Como acessar e baixar nota fiscal de terceiros? Entenda o que mudou

Tempo de leitura: 5 minutos

A criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) facilitou muito os processos financeiros e contábeis das empresas e também o acompanhamento da Receita Federal. Porém, atualmente, o acesso ao documento tem algumas restrições, por isso, vamos explicar neste artigo o que você precisa saber para acessar uma nota fiscal de terceiros.

Continue a leitura e entenda tudo sobre o tema e aprenda como baixar NF-e de terceiros de forma rápida e segura.

O que é nota fiscal de terceiros?

A nota fiscal de terceiros é o documento emitido por uma empresa que comprova que uma venda foi realizada com todos os detalhes sobre a transação como valor recebido, impostos, itens comprados, informações sobre a empresa, etc.

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Por lei, toda transação comercial deve ser validada com a emissão da nota fiscal como especifica a Lei 8.846/94, de 21 de janeiro de 1994:

Art. 1º: A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.

Com o número da chave de acesso é possível acessar dados específicos sobre uma NF-e, mas não é mais permitido baixar todas as informações contidas no documento.

Por que não é permitido baixar NF-e de terceiros?

Apenas com a chave de acesso, qualquer pessoa, além do emissor e do destinatário da nota fiscal, podia visualizar as especificações de uma NF-e.

Essa possibilidade dava mais agilidade ao trabalho de contadores, bancos, transportadoras e empresas de auditoria. Porém, também deixava público informações importantes sobre as companhias, gerando um risco em potencial para segurança dos dados institucionais.

Em março de 2020, a Portaria nº 519 alterou a antiga Portaria nº 2.189, de 6 de junho de 2017, proibindo o acesso à nota fiscal de terceiros e limitando o acesso às informações do documento.

A alteração segue o princípio da privacidade fundamentada pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) que tem como objetivo, entre outros, evitar risco institucional e garantir o sigilo individual tanto de cidadãos (pessoas físicas) quanto de empresas (pessoas jurídicas).

Depois de alguns adiamentos ao longo de 2020 para que a portaria entrasse em vigor, foi estabelecido a data oficial para 1º de março de 2021.

Quais dados das NF-e estão públicos?

Ao acessar uma nota fiscal de terceiros os seguintes dados estão disponíveis para consulta depois do estabelecimento da Portaria nº 519:

Para Cadastro de Pessoas físicas (CPF)

  • Argumentos de consulta;
  • Número do CPF;
  • Dados e informações de resposta;
  • Número do CPF;
  • Nome;
  • Situação (código e descrição);

Para Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ)

  • Argumentos de Consulta;
  • Número do CNPJ;
  • Dados e informações de resposta;
  • Número do CNPJ;
  • Data de Abertura;
  • Nome Empresarial;
  • Nome Fantasia;
  • CNAE Principal (código e descrição);
  • Natureza Jurídica (código e descrição);
  • Endereço (logradouro, número, complemento, CEP, bairro, município, UF);
  • Situação Especial;
  • Situação Cadastral (código, descrição, data, motivo);
  • Tipo Estabelecimento;
  • Correio Eletrônico;
  • Capital Social;
  • Porte;
  • Telefones (DDD, Número);
  • Órgão;
  • Nome Órgão;
  • Ente Federativo.

Como acessar uma nota fiscal de terceiros?

A mudança na disponibilidade de acesso para nota fiscal de terceiros limitou o trabalho de alguns profissionais como contadores, bancos e instituições financeiras, entre outros.

Isso porque com a nova Portaria, para baixar NF-e de terceiros, é preciso ter o certificado digital da empresa emitente ou da pessoa/empresa destinatária.

Então, qualquer tipo de sistema que antes oferecia a consulta sem o certificado, teve seu funcionamento interrompido. 

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Para ter acesso às NF-e de terceiros é possível utilizar diferentes canais disponibilizados pelo governo federal e estadual como:

A desvantagem desses canais é que só é possível fazer uma consulta por vez e de forma manual. Caso seja preciso consultar um volume grande de notas fiscais, o trabalho toma muito tempo e se torna inviável. 

Uma alternativa é trabalhar com um sistema automatizado para acessar nota fiscal de terceiros. Veja a seguir como funciona.

Consulta de NF-e automatizada

Automatizar tarefas é uma solução estratégica que poupa tempo em diversos setores de uma empresa. No caso do departamento financeiro, a consulta e download de nota fiscal de terceiros também pode ser agilizada.

A ferramenta de Consulta de Nota Fiscal da NFE.io permite consultar qualquer nota emitida em território nacional, facilitando a conferência, validação dos dados e garantindo a segurança das operações.

Para isso, é feita a integração via API do nosso sistema com softwares de ERP, TMS ou WMS utilizados na sua empresa. Com a estrutura pronta, é possível fazer consultas seguras e confiáveis, pois os dados dos clientes e fornecedores vem direto do banco de dados da Receita Federal.

Alguns exemplos de consulta permitidos pela ferramenta são:

  • Pesquisar todas as informações de uma nota fiscal;
  • Fazer download de NF-e em massa nos formatos PDF, XML ou JSON;
  • Formatar CT-e automaticamente;
  • Realizar auditoria e consultoria fiscal tributária;
  • Fazer o fechamento do ano fiscal consultando todas as notas emitidas;
  • Apurar se os impostos foram pagos corretamente.

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A equipe da NFE.io pode ajudar o seu negócio a fazer a implementação da ferramenta de Consulta de Nota Fiscal de forma rápida e simples para toda equipe.

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