Com a obrigatoriedade da emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), muitas etapas do processo de emissão acabaram se tornando mais simples e rápidas. No entanto, saber como tirar nota fiscal eletrônica pode ser um procedimento novo para muitas pessoas, e é normal ter dúvidas.
A NF-e faz parte do Sistema de Escrituração Eletrônica do país e é uma das mais fortes iniciativas do Governo Federal para eliminar os documentos impressos e facilitar o acesso das empresas a um sistema digital de informações e emissões. Sua emissão é obrigatória e as normas e informações gerais podem ser conferidas também no site oficial da Secretaria da Fazenda.
No entanto, o entendimento das regras não é motivo para preocupação. Para ajudar você a realizar a tarefa com o máximo de facilidade, preparamos um tutorial de como tirar nota fiscal eletrônica.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Antes de entrar no passo a passo, separamos um vídeo que pode te ajudar a visualizar como é o sistema de emissão de nota fiscal.
O vídeo explica o passo a passo para emissão de NF em São Paulo, mas as informações de cadastro são as mesmas, o que muda é a interface de prefeitura para prefeitura, confira:
Saiba mais: Passo a passo: Como comprar Certificado Digital
Tipos de nota fiscal eletrônica
Conhecer os principais tipos de nota fiscal é essencial para assegurar que seu negócio esteja de acordo com as obrigações fiscais e cumpra as determinações relacionadas ao segmento de atuação. Assim sendo, os principais tipos de notas fiscais são:
- NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços): formaliza uma transação de prestação de serviço entre uma empresa e uma pessoa física ou entre duas empresas.
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias): documenta a operação de venda de produtos com incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
- Nota Fiscal Avulsa (NFAe): válido para empresas não-contribuintes do ICMS e que não emitem o documento com frequência, a exemplo de microempresas com pouco volume de vendas, pessoas jurídicas inscritas apenas no ISS ou autônomos.
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica): substituta ao cupom fiscal, é emitida para documentar uma operação entre uma empresa e seu consumidor
- Nota Fiscal de Exportação: oficializa a saída de mercadorias do país.
- Nota Fiscal de Remessa: documenta o transporte e a circulação de mercadorias, como durante o transporte de estoque entre o produtor e a loja revendedora.
- Nota Fiscal Complementar: corrige valores tributários e deve ser somada à nota original.
- Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): emitido pelo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (CFe-SAT), é a comprovação eletrônica da comercialização de uma mercadoria ou serviço.
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): registra os serviços de transporte de carga entre estados ou municípios, tributados pelo ICMS.
Quem é obrigado a tirar nota fiscal eletrônica?
Todas as empresas que comercializam serviços e produtos devem emitir nota fiscal, com exceção do MEI que presta serviços para pessoas físicas. A regulamentação da emissão é feita pela LEI Nº 8.846/94 e pelas legislações municipais do local em que a empresa do contribuinte está registrada.
Vale lembrar também que não tirar Nota Fiscal é crime, previsto no artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990.
Empresas que não cumprem o determinado pela legislação podem receber multas, acusações de sonegação de impostos, além, claro, de abalar a imagem do negócio, dificultando a obtenção de crédito junto a bancos e fornecedores, por exemplo.
O que é preciso para tirar nota fiscal eletrônica
Para emitir uma nota fiscal eletrônica, é preciso:
- conhecer os tipos de nota fiscal eletrônica e identificar o tipo que se enquadra na operação realizada;
- ter um certificado digital;
- ter a empresa credenciada nos órgãos governamentais;
- usar um emissor de nota fiscal on-line;
- emitir as notas fiscais.
A seguir, falaremos em detalhes sobre como tirar a nota fiscal eletrônica de um produto, incluindo os passos mostrados neste tópico.
Como tirar nota fiscal eletrônica de um produto: passo a passo
Para tirar nota fiscal eletrônica, é preciso:
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
- acessar a plataforma de emissão;
- preencher Dados do emitente;
- inserir os dados do cliente;
- preencher os dados do produto ou serviço;
- inserir a tributação;
- descrever a origem e a natureza da operação;
- apontar a forma de pagamento;
- apresentar o CFOP;
- determinar a base de cálculo do ICMS;
- apontar o valor total dos produtos e serviços;
- descrever o valor total do frete;
- preencher o valor total da NF-e;
- determinar o valor aproximado total de tributos.
Veja a seguir, em detalhes, como cumprir cada etapa.
Pré-requisitos
Antes de começar o processo de emissão, você precisa estar em dia com todos os pré-requisitos necessários.
- Cadastro: o ato do cadastro do e-CNPJ é a versão digital do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas. É somente a partir desse registro que você pode solicitar os demais documentos necessários. Para realizá-lo, entre no site da prefeitura da sua cidade e consulte o endereço de onde é realizado esse tipo de cadastro.
- Certificado Digital: a emissão de NF-e só é possível para quem tem Certificação Digital. O documento pode ser solicitado após o cadastro do e-CNPJ e representa a forma de validação das suas operações do ambiente eletrônico. Em outras palavras, é ele que garante que a emissão é realmente válida e que pertence de fato à sua empresa. Veja aqui como solicitar seu Certificado Digital.
