A criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) facilitou muito os processos financeiros e contábeis das empresas e também o acompanhamento da Receita Federal. Porém, atualmente, o acesso ao documento tem algumas restrições, por isso, vamos explicar neste artigo o que você precisa saber para acessar uma nota fiscal de terceiros.
Continue a leitura e entenda tudo sobre o tema e aprenda como baixar NF-e de terceiros de forma rápida e segura.
Vamos lá?
O que é nota fiscal de terceiros?
A nota fiscal de terceiros é o documento emitido por uma empresa que comprova que uma venda foi realizada com todos os detalhes sobre a transação, como valor recebido, impostos, itens comprados e informações sobre a empresa, por exemplo.
Por lei, toda transação comercial deve ser validada com a emissão da nota fiscal, conforme especifica a Lei 8.846/94, de 21 de janeiro de 1994:
“Art. 1º: A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação”.
Com o número da chave de acesso, é possível acessar dados específicos sobre uma NF-e, mas não é mais permitido baixar todas as informações contidas no documento.
Qual a diferença entre nota própria e nota de terceiros?
Nota própria corresponde ao documento fiscal emitido diretamente pela empresa responsável pela venda ou serviço. Todas as informações, como descrição dos itens, valores, impostos e dados do destinatário, ficam sob controle do emissor, que responde por eventuais inconsistências.
Nota de terceiros, por sua vez, refere-se ao documento fiscal emitido por outra empresa, sem vínculo direto com a operação principal da empresa que consulta ou armazena o documento.
Escritórios contábeis, transportadoras e empresas intermediárias costumam acessar esse tipo de nota para cumprir obrigações fiscais, realizar auditorias ou controlar o fluxo de mercadorias.
A principal diferença está na origem: a nota própria nasce da operação do emissor, enquanto a de terceiros resulta de transações externas e exige autorização para consulta e uso.
Além disso, a nota própria permite autonomia na gestão fiscal e contábil, enquanto a de terceiros requer procedimentos específicos para garantir legalidade e evitar riscos de uso indevido.
Para que serve a consulta da nota fiscal de terceiros?
A consulta da nota fiscal de terceiros cumpre papel estratégico na rotina de empresas, escritórios contábeis e setores financeiros. O objetivo principal é validar a autenticidade das operações comerciais realizadas por fornecedores ou parceiros e conferir detalhes, como valores, produtos, impostos e datas de emissão.
Empresas utilizam a consulta para:
- conferir se o documento fiscal corresponde à mercadoria recebida;
- garantir que os impostos foram recolhidos corretamente;
- identificar divergências entre o pedido e a nota;
- facilitar auditorias internas e externas;
- cumprir exigências legais e fiscais em processos de prestação de contas.
Consultar a nota fiscal de terceiros também auxilia no controle de estoque, na gestão de contratos e na prevenção de fraudes. Ao acessar informações diretamente nos portais oficiais, a empresa reduz o risco de erros e assegura conformidade com a legislação.
Além disso, esse acompanhamento permite analisar o histórico de transações, identificar padrões de compra e venda, otimizar processos administrativos e gerar mais produtividade. Essa prática fortalece a transparência nas relações comerciais e contribui para a segurança jurídica das operações.
Por que não é permitido baixar NF-e de terceiros?
Apenas com a chave de acesso, qualquer pessoa, além do emissor e do destinatário da nota fiscal, podia visualizar as especificações de uma NF-e.
Essa possibilidade dava mais agilidade ao trabalho de contadores, bancos, transportadoras e empresas de auditoria. Porém, também deixava público informações importantes sobre as companhias, o que gerava um risco em potencial para a segurança dos dados institucionais.
Em março de 2020, a Portaria nº 519 alterou a antiga Portaria nº 2.189, de 6 de junho de 2017, que proibia o acesso à NF-e eletrônica de terceiros e limitava a visualização das informações contidas no documento.
