Quando uma nota fiscal é rejeitada você deve verificar o código do erro e fazer a correção necessária. Isso pode ser feito de várias maneiras, como com uma carta de correção, ou cancelamento da nota, mas, em alguns casos, pode ser necessário entrar em contato com a Secretária da Fazenda para providências mais complexas.
Mas por que minha nota fiscal eletrônica foi rejeitada?
Se essa é uma dúvida comum para você, veja mais detalhes de como resolver isso!
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Geralmente, a rejeição de nota fiscal eletrônica ocorre por alguma inconsistência de dados percebida pela SEFAZ, a Secretaria da Fazenda. Infelizmente de forma a atrasar o andamento de compras e vendas, a nota acaba perdendo sua validade e a empresa fica sem saber o que fazer em muitos desses casos.
Ao se deparar com uma nota fiscal rejeitada: o que fazer nesses casos?
Existem inúmeros motivos para que a rejeição de nota fiscal eletrônica aconteça. Selecionamos algumas das principais rejeições e como resolvê-las de maneira prática.
Veja também: Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal de forma prática e rápida
Denegada ou nota fiscal rejeitada: o que fazer em ambos os casos
Antes de partir para o tema de nota fiscal rejeitada e o que fazer, é importante saber que há uma diferença entre NFe denegada e rejeitada. A nota fiscal denegada acontece quando o emitente ou mesmo o destinatário possui algum tipo de pendência fiscal com a Secretaria da Fazenda de seu estado, um problema sempre em sua inscrição estadual.
Enquanto a primeira ocorre logo na hora de emitir a nota e seu número não poderá ser reutilizado, a NFe rejeitada é retornada pela SEFAZ com alguma justificativa de erro de dados ou informações específicas, que geralmente podem ser consertados em uma segunda tentativa, de acordo com a mensagem recebida.
Confira: Como enviar nota fiscal eletrônica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos
Por que minha nota fiscal eletrônica foi rejeitada?
Se você já se perguntou “por que minha nota fiscal eletrônica foi rejeitada”, e teve que pesquisar muito até encontrar uma solução para o seu caso, agora facilitamos us a vida!
Listamos abaixo algumas das principais situações para que você se prepare e encontre todas as respostas de forma simples, sempre que precisar.
1- Rejeição 203: Empresa não habilitada
Uma das rejeições mais comuns é a de numeração 203, que indica que a empresa emissora não está habilitada para emitir notas fiscais eletrônicas.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Neste caso, será necessário se dirigir à Secretaria da Fazenda de sua cidade ou entrar em contato remotamente para corrigir as informações necessárias ou solicitar o cadastro e a permissão para habilitar as emissões de NFe.
2- Rejeição 207 e 208: CNPJ inválido
No caso da mensagem de rejeição 207, o CNPJ do emitente está inválido, enquanto a rejeição 208 indica que o CNPJ do destinatário está inválido, geralmente preenchido incorretamente, com algum número faltando.
3- Rejeição 213: Certificado digital
A rejeição 213 indica que uma NFe emitida com um CNPJ da empresa está diferente do CNPJ do certificado digital. Nesses casos, é preciso verificar que dado foi preenchido incorretamente, uma vez que ambos os números devem ser iguais.
4- Rejeição 217 e 218: NFe na base de dados da SEFAZ
Enquanto na rejeição 217 é informado que a NFe não consta na base de dados da SEFAZ, a 218 informa que ela já está cancelada na base de dados. Ocorre em casos quando uma nota já foi emitida com a mesma série e numeração de outra NFe cancelada.
5- Rejeição 220: Prazo de cancelamento
O prazo para cancelar uma nota fiscal eletrônica após a autorização do documento fiscal é de 24 horas e, portanto, ao passar esse prazo, você poderá receber uma rejeição do pedido de cancelamento.
Dependendo do portal da SEFAZ de cada estado, existe a possibilidade de estender um pouco mais o prazo, mas este contato para confirmação deve ser feito diretamente com o órgão.
6- Rejeição 234: Inscrição estadual
Quando a Inscrição Estadual do destinatário não estiver vinculada de nenhuma forma ao CNPJ da empresa, a rejeição 234 indica uma possível checagem do número de inscrição ou se há algum tipo de isenção não indicada.
7- Rejeição 539: Duplicidade
A rejeição 539 aponta um problema de duplicidade de nota fiscal eletrônica, com diferença apenas na chave de acesso, o que exige a checagem de dados de série, números e valores da NFe, assim como datas de emissão, entrada e saída. Caso todas as informações estejam corretas, é preciso clicar em “sincronizar a nota” para tentar aprová-la novamente.
8- Rejeição 602 e 603: PIS e COFINS
Quando o valor do PIS ou do COFINS estão diferentes da soma de todos os itens sujeitos ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), a rejeição 602 e 603 pode ocorrer.
Em casos onde há isenção na situação tributária da empresa, é preciso que nenhum preenchimento aconteça em campos como o de alíquota e valor de PIS – apenas devem se manter em branco.
Como podemos perceber apenas ao pincelar alguns códigos, existem centenas de rejeições para NFe. Aliás, há vários casos em que o nome da rejeição já demonstra qual é o tipo de problema e como solucioná-lo, de maneira bem simplificada, assim como deve ser a emissão de nota fiscal eletrônica.
Alguns exemplos:
- Rejeição 214: tamanho da mensagem excedeu o limite estabelecido
- Rejeição 215: falha no XML
- Rejeição 216: chave de acesso difere da cadastrada
De toda forma, alguns podem ser mais complexos que outros, e por isso um software especializado em emissão de notas fiscais pode facilitar o envio válido da NFe e evitar novas rejeições pela SEFAZ.
Muitas vezes, é o preenchimento incorreto no cadastro de clientes ou da própria empresa que faz com que a nota fiscal seja rejeitada e você fique sem saber o que fazer. Em um sistema automatizado, esse tipo de problema não acontece, já que a checagem e atualização acontecem em tempo real e sem grandes complicações.
Veja mais: O que é SPED e nota fiscal eletrônica: benefícios e como usar
Nota fiscal rejeitada, o que fazer? Que tal automatizar o processo?
Se você usar um gerenciador de notas fiscais, o número de notas fiscais rejeitadas pode cair drasticamente. Esta é uma das grandes vantagens da automatização de processos.
Com o cálculo e emissão das notas é automatizado, ocorrem menos erros.
Além disso, um sistema de gerenciamento de notas fiscais como o NFE.io oferce outras vantagens, como reenvio das notas se o sistema da prefeitura estiver fora do ar, emissão automática dos arquivos HTML e XML e envio por e-mail aos clientes e um painel de controle com todos os dados de seus faturamentos.
Saiba mais: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io
