento original e 1 cópia simples de cada um dos citados abaixo. Atente-se para que todos os documentos solicitados estejam em ordem para evitar que o certificado digital não seja emitido.

  • 1 documento de identificação;
  • CPF;
  • Comprovante de endereço no nome do titular do certificado e emitido em até 3 meses.
  • Título de eleitor (opcional).

Atenção: não é possível substituir os documentos originais por cópias autenticadas.

Veja também: 7 passos para fazer renovação de certificado digital

4- Como fazer a implementação do sistema?

Depois de providenciar todos os documentos necessários para certificado digital e após a validação presencial e a entrega de todos os documentos, será feita a instalação do sistema eletrônico em sua empresa.

Será necessário realizar alguns testes para garantir que está tudo normalizado e, assim, o processo de certificação digital de sua empresa já estará concluído!

Achou um pouco complexo esse tutorial sobre os documentos necessários para certificado digital e como providenciar essa tão importante assinatura eletrônica? Então, dê uma olhada nestas instruções:

Como solicitar certificado digital

Veja também: Como comprar seu certificado digital com desconto

Vantagens de ter um certificado digital

Se você ainda está em dúvida se deve mesmo providenciar o certificado digital para sua empresa, saiba que ele trará diversas vantagens para  oseu negócio.

Confira algumas delas:

  • Agilidade na hora de assinar determinados documentos, sem ter que se deslocar;
  • Legalização das operações de compra e venda de sua empresa, ao emitir as notas fiscais eletrônicas;
  • Mais segurança ao trocar informações confidencias;
  • Confere mais credibilidade aos documentos enviados de forma eletrônica;
  • Acesso a alguns serviços exclusivos do governo, como SPED, SISCOMEX, e-CAC, Receitanet, eSocial, entre outros;
  • Seu formulário de Imposto de Renda (IR) já e pré-preenchido.

E aí? Convencido da necessidade de fazer a certificação digital do eu negócio? Não perca mais tempo e não se esqueça de contratar também um bom sistema de emissão e gerenciamento de notas fiscais.

Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFe.io

Use um bom sistema de gerenciamento de notas fiscais

Depois que você tirar seu certificado digital, você poderá começar a emitir notas fiscais.

Para isso, basta se informar neste post de nosso blog: Como faço para me cadastrar e emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Um dos pontos fundamentais para quem deseja ter uma boa experiência com a emissão de notas fiscais é fazer uma boa escolha do sistema emissor.

O ideal é que esse sistema conte com o maior número de tarefas automatizadas possível, isto é, que ele substituia atividades manuais por automáticas. Por exemplo: preenchimento automático dos dados das notas de clientes já cadastrados, cálculo dos impostos etc.

Assim, você e sua equipe deixam de fazer essas tarefas burocráticas e repetitivas e ganham tempo para se dedicar a outras mais importantes, como definir estratégias, melhoras seus serviços e produtos ou conquistar novos clientes.

Além disso, é importante que o programa escolhido ofereça outras funcionalidades para sua empresa, como acesso a dados das notas fiscais e facilidades de gerenciamento das notas.

Por isso, dê uma olhada em algumas das principais funcionalidades do NFe.io e verifique se ele não é uma boa opção de gerenciador de notas fiscais para o seu negócio.

Quais são os benefícios e vantagens do software NFE.io:

  • Painel de controle intuitivo com gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas.
  • Cálculo automático dos impostos, assim, você evita erros e o pagamento de multas;
  • Os arquivos XML e HTML são gerados e enviados aos clientes por e-mail, dessa forma, você ganha tempo;
  • Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar, nada de ficar fazendo isso manualmente diversas vezes;
  • Você pode emitir notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema, muito mais prático;
  • Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ, facilitando sua análise de clientes e fornecedores; 
  • Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente, chega de backups manuais;
  • Você pode usar mais de uma empresa em sua conta, o que permite até usar o modo de revenda;
  • Certificado Digital: a NFe.io é compatível com o certificado digital e-CNPJ A1 – veja também o cupom de desconto para comprar o seu!
  • Fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo.

Como você viu, quem usa nosso sistema de gerenciamento de notas fiscais, tem desconto no certificado digital, confira: Guia definitivo para comprar seu certificado digital com desconto

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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