O que é Certificado Digital? Para que serve? O que é preciso para obter um e como fazer isso com desconto?

O que é Certificado Digital? Trata-se de um documento eletrônico que permite a realização de diversas operações via internet, tais como assinatura digital e validação eletrônica de documentos.

Na rotina de uma empresa, esse documento se compara a uma espécie de RG virtual, desenvolvido para dar segurança e confiabilidade na transação entre negociantes.

O Certificado Digital representa um avanço para empresários de todos os níveis e portes. Afinal, por meio dele é possível realizar diferentes transações de maneira muito mais rápida e otimizada.

Especialmente agora que a internet está cada vez mais em uso, saber o que é Certificado Digital, para que serve, seu funcionamento e como obtê-lo é um passo essencial para o crescimento de qualquer empresa.

O que é Certificado Digital?

Certificado Digital é um arquivo eletrônico, uma versão digital do CPF ou do CNPJ tradicionais.

Esse documento tem validade jurídica e pode substituir a versão original para transações pessoais e de empresas.

Na prática, funciona como a assinatura eletrônica de uma empresa ou pessoa física, permitindo realizar diversas transações de naturezas distintas de qualquer lugar, via internet, com segurança, proteção legal e legitimidade.

Para que serve o Certificado Digital?

Mas saber o que é Certificado Digital consiste em também aprender sobre o seu uso.

Assim, o Certificado Digital serve para substituir a presença física do responsável por uma transação, evitando que esse precise se deslocar até determinado local para assinar um documento.

Veja alguns exemplos de uso do Certificado Digital:

• assinatura e envio documentos pela internet;
• aplicações de comércio eletrônico;
• assinatura de contratos digitais;
• realização de operações bancárias;
• assinatura de notas fiscais.

Com essas possibilidades, a rotina de um escritório, de um empreendedor ou de um autônomo que ainda trabalha como pessoa física, fica muito mais prática.

Essa solução contribui para processos administrativos menos burocráticos que antes só eram possíveis de serem realizados da forma tradicional.

Isso porque o Certificado Digital é voltado justamente para transações on-line, sem a presença física dos envolvidos.

Por todas essas características é tão importante saber o que é Certificado Digital.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

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O uso desse documento torna a rotina administrativa de qualquer empresa mais ágil, principalmente em atividades que envolvem operações constantes, como envio de notas fiscais.

Quais Certificados Digitais existem?

Agora que você sabe o que é Certificado Digital e que esse documento serve para agilizar assinaturas e autenticar legalmente operações financeiras e administrativas, veja abaixo alguns exemplos de certificados digitais existentes:

• e-CNPJ: é um CNPJ virtual utilizado para emitir notas fiscais e outros comprovantes de cunho administrativo ou jurídico;
• e-CPF: é um CPF em versão digital, ou seja, virtual, para fazer todas as tramitações inerentes ao documento tradicional.

Confira também:

Certificado digital vale a pena? Custos e vantagens ajudam nessa decisão

Quem pode solicitar um Certificado Digital? Pessoa física pode requerer?

Além de pessoas jurídicas, as pessoas físicas também podem requerer certificado digital.

Por exemplo, o documento eletrônico pode ser útil ao funcionário de uma empresa responsável por uma transação virtual. Nesse caso, ele é uma pessoa física tida como outorgado ou substabelecido no processo.

Além desse motivo, o Certificado Digital é indicado para:

• pessoas físicas e jurídicas que precisam de aporte para transações de atividades regulares de forma autenticada;
• empresas que não fazem parte do Simples Nacional, visto serem obrigadas a usarem um Certificado Digital nas suas transações.

Como solicitar o seu certificado digital?

Até aqui você já descobriu o que é Certificado Digital, para que serve, quem pode requerer e outros detalhes. Chegou então o momento de saber como solicitar o seu.

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o Certificado Digital não é emitido pela Receita Federal.

Esse documento é um serviço oferecido por empresas de Autoridade Certificadora, denominadas AC, que são credenciadas ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Para solicitar o Certificado Digital, o responsável deve procurar uma empresa AC para requerer o serviço e garantir os benefícios desse documento digital para a sua empresa.

Veja também: Passo a passo: como comprar Certificado Digital

Documentos necessários para o Certificado Digital

Os documentos necessários para o Certificado Digital são:

• CNPJ;
• Contrato social;
• Documentação específicas que estão de acordo com as características da organização.

Ficou mais claro o que é Certificado Digital? Então confira como funciona o fluxo de validação eletrônica desse documento:

Tipos de certificado digital

Na hora de adquirir um Certificado Digital, você vai se deparar com as opções A1 e A3, que correspondem ao tipo de certificação que será escolhida.

• A1: é o mais indicado para empresas que emitem uma grande quantidade de notas fiscais e que precisam de uma central oficial de processos financeiros. Esse tipo de Certificado Digital tem validade de 12 meses e só pode ser instalado em um único computador.
• A3: esse Certificado Digital é entregue por meio de dispositivos móveis, pendrive ou token, nos quais as informações criptografadas estão contidas. Por isso, é possível usar o sistema em qualquer notebook ou desktop. Esse documento eletrônico é válido por 36 meses e é mais indicado para empresas com menor quantidade de emissões de notas fiscais eletrônicas.

Entenda melhor lendo este artigo:

“Qual a diferença entre certificado digital A1 ou A3? Descubra como escolher o melhor”

O Certificado Digital é seguro?

Se para você não basta saber o que é Certificado Digital, e a sua preocupação agora é referente à segurança, não precisa se preocupar.

Todos os dados usados para esse documento são processados a partir de uma criptografia, que os codifica e garante o sigilo das operações, “embaralhando” seu conteúdo de uma forma que só quem tem permissão para acesso consiga fazer a leitura das informações.

Além disso, a forma usada para que sejam localizadas empresas e transações por terceiros é a chamada chave pública, que é uma sequência numérica que compõe um Certificado Digital.

Esse número pode ser fornecido sem problemas e é a forma mais simples de identificação desse documento eletrônico no sistema de dados.

Mas qual a relação entre o Certificado Digital e a emissão de notas fiscais?

Saber o que é Certificado Digital consiste também em compreender a sua relação com a emissão de notas fiscais.

Obrigatória para empresas de diversas categorias, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é mais rápida, prática e segura.

Aderir a esse sistema, mesmo para quem ele ainda não é obrigatório, é essencial para agilizar o dia a dia da empresa.

• NFe: a emissão das notas fiscais eletrônicas só é possível quando a empresa possui um Certificado Digital. Isso porque a NFe é emitida por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o acesso a ele só é feito mediante o e-CNPJ e validado pelo Certificado Digital.
• Sistema: para emitir uma nota fiscal impressa é necessário o processamento da compra e a validação de um órgão competente. Com a NFe tudo isso acontece ao mesmo tempo.

No caso, um sistema gera a nota e o outro, da certificação digital, já interligado com as entidades competentes, checa os dados e autoriza a emissão. Ou seja, são feitos dois procedimentos simultaneamente e com o máximo de agilidade.

Não deixe de ler: Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal?

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