A alteração segue o princípio da privacidade fundamentada pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que tem como objetivo, entre outros, evitar risco institucional e garantir o sigilo individual tanto de cidadãos (pessoas físicas) quanto de empresas (pessoas jurídicas).
Depois de alguns adiamentos ao longo de 2020 para que a portaria entrasse em vigor, foi estabelecida a data oficial para 1º de março de 2021.
Quais dados das NF-e estão públicos?
Ao acessar uma NF de terceiros, confira os dados disponíveis para consulta depois do estabelecimento da Portaria nº 519.
Para cadastro de pessoas físicas (CPF)
- argumentos de consulta;
- número do CPF;
- dados e informações de resposta;
- número do CPF;
- nome;
- situação (código e descrição).
Para cadastro nacional de pessoas jurídicas (CNPJ)
- argumentos de consulta;
- número do CNPJ;
- dados e informações de resposta;
- número do CNPJ;
- data de abertura;
- nome empresarial;
- nome fantasia;
- CNAE principal (código e descrição);
- natureza jurídica (código e descrição);
- endereço (logradouro, número, complemento, CEP, bairro, município, UF);
- situação especial;
- situação cadastral (código, descrição, data, motivo);
- tipo de estabelecimento;
- correio eletrônico;
- capital social;
- porte;
- telefones;
- órgão;
- nome do órgão;
- ente federativo.
Como baixar nota fiscal de terceiros?
Para baixar nota fiscal de terceiros é necessário utilizar canais disponibilizados pelo governo federal e estadual, como o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado, o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) e ter o certificado digital da empresa emitente ou da pessoa/empresa destinatária.
A mudança na disponibilidade de acesso para NF de terceiros ocorreu em março de 2020 e limitou o trabalho de alguns profissionais, como contadores, bancos e instituições financeiras.
Assim, qualquer tipo de sistema que antes oferecia a consulta sem o certificado teve seu funcionamento interrompido.
A desvantagem dos canais oficiais é que só é possível fazer uma consulta por vez e de forma manual. Caso seja preciso consultar um volume grande de notas fiscais, o trabalho toma muito tempo e se torna inviável.
Uma alternativa é trabalhar com um sistema automatizado para acessar documentos fiscais de outras empresas. Veja a seguir como baixar nota fiscal de terceiros por meio de automatização.
Consulta de NF-e automatizada
Automatizar tarefas é uma solução estratégica que poupa tempo em diversos setores de uma empresa. No caso do departamento financeiro, a consulta e o download de notas de terceiros também podem ser agilizados.
A ferramenta de Consulta de Nota Fiscal da NFE.io permite consultar qualquer nota emitida em território nacional, facilita a conferência e validação dos dados, o que garante a segurança das operações.
Para isso, é feita a integração via API do nosso sistema com softwares de ERP, TMS ou WMS utilizados na sua empresa. Com a estrutura pronta, é possível fazer consultas seguras e confiáveis, pois os dados dos clientes e fornecedores vêm direto do banco de dados da Receita Federal.
Alguns exemplos de consulta permitidos pela ferramenta são:
- pesquisar todas as informações de uma nota fiscal;
- fazer download de NF-e em massa nos formatos PDF, XML ou JSON;
- formatar CT-e automaticamente;
- realizar auditoria e consultoria fiscal tributária;
- fazer o fechamento do ano fiscal e consultar todas as notas emitidas;
- apurar se os impostos foram pagos corretamente.
Quais são os riscos de acessar ou armazenar NF-e de terceiros sem autorização?
Acessar ou armazenar NF-e de terceiros sem autorização infringe a legislação fiscal brasileira. A Receita Federal restringe o acesso a documentos fiscais eletrônicos apenas às partes envolvidas na transação ou a terceiros expressamente autorizados. Qualquer tentativa de acessar informações fiscais sem consentimento pode resultar em:
- multas administrativas elevadas;
- processo judicial por violação de sigilo fiscal;
- risco de enquadramento em crimes de fraude ou sonegação;
- comprometimento da reputação da empresa;
- dificuldades em auditorias e fiscalizações futuras.
