A autenticidade da NFS-e protege sua empresa contra fraudes, impulsiona a eficiência operacional e aumenta a confiança no ambiente de negócios.
Atualmente, mais de mil municípios brasileiros — o que inclui a maior parte das capitais — já utilizam o modelo nacional padronizado para emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Essa adesão representa cerca de 19% de todos os entes federativos do país e responde por aproximadamente 70% das NFS-e geradas em território nacional, de acordo com dados do Portal da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), publicados pelo Sebrae.
Para empresários e desenvolvedores de sistemas, garantir a autenticidade da NFS-e significa reduzir riscos, otimizar processos e estar em conformidade com as exigências legais.
Neste artigo, você encontrará:
- o que é autenticidade da NFS-e e por que é importante;
- métodos práticos para validar e consultar nota fiscal;
- como emitir NF de forma segura, integrada ao ERP e em conformidade com a LGPD;
- consequências de erros e fraudes na emissão de NFS-e;
- exemplos reais, dados de pesquisa e dicas para empresários e desenvolvedores.
Veja também:
- Gestão de NFS-e: como emitir, consultar e gerenciar
- O que é nota fiscal de remessa? Veja as 7 situações em que é necessário emiti-la
O que é a autenticidade de uma NFS-e?
A autenticidade de uma NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) confirma que o emissor gerou e validou o documento conforme as normas do Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. A assinatura digital aplicada garante a integridade das informações, identifica o emissor e assegura o valor fiscal da nota.
O uso de certificados digitais e criptografia reforça essa autenticidade, impede fraudes e assegura a validade jurídica da nota fiscal. Como a NFS-e fica disponível para consulta pública, qualquer parte interessada, como clientes, contadores ou órgãos fiscalizadores, pode verificar sua veracidade com facilidade.
Por que a autenticidade da NFS-e é fundamental?
Empresas que investem em autenticidade da NFS-e conseguem:
- reduzir o risco de fraudes fiscais, que representam grande parte das autuações em pequenas empresas, segundo o portal JusBrasil;
- automatizar processos e eliminar erros manuais, o que reduz custos e retrabalho;
- garantir transparência e confiança junto a clientes e parceiros comerciais;
- cumprir exigências da LGPD, e assim proteger dados sensíveis e evitar sanções;
- facilitar auditorias, consultas e regularização fiscal, o que torna o negócio mais competitivo.
Para desenvolvedores, integrar a emissão de NFS-e ao ERP e utilizar APIs padronizadas acelera a homologação, simplifica atualizações e garante conformidade automática com as regras do Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
Como verificar a autenticidade de uma NFS-e
Para consultar a nota fiscal e validar a autenticidade da NFS-e, siga este passo a passo:
- Localize o código de verificação na nota;
- Acesse o Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica da prefeitura ou o sistema nacional;
- Insira o código, CNPJ e demais dados solicitados;
- Compare as informações da nota com os dados do prestador e do serviço.
O portal permite consultar nota fiscal por CPF/CNPJ, período, status ou número do documento, o que facilita a validação para qualquer empresa ou consumidor.
Esse processo parece complicado para você? Nesse caso, use a API para consulta de NFS da NFE.io. Tudo muito mais ágil e prático.
Quais os principais métodos de validação?
O modo mais fácil e prático de validar suas notas fiscais é por meio da consulta de notas fiscais do NFE.io. Mas existem outras formas. Confira a seguir
1. Por código de verificação
O código de verificação é um identificador único na NFS-e que permite consultar a nota fiscal no Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica e conferir a emissão pelo prestador autorizado.
2. Consulta no portal da prefeitura ou no sistema nacional
O Portal Nota Fiscal de Serviço Eletrônica centraliza a emissão, consulta e validação de NFS-e com autenticidade. Empresas e consumidores podem consultar notas fiscais de serviço emitidas em todo o país, o que reduz fraudes e facilita a fiscalização.
3. Pelo certificado digital do emissor
Empresas fora do Simples Nacional devem sempre emitir o certificado digital do tipo A1 ou A3 por autoridade certificadora credenciada. O documento garante a autenticidade da NFS-e, vincula a assinatura digital à empresa emissora e protege a integridade do documento.
Como fazer a verificação de NFC-e?
A NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) permite validação por meio do código de acesso ou QR Code no portal da Secretaria da Fazenda estadual, o que confirma a autenticidade e os dados do documento.
