Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: tudo que você precisa saber

Há alguns anos, as discussões sobre serviços passaram a ter que emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica , em substituições à nota fiscal impressa.

Essa foi considerada uma grande evolução no, visto que, durante muito tempo, nosso sistema tributário foi criticado por não facilitar a vida dos empreendedores. 

O novo modelo trouxe vantagens para todos. Tudo automatizado, arquivado eletronicamente, acessível de forma remota e sem uso de papel — seguindo regras para emissão de nota fiscal que tornam o processo mais simples e seguro. Muito melhor, não?

Para ajudá-lo a entender melhor o que é, para que serve, e quem deve emitir uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos, separamos algumas informações importantes neste artigo.

Confira!

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O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônico?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é um documento de emissão obrigatória que tem validade jurídica. Formaliza a transação entre prestadores de serviços e clientes, instalada como comprovante fiscal para o recolhimento de tributos e devendo ser aplicada em caso de fiscalização dos órgãos governamentais.

Para se tratar de um documento eletrônico, não é mais necessário que uma nota seja gerada em formato de papel, ou que represente uma economia significativa com material físico, gráfico e até mesmo espaço para armazenamento.

Vale ressaltar que sua emissão pode ocorrer de duas formas. 

A primeira é pelo site da prefeitura do município no qual a empresa está sediada (vale destacar que todas as cidades brasileiras já aderiram ao documento fiscal, e cada uma tem seu próprio modelo). 

A segunda forma é por meio do Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônico, a exemplo do MEI, cujo uso da ferramenta se tornou obrigatório em 01/09/2023.

Para que serve uma Nota Fiscal de Serviço?

O objetivo da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é facilitar a comunicação entre as informações de serviço e a prefeitura, para que seja possível realizar uma venda em velocidade maior e ter um controle mais eficaz sobre as responsabilidades fiscais de quem está emitindo.

O projeto faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital ( Sped ) , que foi implantado nos municípios de forma integrada.

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

Quando falamos em nota fiscal de produto e serviço, é importante entender suas diferenças e quando usar cada uma. A NF-e é usada quando ocorre a venda de uma mercadoria. A outra deverá ser emitida quando ocorrer uma prestação de serviços. Vale destacar que ambas as notas podem ser emitidas de forma conjugada quando há vendas de produtos e serviços em conjunto.

Além disso, na emissão da NF-e há incidência do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) , ao passo que, na NFS-e, o imposto cobrado é o ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza).

Outra diferença é que o ICMS é um tributo estadual, enquanto o ISS é um tributo municipal. Por isso, a NF-e é autorizada pela Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ), enquanto a segunda é autorizada pela Prefeitura Municipal.

Vale dizer que a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica também traz consideráveis ​​benefícios para o contribuinte e para os clientes, conforme veremos a seguir.

Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

Os principais benefícios da NFS-e são:

• redução de custos com papel e armazenamento;
• validade jurídica e fiscal;
• diminuição de erros e retrabalho;
• simplificação do processo burocrático e tributário;
• automatização da emissão;
• segurança no momento das transações.

Além disso, é válido dizer que, com a emissão eletrônica, você tem mais controle do seu negócio, uma vez que seja possível ver o relatório das notas emitidas.

Quem deve emitir NFS-e?

A emissão de NFS-e deve ser feita por todas as empresas que prestam serviços aos contribuintes e que estão em municípios homologados neste sistema, sendo enquadradas como Simples, Lucro Real, Lucro Presumido e até mesmo como MEI (que deve usar o Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônico para a atividade).

No entanto, a transferência automática, instantânea e on-line da NFS-e não é obrigatória na maioria das cidades.

O processo pode ser feito por empreendimentos que já tenham conectividade com o serviço de emissão, mas, para os que não o tenham, basta que a empresa faça a emissão de um RPS.

• RPS: quando uma empresa presta determinado serviço nos municípios cadastrados para emissão de NFS-e, precisa fazer o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que fica de posse do contribuinte. O documento é emitido manualmente ou por sistema próprio e deve conter um código numérico.
• Conversão do RPS: o RPS é de total responsabilidade do contribuinte, que deve consultar o prazo de conversão do município e apresentar o documento no local municipal de conversão. Assim, será convertido na NFS-e propriamente dita.

Saiba mais: O que é emissão de Nota Fiscal? Saiba tudo

É importante esclarecer que todas as Notas Fiscais de Serviço precisam ter um número chamado de código de serviço na nota fiscal.

Para que serve o código de serviço na nota fiscal?

O código de serviço na nota fiscal é a numeração que define o tipo de serviço prestado por uma empresa, determinante para estabelecer o percentual de impostos cobrados em uma prestação de serviços. O código é municipal e deve ser consultado na prefeitura onde está o emissor.

No entanto, se os serviços forem regulamentados pela Lei Complementar nº 116 de 2003, podem ser consultados na tabela de códigos de serviços.

É preciso, porém, não confundir código de serviço com CNAE, que é a Classificação Nacional das Atividades Econômicas. Nesse segundo caso, é apontada a atividade econômica que é realizada pelo negócio.

Quando é preciso emitir NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)?

A emissão da NFS-e deve ocorrer sempre que um fato gerador do documento acontecer. Como o próprio nome diz, trata-se da execução ou prestação de um serviço, portanto, sempre que uma empresa prestar um serviço para outra pessoa física ou jurídica, deve-se emitir a nota.

Em outros termos, nos municípios homologados, é preciso emitir a NFS-e ou o RPS todas as vezes que uma empresa prestar serviços para um contribuinte.

