Aprender como calcular uma nota fiscal com substituição tributária costuma ser uma dúvida bem comum entre muitas empresas e, realmente, o processo pode gerar certa confusão na hora de fazer os cálculos.
Para simplificá-lo, é importante entender a definição de substituição tributária do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ou ICMS-ST. Na prática, trata-se de uma obrigação tributária que facilita o processo de arrecadação e de fiscalização desse imposto.
O ICMS-ST funciona da seguinte forma: inicialmente, o governo faz uma estimativa de qual seria o preço, para o consumidor final, de determinado produto fabricado pela indústria. Com base nesse valor estimado, incidem alguns valores e, quando o produto é vendido para o varejista ou distribuidor, o ICMS-ST é recolhido pela indústria que o fabricou.
Mas, para chegar ao tributo de recolhimento certo, é preciso saber a fórmula a ser aplicada e quais valores utilizar para compor. É exatamente o passo a passo desse cálculo que esclarecemos neste post. Vamos lá?
O que é Substituição Tributária do ICMS (ICMS-ST)?
A substituição tributária do ICMS é um mecanismo fiscal que transfere a responsabilidade de recolher o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços para outro contribuinte. A ideia é cobrar o encargo antes mesmo da venda. Logo, quem paga é o fabricante, que usa como base de cálculo uma estimativa do valor do produto.
Um dos prós é que esse modelo simplifica a cobrança de impostos, já que centraliza o processo em um único ponto da cadeia logística. Dessa maneira, pode evitar erros e outros problemas, como sonegação fiscal.
Entendeu o que é substituição tributária do ICMS? Agora, continue a leitura para ver como esse processo funciona.
Como funciona a substituição tributária?
A substituição tributária funciona de maneira bem simples: em vez de cada participante da cadeia produtiva, como fabricante, distribuidor e lojista, pagar o ICMS individualmente, a arrecadação é centralizada no primeiro ponto. Assim, os demais elos não precisam se preocupar com os encargos. Fácil, concorda?
O cálculo considera não o preço de produção, mas a Margem de Valor Agregado, a MVA, um valor fixo determinado por cada estado que serve como estimativa para o preço de venda.
Na prática, significa que não se usa um valor real na base de cálculo, mas uma projeção baseada em dados.
Para completar esse tópico, saiba que existem 3 tipos de substituição tributária:
- Para frente, quando o tributo é recolhido antes mesmo do pagamento;
- Para trás, quando o recolhimento acontece só na última etapa do processo, ou seja, após a venda;
- Concomitante, quando ocorre a transferência de responsabilidade para um contribuinte do mesmo negócio.
Pronto, você já sabe como funciona a substituição tributária, então, está pronto para ver como fazer o cálculo do ICMS-ST, basta continuar a leitura!
Como calcular uma nota fiscal com substituição tributária?
Para saber como calcular uma nota fiscal com substituição tributária corretamente, é preciso seguir algumas etapas. Vamos separá-las para deixar o entendimento mais fácil.
1ª etapa
Nessa fase, é preciso encontrar os valores que irão compor as fórmulas, que são:
- preço de venda do produto;
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
- ICMS próprio;
- ICMS do seu estado (interno);
- MVA (Margem de Valor Agregado do Estado).
2ª etapa
Com essas informações, basta iniciar a conta. Para simplificar, imagine o seguinte caso:
- preço de venda do produto: R$ 1.000;
- IPI: 22% (R$ 220 destacado na nota fiscal);
- ICMS próprio: 18% (R$ 180 embutido no valor do produto).
3ª etapa
Agora, você precisa encontrar a base de cálculo para a substituição tributária. Para identificar, some o preço de venda, o IPI e a MVA.
Para este exemplo, usaremos uma margem de valor agregado de 50%. Temos então o seguinte número:
- MVA: R$ 610 (50% do preço de venda do produto + IPI).
4ª etapa
Chegamos, então, à primeira fórmula para saber como calcular uma nota fiscal com substituição tributária, que resultará no valor para a base de cálculo:
base de cálculo = preço de venda do produto + IPI + MVA
base de cálculo = R$ 1.000 + R$ 220 + R$ 610 = R$ 1.830
5ª etapa
Agora, é preciso calcular o débito da substituição tributária. Para essa fórmula, você deve usar a base de cálculo encontrada anteriormente e multiplicá-la pelo ICMS interno, ou seja, pelo imposto praticado pelo seu estado.
Para o nosso exemplo, vamos usar a seguinte porcentagem:
- ICMS do seu estado (interno): 18%
Temos então esta conta:
débito da substituição tributária = base de cálculo x ICMS interno
débito da substituição tributária = R$ 1.830 x 18% = R$ 329,40
6ª etapa
Agora, sim, na última etapa de como calcular uma nota fiscal com substituição tributária é que encontramos o seu real valor. É possível chegar ao resultado certo com a seguinte conta:
substituição tributária = débito da substituição tributária – ICMS próprio
substituição tributária = R$ 329,40 – R$ 180 = R$ 149,40
Qual é o preço final que deve constar na nota fiscal?
Para o exemplo que usamos de um produto com preço de venda inicial de R$ 1.000, teremos uma nota fiscal final de R$ 1.369,40, ou seja:
nota fiscal = preço de venda do produto + IPI + valor da substituição tributária
nota fiscal = R$ 1.000 + R$ 220 + R$ 149,40 = R$ 1.369,40
Se mesmo depois desse passo a passo restou alguma dúvida, o vídeo do canal AJ Soluções pode lhe ajudar a entender melhor o cálculo.
Quem paga a substituição tributária?
Nem todos os produtos estão sujeitos ao ICMS-ST. De acordo com a Constituição Federal, a substituição tributária se aplica tanto para operações internas quanto interestaduais de todo o país. No entanto, a depender do estado e do produto, a incidência do ICMS-ST pode ser diferente.