Confira o passo a passo de como verificar uma NFC-e:
- Acesse o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado;
- Localize a opção de consulta da NFC-e;
- Escolha entre digitar o código de acesso ou escanear o QR Code;
- Insira as informações solicitadas ou use a câmera para leitura;
- Visualize os dados e confirme a autenticidade da nota.
Como fazer a verificação de MDF-e?
O usuário valida o MDF-e no portal nacional com o número do documento e o CNPJ do transportador, o que evita irregularidades no transporte de mercadorias.
Confira o passo a passo para verificar uma MDF-e:
- Acesse o portal nacional do MDF-e;
- Localize a opção de consulta ou validação do MDF-e;
- Informe o número do documento;
- Digite o CNPJ do transportador;
- Verifique os dados exibidos para confirmar a validade do MDF-e;
- Finalize a consulta.
Quais as novas funcionalidades da NFS-e Nacional?
Com a padronização nacional, as novas funcionalidades da NFS-e incluem:
- documento XML no padrão W3C, com codificação UTF-8 e namespace específico;
- comunicação via internet com protocolo TLS 1.0 ou superior, para garantir segurança na transmissão;
- API REST e formato JSON para integração com sistemas de gestão (ERP);
- certificado digital ICP-Brasil tipo A1 ou A3 obrigatório para transmissão e assinatura;
- eventos de cancelamento, substituição e manifestação, o que permite controle total do ciclo de vida da nota;
- emissão simplificada para MEIs, inclusive por aplicativo mobile, com geração automática do DANFSE em PDF.
Essas inovações facilitam a vida de empresários e desenvolvedores e tornam a emissão e a consulta das notas fiscais mais ágeis, seguras e acessíveis.
Qual a importância da segurança de dados na emissão e consulta da NFS-e?
A segurança de dados fiscais é prioridade absoluta. Sistemas modernos utilizam criptografia TLS/SSL para transmissão, armazenamento seguro em data centers certificados e autenticação de múltiplos fatores.
O uso de certificados digitais A1, A3 ou A4, vinculados ao CNPJ, garante integridade e autenticidade da NFS-e, além de atender às exigências da LGPD.
Como funciona a integração da NFS-e com sistemas de ERP?
A integração entre o sistema emissor e o ERP automatiza a emissão de NFS-e e sincroniza dados contábeis, financeiros e fiscais, para reduzir erros, eliminar retrabalho e facilitar a consulta da nota fiscal em tempo real.
Empresas que integram a emissão ao ERP diminuem o tempo gasto com processos fiscais e minimizam rejeições por inconsistências.
Para desenvolvedores: Use APIs REST ou componentes DLL para fazer a integração, o que permite que o ERP gere, assine digitalmente e transmita as notas ao Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, além de receber retornos automáticos sobre a validação e o status das notas.
Quais as consequências de aceitar uma NFS-e falsa?
A rejeição da NFS-e ocorre quando há inconsistências nos dados, como CNPJ inválido, duplicidade ou preenchimento incorreto. Um bom sistema de emissão retorna o erro, permite correção e novo envio.
A integração ao ERP reduz drasticamente a ocorrência dessas falhas, pois automatiza o preenchimento e validação dos campos obrigatórios.
Veja o que acontece ao aceitar uma NFS-e sem autenticidade:
- multas fiscais de 10% a 150% sobre o valor do serviço declarado;
- autuações e bloqueio do CNPJ, comprometendo a regularidade da empresa;
- suspensão de atividades e processos criminais em casos de fraude ou sonegação;
- perda de credibilidade junto a clientes e fornecedores.
Evite autuações fiscais por erros ou fraudes em notas fiscais eletrônicas, entenda a necessidade de validar a autenticidade da NFS-e antes de aceitar qualquer documento, para isso, basta ler este artigo: O que é validação de nota fiscal e como funciona?
Quais as melhores práticas para garantir a autenticidade da NFS-e?
As melhores práticas para garantir a autenticidade da NFS-e incluem:
- utilize sistemas emissores integrados ao Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, com atualização automática das regras fiscais;
- adote certificados digitais válidos e os mantenha protegidos contra acessos não autorizados;
- implemente criptografia de dados e autenticação forte para acesso aos sistemas fiscais;
- realize auditorias e monitore logs de emissão para identificar tentativas de fraude;
- treine a equipe para revisar as informações antes de emitir NF e consultar nota fiscal sempre que necessário;
- integre o sistema de emissão ao ERP, para automatizar o preenchimento dos dados e reduzir erros manuais;
- armazene as NFS-e emitidas por pelo menos 5 anos, conforme a legislação vigente.