Agora que você sabe quando a nota deve ser emitida, veja os procedimentos que sua empresa deve realizar na ocasião:

• envio da nota: para que o contribuinte envie o seu RPS para solicitar a emissão de NFS-e, é preciso de um programa eletrônico oferecido pela prefeitura ou criado localmente.
• processamento da nota: o processamento dos RPS é feito em lotes. Por isso, é preciso enviar um lote de RPS, que irá gerar uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica para cada um dos recibos. O serviço de recepção desses lotes é denominado Assíncrono, isto é: não acontece em tempo real.
• recebimento: após o processamento, o contribuinte recebe um número de protocolo que permite o acompanhamento do processo de geração da NFS-e.

Os contribuintes não são notificados, por isso é preciso ficar atento ao processamento. Também é importante lembrar que a emissão pode ser deferida ou não, por conta de pendências documentais.

Veja também: Confira as vantagens de um gerenciador de nota fiscal eletrônica

Confira este infográfico que mostra diversas informações importantes sobre a nota fiscal de serviços:

Agora que você já sabe quando precisa emitir a NFS-e, vamos mostrar como calcular seus impostos e como gerar o documento.

Como calcular os impostos da Nota Fiscal de Serviços?

A Nota Fiscal de Serviços tem a incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS), que varia de acordo com o tipo de serviço prestado, o regime de tributação ao qual a empresa se submete, assim como a própria localização na qual o prestador de serviços se encontra, variando entre 2% e 5%.

Portanto, o primeiro passo para calcular o valor de um imposto é consultar a prefeitura do seu município para saber a alíquota praticada.

Feito isso, basta multiplicar o valor da alíquota pelo valor do serviço que está sendo oferecido. Por exemplo, se o valor da prestação de serviços for de R$1 mil, e a alíquota de 5%, então o cálculo do ISS será:

• ISS = Valor do serviço * % da alíquota
• ISS = R$ 1.000 * 5% = R$ 50

Confira também: Como emitir as notas fiscais de venda em um marketplace?

Quer mais algumas dicas para saber definitivamente o que é Nota Fiscal de Serviço eletrônica?

Então, confira este vídeo:

https://youtu.be/eyhOxyGf-W0

Como emitir Nota Fiscal de Serviço?

Se você quer saber como emitir nota fiscal, o primeiro passo é se cadastrar na prefeitura para obter a inscrição municipal. Para tanto, serão solicitados alguns documentos importantes, como CNPJ da empresa, contrato social, comprovante de endereço, documentos dos sócios etc.

Com tudo devidamente registrado e a inscrição municipal emitida, a empresa terá acesso ao sistema da prefeitura por meio de um login e senha. Em alguns casos, também é crucial ter o certificado digital.

Cada emissor tem suas próprias características e particularidades. Basta acessar o sistema e encontrar a alternativa de emissão de notas fiscais. Lá, você deve preencher todos os dados da prestação de serviços.

O processo inclui informar as informações do destinatário, como nome, endereço, CNPJ ou CPF. Depois, é só preencher o tipo de serviço prestado e o valor da transação.

A maior parte dos sistemas já calcula automaticamente o valor do ISS, mas, caso seja preciso, basta colocar o valor da alíquota e depois multiplicá-la pelo valor da nota emitida.

Como cancelar uma NFS-e?

Em caso de erros ou até de desistência por parte do tomador do serviço, é possível cancelar uma Nota Fiscal de Serviços diretamente no site da prefeitura, por meio de uma guia chamada “Cancelamento da NFS”. Ao fazer isso, deve-se aguardar a autorização para efetivar o cancelamento.

Se você estiver usando um sistema automatizado de notas fiscais, o processo pode ser feito diretamente na ferramenta.

Lembrando que, como cada sistema de prefeitura é diferente, a aba de cancelamento pode estar em locais distintos.

A necessidade de padronização do processo de emissão da NFS-e, inclusive, foi um dos fatores que contribuíram para a criação do projeto NFS-e Nacional, do qual já participam de empresas enquadradas como MEI. Falaremos um pouco mais sobre a iniciativa a seguir. 

O que é o projeto NFS-e Nacional?

O NFS-e Nacional é um projeto que tem por objetivo padronizar e facilitar a emissão de notas fiscais eletrônicas às discussões de serviços em todo o Brasil, usando apenas um banco de dados desenvolvido e regulamentado pela Receita Federal com a participação da Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf).

O primeiro passo para a implementação desse projeto foi a criação de um Ambiente de Dados Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (ADN NFS-e).

Tal ambiente facilita os procedimentos relacionados às notas fiscais por meio de um layout padrão, bem como emissão e transmissão, busca de notas e painel de consulta. Muitas cidades já fizeram a adesão.

No entanto, apesar dos avanços, devido à quantidade de municípios que existem no Brasil, ainda há uma grande complexidade em sua implementação total.

Agora que você já sabe como é a emissão da NFS-e, como automatizar sua emissão?

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Além disso, gera os arquivos XML e HTML que também já são enviados automaticamente por e-mail aos seus clientes.

Outra característica especial é que você pode emitir notas fiscais de diferentes CNPJs e para diversas prefeituras sem sair do sistema ou fazer vários logins. É muito mais rápido e prático.

O NFE.io também contém um painel de controle com gráficos e dados para gerenciamento de seu faturamento mensal. Por fim, faz consultas automatizadas de CPF e CNPJ e oferece desconto na emissão do seu certificado digital .

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