- Software: o passo a passo de como tirar nota fiscal eletrônica é um processo digital, portanto, precisa de um programa de computador que o viabilize. Por isso, quando estiver providenciando todos os pré-requisitos, lembre-se sempre de já deixar o software em funcionamento no seu computador.
Veja também: Você sabe como funcionam os programas para emissão de Nota Fiscal Eletrônica?
Processo de emissão
Estando com tudo pronto, é hora de começar a pensar no passo a passo de como tirar nota fiscal eletrônica.
Quando você clicar no campo de emissão, é preciso preencher os dados necessários.
- Dados do emitente: nesse campo, você precisa inserir os dados da sua empresa, como CNPJ, razão social, endereço, inscrições e outros. Por isso, tenha em mãos sempre esses dados para poder agilizar o processo.
- Dados do cliente: após colocar as suas informações, é hora de seguir com os dados do comprador. Tirar uma nota fiscal significa que você está vendendo um produto ou serviço a um terceiro, que pode ser uma pessoa física ou outra pessoa jurídica. Portanto, você precisa informar tudo sobre ele: CPF ou CNPJ, endereço, nome ou razão social e outros dados.
- Produto ou serviço: nesse campo, você precisa descrever exatamente o produto que está oferecendo. Deve constar o nome ou identificação, tipo da unidade vendida (como peça, metro quadrado, litros etc.), quantidade, valor unitário (do produto em si), valor total (valor de toda a compra), peso líquido total, peso bruto total, NCM (que pode ser conferido aqui) e CEST (que se refere a itens de substituição tributária).
- Tributação: esse campo é considerado por muitos o mais complicado, porque envolve uma série de conceitos sobre impostos. Quando você for colocar o ICMS, deve conferir o Código de Situação Tributária (CST) no site da Secretaria da Fazenda.
- Origem: também é preciso colocar a Origem, que pode ser conferida da tabela do site da Receita Federal.
- Natureza da operação: deve-se especificar se a nota fiscal eletrônica corresponde a uma transação de venda, compra, devolução e outros.
- Forma de pagamento: informe se a transação foi feita à vista, parcelada ou outros.
- CFOP (Códigos Fiscais De Operações E Prestações): o código especifica o controle de entradas e saídas de mercadorias, e pode ser obtido no site da Secretaria da Fazenda.
- Base de cálculo do ICMS: a base é composta pelo valor total da operação, que inclui o frete e outras despesas. A partir desse valor, será aplicada a alíquota do ICMS e preenchido o campo “Valor total do ICMS”.
- Base de Cálculo do ICMS ST: esse campo é calculado normalmente a partir da Base de Cálculo do ICMS somada à margem de valor agregado (MVA) que é estabelecida de acordo com o NCM. É a partir dele que será preenchido o campo “Valor total do ICMS ST”.
- Valor total dos produtos e serviços: total da compra.
- Valor total do frete: custo de envio que o cliente vai pagar.
- OPCIONAIS: os campos “Valor total do seguro”, “Valor total do desconto” e “Outras despesas acessórias” são opcionais e devem ser inseridos quando pertinente.
- Valor total da NF-e: este campo deve incluir tudo o que foi discriminado na nota, incluindo os descontos e acessórios, se houver.
- Valor aproximado total de tributos: esse campo apresenta uma estimativa da tributação sobre os produtos vendidos. Ou seja, ele não traz o que você vai pagar, mas sim a tributação completa dos produtos.
Como você pode ver, são muitos detalhes e informações, o que toma muito tempo dos seus funcionários. E se todos esses processos do seu negócio fossem automatizados?
Como tirar nota fiscal eletrônica sendo MEI?
Para tirar nota fiscal eletrônica sendo MEI, é preciso seguir o passo a passo abaixo:
- Fazer o credenciamento do MEI na Secretaria da Fazenda. Após o processo, o empreendedor receberá uma senha web para acessar o sistema de emissões.
- Acessar o sistema de emissão do município em que a empresa está, encontrar a opção de emissão e preencher os dados solicitados.
- Conferir as informações inseridas e emitir a NF.
Leitura complementar: quando é necessário Certificado Digital para MEI?
Como tirar segunda via de nota fiscal eletrônica?
Existem diferentes formas de tirar segunda via de nota fiscal eletrônica. Duas delas são pela Sefaz (a partir da inserção da chave de acesso informada no Danfe) e pelo site da Prefeitura da cidade na qual o documento foi emitido em primeira instância (com o CNPJ do prestador do serviço).
Automatize a emissão com o melhor programa para tirar nota fiscal eletrônica!
Uma boa forma de automatizar a emissão de notas fiscais é usando um gerenciador de notas fiscais eletrônicas, como o NFE.io.
Você terá diversas vantagens, entre elas:
- cálculo automático do valor do impostos;
- conexão estável com os sites das prefeituras;
- criação dos arquivos XML e PDF para envio das notas por e-mail;;
- acesso a dados e a um painel de controle sobre o andamento de suas vendas;
- desconto na hora de emitir o certificado digital.
Não perca a oportunidade! Conheça agora mesmo o NFE.io e poupe tempo dos seus funcionários com tarefas operacionais, evite erros manuais e tenha sempre a certeza de que as tarefas de emissão serão efetuadas e enviadas para os clientes.