O que fazer se descobrir que a nota fiscal é falsa?
Ao identificar uma NFS-e sem autenticidade, siga estes passos:
- recuse o documento imediatamente e notifique o fornecedor;
- realize a consulta de nota fiscal no Portal Nota Fiscal de Serviço Eletrônica para confirmar a irregularidade;
- comunique a Secretaria da Fazenda municipal e, se necessário, registre um boletim de ocorrência;
- oriente a equipe a reforçar os procedimentos de validação e a utilizar apenas sistemas confiáveis para emitir NF.
Exemplos reais e resultados
Um hospital público do RS avaliou o uso da certificação digital A3 entre janeiro de 2023 e abril de 2024. O estudo mostrou que 93% dos gestores perceberam mais agilidade e confiabilidade nos processos fiscais após a adoção da tecnologia. A equipe também aumentou a eficiência operacional, fortaleceu a segurança dos dados e reduziu fraudes e retrabalho.
Empresas que automatizam a emissão de notas fiscais autênticas reduzem em até 80% o tempo com tarefas fiscais e em 60% os erros de preenchimento, o que resulta em menos multas, mais produtividade e aumenta a competitividade do negócio, segundo o Sebrae.
Qual o impacto da autenticidade da NFS-e na rotina administrativa?
A adoção de NFS-e com autenticidade e a integração com o ERP proporcionam:
- redução no tempo gasto com processos fiscais e contábeis;
- eliminação de retrabalho e diminuição de erros manuais;
- facilidade para consultar nota fiscal e comprovar operações em auditorias;
- aumento da transparência e da confiança nas relações comerciais;
- cumprimento rigoroso da legislação, o que evita multas e bloqueios.
Como emitir nota fiscal de forma segura e eficiente?
Siga esse passo a passo para emitir a nota fiscal de forma segura e eficiente:
- escolha um sistema homologado junto ao Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica;
- cadastre corretamente os dados do prestador e do tomador de serviço;
- utilize certificado digital válido para garantir a autenticidade da NFS-e;
- implemente integração com o ERP para automatizar o preenchimento e envio dos dados;
- realize consultas periódicas para validar a autenticidade das notas emitidas e recebidas.
Quer saber a maneira perfeita de como emitir nota fiscal? Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io!
Como a autenticidade da NFS-e gera novas oportunidades?
A autenticidade da NFS-e gera novas oportunidades porque:
- empresas que emitem NFS-e com autenticidade e mantêm regularidade fiscal conseguem participar de licitações públicas e fechar contratos com grandes clientes;
- a consulta à nota fiscal automatizada permite comprovar a prestação de serviços e, assim, facilita negociações e o recebimento de pagamentos;
- a digitalização e a integração com o ERP abrem espaço para novos modelos de negócios digitais, como plataformas SaaS para gestão fiscal e contábil.
Checklist: como garantir a autenticidade da NFS-e?
Confira os pontos essenciais para garantir a autenticidade da NFS-e:
- sistema emissor homologado e atualizado;
- certificado digital válido e protegido;
- integração com ERP e automação de processos fiscais;
- procedimentos claros para validação e consulta de nota fiscal;
- treinamento da equipe sobre boas práticas e prevenção de fraudes;
- monitoramento contínuo de erros e rejeições;
- armazenamento seguro das notas fiscais por 5 anos.
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FAQ sobre autenticidade da NFS-e
Como validar uma NFS–e rapidamente?
Acesse o Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, insira o código de verificação da nota e confira os dados do prestador e do serviço. O uso do certificado digital do emissor garante a autenticidade da NFS-e.
Quais documentos são necessários para consultar nota fiscal?
Tenha em mãos o número da nota, CNPJ/CPF do tomador e o código de verificação. O Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica solicitará essas informações para liberar a consulta.
Como evitar erros ao emitir NF?
Utilize sistemas integrados ao ERP, mantenha os dados cadastrais atualizados e revise todas as informações antes de finalizar a emissão. A automação reduz falhas e rejeições.
O que fazer em caso de rejeição da NFS-e?
Identifique o motivo do erro no retorno do sistema, corrija as informações e envie novamente a nota. Em caso de dúvidas, consulte o suporte do sistema emissor ou da prefeitura.
Como garantir a conformidade com a LGPD ao emitir NF?
Adote sistemas que utilizam criptografia, autenticação forte e armazenam os dados em ambientes seguros, além de garantir que o compartilhamento de informações siga as normas da LGPD.
Parece muito complexo? Confira como sua empresa pode ficar no controle das notas fiscais.