Adicionalmente, antes, cada estado tinha um protocolo próprio que indicava quais itens estavam sujeitos a essa forma de tributação. Mas desde janeiro de 2016, o Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária) publica uma tabela única com as informações sobre quais devem ser taxados dessa maneira.
Nessa tabela, existe um código denominado CEST (Código Especificador da Substituição Tributária). Para um produto ser sujeito à substituição tributária, é preciso que esteja publicado na tabela CEST e no protocolo de cada estado.
Portanto, para chegar a um valor de ICMS-ST é preciso entender os protocolos e convênios relacionados a essa tributação.
Por exemplo, esse imposto não se aplica quando o produto é destinado a empresas da mesma categoria, ou quando esse é destinado a um estabelecimento que não é varejista.
Quais são as exceções para a substituição tributária?
Há ainda outra exceção para o ICMS-ST, essa direcionada para produtos fabricados em escala industrial não relevante, ou seja, aqueles produzidos por empresas que atendem, de forma cumulativa, as seguintes exigências:
- ser optante pelo Simples Nacional;
- comprovar receita bruta igual ou inferior a R$ 180 mil no exercício anterior;
- ter um único estabelecimento;
- quando exigido, estar credenciada pela administração tributária da unidade federada de destino dos bens e mercadorias.
Agora que você já sabe quem paga a substituição tributária e quais são as exceções, veja como consultar o regime para um produto!
Como consultar o regime de substituição tributária para um produto?
Para consultar o regime de substituição tributária para um produto, ou seja, verificar se determinada mercadoria está sujeita ao processo, é necessário conferir os convênios do CONFAZ. Na página, é possível encontrar todas as categorias e os códigos de produtos que precisam passar pela ST.
Onde verificar se um produto está sujeito à ST no seu estado?
Pode acontecer de cada estado ter suas próprias normas em relação à substituição tributária do ICMS, que podem complementar o regulamento nacional ou apresentar detalhes essenciais sobre o processo para os interessados.
Por esse motivo, é interessante consultar o site da Secretaria da Fazenda da sua região e procurar pelo termo para encontrar as últimas decisões.
Agora, lembra que falamos que o cálculo da ST usa a Margem de Valor Agregado? Pois bem, no próximo tópico apresentamos a diferença entre MVA e a MVA ajustada. Não deixe de conferir!
Quais são as diferenças entre MVA e MVA ajustada?
A Margem de Valor Agregado (MVA) sem ajuste define uma base de lucro presumida para o produto, calculada a partir de estimativas sobre os custos totais da operação. Essa margem é aplicada por meio de uma porcentagem fixa, determinada individualmente por cada estado.
Já a MVA ajustada é a base de cálculo usada na substituição tributária e considera a Margem de Valor Agregado original, as alíquotas interestaduais e as alíquotas internas para as demais operações do ciclo das mercadorias.
Outra diferença é sobre o uso das duas margens. A MVA é aplicada em operações que acontecem dentro do estado de origem dos produtos ou entre estados que tenham um mesmo ICMS.
A MVA ajustada, por outro lado, é usada em operações interestaduais. O principal objetivo é compensar as diferenças entre as alíquotas e, assim, manter o equilíbrio entre as arrecadações de tributos.
Qual a diferença entre ST e ICMS?
ST refere-se à substituição tributária, ou seja, a prática de transferir a responsabilidade pela arrecadação e pelo pagamento de um tributo a fim de centralizar e simplificar as operações. Já o ICMS é o encargo em si, mais especificamente, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, que pode ser pago em parcelas ou por inteiro.
Logo, referem-se a elementos diferentes. Porém, os dois conceitos estão interligados, já que, como apresentamos neste artigo, em alguns casos é necessário fazer a substituição tributária do ICMS.
Quais erros evitar no cálculo do ICMS-ST?
Ao calcular o ICMS e a substituição tributária, é importante adotar algumas práticas para garantir a exatidão dos resultados e evitar que o contribuinte cometa equívocos graves na arrecadação. Posto isto, para reduzir as chances de erros, é necessário:
- revisar as informações enviadas pelo fornecedor, porque o preenchimento errado das notas fiscais ainda é uma realidade;
- conhecer, a fundo, a legislação do ICMS-ST, nacional e do seu estado;
- sempre verificar os convênios para confirmar se uma mercadoria é sujeita à ST;
- conferir o código do CEST;
- aplicar o MVA correto no cálculo.
O que acontece caso o ICMS seja pago errado?
Quando o emissor da nota fiscal não paga o ICMS no prazo, pode ser tachado como inadimplente. No caso do não pagamento do ICMS-ST, a empresa será processada como depositária infiel e ficará sujeita ao pagamento de multas e juros.
Para evitar transtornos com o fisco devido ao não pagamento de tributos, é essencial estar sempre atento aos recolhimentos pertinentes ao ramo de atuação do negócio.
Como otimizar o processo de emissão de notas fiscais?
Uma maneira de evitar problemas relacionados aos erros na substituição tributária é a partir da otimização do processo de emissão de notas fiscais. Para conseguir, basta contar com a ajuda de softwares desenvolvidos especialmente para essa atividade.
O sistema da NFe.io, por exemplo, oferece diversos outros serviços que otimizam o processo fiscal das empresas, tais como:
- cálculo de impostos;
- acompanhamento do fluxo de vendas;
- administração de vários CNPJs;
- emissão de notas fiscais automaticamente;
- envio de NFe via e-mail para os seus clientes e muito mais.
Achou interessante? Então entre em contato agora e tenha mais tranquilidade no processo de emissão de notas fiscais da sua empresa!