O uso indevido de dados fiscais de terceiros pode gerar autuações, bloqueio de operações e até suspensão de atividades. Empresas que armazenam documentos sem autorização expõem informações sensíveis, como dados cadastrais, valores e detalhes de transações, o que coloca em risco a segurança da informação.
A legislação exige que o acesso à consulta da nota fiscal de terceiros ocorra apenas mediante autorização formal, uso de certificado digital ou configuração da tag autXML no XML da nota. O descumprimento dessas regras pode acarretar consequências irreversíveis para a empresa e seus responsáveis legais.
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Nota fiscal de terceiros – FAQ
Como pedir segunda via de nota fiscal de terceiros?
Solicitar a 2a. via da nota fiscal de terceiros requer alguns passos essenciais para garantir a legalidade do procedimento:
- Contate o emissor original da nota e informe dados como número da nota, data da operação e CNPJ da empresa envolvida;
- Caso o emissor não possa fornecer a 2ª. via, acesse o site da Secretaria da Fazenda do estado responsável pela emissão. Utilize a chave de acesso presente no DANFE para localizar o documento;
- Em situações que envolvem grande volume de documentos, empresas podem utilizar sistemas automatizados integrados a APIs oficiais para realizar a consulta e baixar a 2ª. via da nota fiscal de terceiros de forma eficiente.
A legislação não obriga o fornecedor a emitir a 2ª. via da nota de terceiros, mas o bom relacionamento comercial costuma facilitar o processo. Sempre armazene a nova via em local seguro e siga as orientações da contabilidade para evitar problemas fiscais.
Emitir nota fiscal de terceiros é crime?
Emitir nota fiscal de terceiros é crime de fraude fiscal e sonegação, conforme previsto na legislação brasileira. Essa prática pode gerar:
- multas elevadas;
- processo criminal, com possibilidade de pena de prisão;
- complicações tributárias para ambas as partes envolvidas;
- dupla tributação e problemas na declaração de rendimentos.
Solicitar que outra empresa emita nota em nome próprio transfere obrigações fiscais indevidas e compromete a regularidade do negócio. O correto é sempre emitir o documento fiscal em nome do verdadeiro responsável pela operação comercial.
Como funciona o transporte de mercadoria com nota fiscal de terceiros?
O transporte de mercadorias com nota fiscal de terceiros ocorre quando a documentação fiscal que acompanha a carga foi emitida por empresa diferente daquela que realiza o transporte. Para garantir legalidade e evitar problemas durante a fiscalização, o transportador deve:
- conferir a autenticidade da nota antes de iniciar o transporte;
- portar toda a documentação exigida, inclusive o DANFE e, se necessário, o arquivo XML;
- certificar-se de que a empresa transportadora está autorizada a realizar o serviço para terceiros;
- manter registro de todas as operações para facilitar auditorias e comprovação de regularidade.
A ausência de documentação correta pode resultar em multas, apreensão da mercadoria e bloqueio das operações logísticas. O transporte com nota fiscal de terceiros exige atenção redobrada às normas fiscais e ao relacionamento entre as empresas envolvidas.
Como gerar arquivo XML de nota fiscal de terceiros?
Para gerar o arquivo XML de nota fiscal de terceiros, a empresa interessada precisa de autorização formal do emissor ou do destinatário. Existem três formas principais para acessar o XML:
- utilização do certificado digital do emitente ou destinatário nos portais oficiais da Secretaria da Fazenda;
- configuração da tag autXML no XML da nota para permitir o compartilhamento seguro com terceiros autorizados;
- uso de sistemas automatizados integrados a APIs oficiais para realizar a consulta da nota de terceiros e baixar o XML de forma eficiente.
O acesso ao arquivo XML facilita o controle fiscal, a escrituração contábil e a conferência de dados. Sempre respeite as regras de autorização e mantenha os arquivos em ambiente seguro, o que garante a integridade das informações fiscais.
