Quias documentos necessários para obter certificado digital?

Com o crescimento do mundo virtual e da transformação digital, as empresas têm investido cada vez mais nesse segmento, tanto na área das vendas e marketing, quanto para processos internos.

Porém, como garantir que toda troca de informações na internet será segura e confidencial?

Como se certificar da segurança da informação de sua empresa e até de seus clientes?

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Simples! Implementando o certificado digital em sua empresa!

Ao contrário do que muitos pensam, esse documento eletrônicos não é uma burocracia desnecessária cria pelo governos.

Pelo contrário, na verdade a certificação digital é uma assinatura eletrônica que contém dados como nome, chave pública e outras informações que identificam o seu negócio na Receita Federal e nos sistemas de gestão.

Assim, a segurança de dados é total, feita por meio de criptografia!

Quer saber um pouco mais sobre o assunto e quais os documentos necessários para obter um certificado digital o quanto antes? Então, confira abaixo o passo a passo!

Neste post você vai ver:

O que é certificado digital?
Quais são os tipos de certificados digitais?
Passo a passo para obter um certificado digital
1. Selecione o modelo desejado
2. Cadastro e agendamento
3. Documentos necessários para certificado digital
  1. Empresa
  2. Representante legal cadastrado na Receita Federal
  3. Para e-CPF
Como fazer a implementação do sistema?

Documentos necessários para obter certificado digital e outras dicas

Antes de conhecer quais são os documentos necessários para certificado digital, entenda um pouco mais sobre essa assinatura eletrônica criptografada e sua utilidade para o seu negocio.

O que é certificado digital?

Não é difícil entender o que é um certificado digital.

Essencial em muitas empresas, o certificado digital nada mais é do que uma assinatura digital que assegura proteção às operações eletrônicas e serviços on-line, possibilitando segurança para que as pessoas jurídicas e as pessoas físicas assinem digitalmente em qualquer lugar, a qualquer hora, de onde estiverem.

Basta, para isso, que tenha acesso a internet.

O certificado digital foi criado para garantir à todas informações eletrônicas trocadas pela rede:

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

integridade;
confidencialidade;
autenticidade.

Portanto, é uma das ferramentas mais modernas quando se fala em segurança de dados para negócios e para pessoas.

Quais são os tipos de certificados digitais?

Os certificados digitais existem em diversos tipos, sendo alguns voltados para empresas, representando assim um CNPJ, e outros para pessoas físicas, neste caso, representando o seu CPF.

Veja os tipos de certificado digital:

e-CNPJ: atua como um CNPJ virtual e tem objetivo de emitir nota fiscal eletrônica e transmitir escrituração fiscal digital e outras obrigações fiscais acessórias,
e-CPF: igual ao CNPJ, atua como um CPF on-line e faz a entrega de declarações de renda e outros documentos que requeiram assinatura digital.

Veja mais: Guia: Certificado Digital para emissão de nota fiscal eletrônica

Quer saber ainda mais sobre o que é um certificado digital? Então, confira a ilustração abaixo:

Confira também em nosso blog: Quanto custa um certificado digital: veja onde comprar, como instalar e como usar

Passo a passo para obter um certificado digital

Preocupado sobre a burocracia para tirar um certificado digital para você e para sua empresa?

Pois fique tranquilo. Na verdade, tirar um certificado digital pode ser bem mais simples do que você imagina. Por isso, leia com atenção este passo a passo e não deixe de providenciar um para sua empresa (e também para você, se achar necessário).

Por quê?

Porque sem um e-CNPJ será impossível emitir notas fiscais e manter sua empresa trabalhando dentro das normas estabelecidas. E com um e-CPF, sua vida pode ficar muito mais fácil, sem ter que se deslocar para assinar alguns tipos de documentos.

Vamos ao passo a passo?

1- Selecione o modelo desejado

A primeira etapa para obter um certificado digital é efetuar a compra de um sistema específico e, logo após, definir o tipo de certificado que atenderá as necessidades de sua empresa:

Veja que o certificado e-CNPJ ou e-CPF se dividem em mais 2 tipos:

A1: pacote que permite uma certificação por 12 meses e com direito a instalação em somente um ambiente de trabalho, ou seja, um único computador poderá ser utilizado para a emissão de documentos e uso do certificado digital,
A3: já esse tipo de pacote tem validade maior, de 36 meses e garante que as chaves de certificação possam ser geradas em mídias móveis como pendrive e token. Assim, você pode usá-las em mais de um computador.

Atenção: é necessário verificar se a sua empresa está regularizada antes de escolher qual pacote atenderá as demandas de seu negócio. Após a definição, efetue o pagamento para dar continuidade ao processo e reunir os documentos necessário para o certificado digital.

Saiba mais: Qual a diferença entre certificado digital A1 ou A3? Descubra como escolher o melhor

2- Cadastro e agendamento

Essas duas etapas também são online:

Cadastro: nesse passo será necessário fornecer todas as informações sobre o seu negócio. Atente-se para preencher os dados com cuidado e de forma correta para que não haja problemas futuramente. Erros nas informações agora podem ser difíceis de corrigir depois.
Agendamento: a próxima etapa é o agendamento de uma validação presencial com a empresa da certificação. Será necessário apresentar toda a documentação (veja os documentos necessários mais adiante) para que a implementação do sistema de certificação digital seja autorizada em seu empreendimento.

3- Quais são os documentos necessários para certificado digital?

Veja a lista de documentos com cuidados e providencie antes de se dirigir à autoridade certificadora.

Para e-CNPJ ou e-Simples

Será necessário apresentar o documento original e 1 cópia simples de cada um dos citados abaixo. Atente-se para que todos os documentos solicitados estejam em ordem para evitar que o certificado digital não seja emitido.

Empresa

Documento de constituição da empresa (contrato social, por exemplo, quando houver);
Alteração contratual – se houver;
Documentos de eleição da diretoria vigorante – quando aplicável,
Cartão do CNPJ impresso no dia anterior da validação presencial.

DICA: você pode imprimir seu cartão de CNPJ neste link do site da Receita Federal: Cartão do CNPJ

Fique ligado: os documentos originais podem ser substituídos por cópia autenticada, porém, desta forma, serão retidas no ato de sua entrega.

Representante legal cadastrado na Receita Federal

1 documento de identificação (carteira de identidade – RG, Carteira Nacional de Habilitação – CNG, passaporte válido, entre outros);
CPF,
Comprovante de endereço no nome do titular do certificado e emitido a até 3 meses.

Atenção: não é possível substituir os documentos originais por cópias autenticadas.

Também serão coletados dados biométricos, de acordo legislação da ICP – Brasil.

Para e-CPF

Necessário apresentar o documento original e 1 cópia simples de cada um dos citados abaixo. Atente-se para que todos os documentos solicitados estejam em ordem para evitar que o certificado digital não seja emitido.

1 documento de identificação;
CPF;
Comprovante de endereço no nome do titular do certificado e emitido em até 3 meses.
Título de eleitor (opcional).

Atenção: não é possível substituir os documentos originais por cópias autenticadas.

Veja também: 7 passos para fazer renovação de certificado digital

Confira um resumo dos documentos necessários:

4- Como fazer a implementação do sistema?

Depois de providenciar todos os documentos necessários para certificado digital e após a validação presencial e a entrega de todos os documentos, será feita a instalação do sistema eletrônico em sua empresa.

Será necessário realizar alguns testes para garantir que está tudo normalizado e, assim, o processo de certificação digital de sua empresa já estará concluído!

Achou um pouco complexo esse tutorial sobre os documentos necessários para certificado digital e como providenciar essa tão importante assinatura eletrônica? Então, dê uma olhada nestas instruções:

Veja também: Como comprar seu certificado digital com desconto

Vantagens de ter um certificado digital

Se você ainda está em dúvida se deve mesmo providenciar o certificado digital para sua empresa, saiba que ele trará diversas vantagens para oseu negócio.

Confira algumas delas:

Agilidade na hora de assinar determinados documentos, sem ter que se deslocar;
Legalização das operações de compra e venda de sua empresa, ao emitir as notas fiscais eletrônicas;
Mais segurança ao trocar informações confidencias;
Confere mais credibilidade aos documentos enviados de forma eletrônica;
Acesso a alguns serviços exclusivos do governo, como SPED, SISCOMEX, e-CAC, Receitanet, eSocial, entre outros;
Seu formulário de Imposto de Renda (IR) já e pré-preenchido.

E aí? Convencido da necessidade de fazer a certificação digital do eu negócio? Não perca mais tempo e não se esqueça de contratar também um bom sistema de emissão e gerenciamento de notas fiscais.

Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io

Use um bom sistema de gerenciamento de notas fiscais

Depois que você tirar seu certificado digital, você poderá começar a emitir notas fiscais.

Para isso, basta se informar neste post de nosso blog: Como faço para me cadastrar e emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Um dos pontos fundamentais para quem deseja ter uma boa experiência com a emissão de notas fiscais é fazer uma boa escolha do sistema emissor.

O ideal é que esse sistema conte com o maior número de tarefas automatizadas possível, isto é, que ele substituia atividades manuais por automáticas. Por exemplo: preenchimento automático dos dados das notas de clientes já cadastrados, cálculo dos impostos etc.

Assim, você e sua equipe deixam de fazer essas tarefas burocráticas e repetitivas e ganham tempo para se dedicar a outras mais importantes, como definir estratégias, melhoras seus serviços e produtos ou conquistar novos clientes.

Além disso, é importante que o programa escolhido ofereça outras funcionalidades para sua empresa, como acesso a dados das notas fiscais e facilidades de gerenciamento das notas.

Por isso, dê uma olhada em algumas das principais funcionalidades do NFE.io e verifique se ele não é uma boa opção de gerenciador de notas fiscais para o seu negócio.

Quais são os benefícios e vantagens do software NFE.io:

Painel de controle intuitivo com gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas.
Cálculo automático dos impostos, assim, você evita erros e o pagamento de multas;
Os arquivos XML e HTML são gerados e enviados aos clientes por e-mail, dessa forma, você ganha tempo;
Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar, nada de ficar fazendo isso manualmente diversas vezes;
Você pode emitir notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema, muito mais prático;
Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ, facilitando sua análise de clientes e fornecedores;
Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente, chega de backups manuais;
Você pode usar mais de uma empresa em sua conta, o que permite até usar o modo de revenda;
Certificado Digital: a NFE.io é compatível com o certificado digital e-CNPJ A1 – veja também o cupom de desconto para comprar o seu!
Fácil de integrar via API com outros sistemas, como seu financeiro, por exemplo.