Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io

As ferramentas digitais e os mecanismos on-line de acesso de dados entraram no mundo dos negócios não só para facilitar as formas de comunicação, mas também para auxiliar os próprios procedimentos do segmento de atuação empresarial — como acontece com o gerenciador de nota fiscal

Cada vez mais empresas surgem no meio digital e realizam todas as suas atividades de modo completamente on-line – o Banco Neon, fundado no Brasil e sem agências físicas, é um dos maiores exemplos.

É claro que existem diversos recursos e de ferramentas usados para possibilitar essa nova modalidade de negócio, compondo a chamada transformação digital. No entanto, exemplos como o do gerenciador de nota fiscal eletrônica ganham destaque por oferecerem benefícios transformadores à rotina das empresas..

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Nos idos tempos do papel impresso, a logística das empresas era completamente diferente.

A emissão de uma nota fiscal era essencial, mas demandava toda uma estratégia de armazenamento e catalogação para que os arquivos não se perdessem. Além disso, caso algum erro acontecesse, era bastante complicado realizar checagens e comprovações.

Com um software gerenciador de nota fiscal eletrônica, como o NFE.io, isso não acontece: as notas fiscais podem ser conferidas a qualquer momento.

Veja também: Como emitir as notas fiscais de venda em um marketplace?

Ao longo deste artigo, vamos falar sobre as dificuldades e benefícios de gerenciar notas fiscais, e como um sistema gerenciador, como o da NFE.io, pode ajudar a simplificar a gestão deste importante documento.

Boa leitura! 

A importância da nota fiscal

A nota fiscal eletrônica é um documento obrigatório que oficializa o processo de venda de produtos e serviços no ambiente físico e no digital. No comprovante, todas as características da negociação são documentadas, incluindo natureza da operação, quantidade do produto, tipo de negociação e imposto incidente.

O documento é essencial para registrar as transações comerciais de mercadorias, tendo validade jurídica e facilitando a auditoria de impostos e tributações pelo fisco. 

Além disso, serve de garantia caso o produto esteja em desconformidade, possibilitando que o comprador negocie trocas, substituições ou mesmo acione mecanismos legais para desfazer a transação.

Como gerenciar notas fiscais? Desafios e oportunidades

Embora a nota fiscal seja um documento imprescindível na rotina de empresas que vendem produtos ou prestam serviços, alguns desafios tornam a rotina de gerenciamento complexa. Veja, na lista abaixo, com quais deles você se identifica: 

• alto volume de emissão de notas;
• complexidade do regime fiscal;
• incidência de erros humanos.

Alto volume de emissão de notas

Seja qual for o seu segmento de atuação, emitir e gerir notas fiscais em grande volume pode ser complicado para um setor que já trabalha sobrecarregado por outras demandas. 

Além da emissão, é importante ter uma rotina de armazenamento, arquivamento e conferência periódica dos documentos, o que adiciona mais uma carga de complexidade à tarefa. 

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Complexidade do regime fiscal 

Diferentes regiões do país trabalham com regulações fiscais igualmente diferentes. 

Tais particularidades fazem com que empresas que atuam em nível nacional (ou mesmo inter regional) enfrentem o desafio de adaptação às diversas normas vigentes na hora da emissão da nota e do cálculo dos tributos aplicáveis. 

Incidência de erros humanos 

Por fim, a combinação dos fatores anteriores pode culminar no último item da nossa lista: a inevitável incidência de erros humanos no processo de emissão do documento. 

Pequenos detalhes inseridos incorretamente ou a ausência de informações essenciais podem acarretar problemas junto ao fisco e à Receita Federal. Além disso, a identificação destes equívocos pode levar a um processo de retificação ainda mais complexo e burocrático.

Como contornar os desafios? 

Felizmente, encarar os obstáculos acima não é a única opção para você e seu time. Com a ajuda de algumas ferramentas de apoio, como o gerenciador de nota fiscal, é possível minimizar (e até sanar) as questões pontuadas. 

A seguir, te mostramos, de forma prática, por que usar um gerenciador de notas fiscais pode trazer vantagens para a sua rotina. 

Por que usar um gerenciador de notas fiscais?

Aqui estão algumas das principais vantagens de usar um gerenciador de notas fiscais:

1. Agilidade
2. Rapidez de emissão
3. Cálculo 
4. Organização

A seguir, falaremos em detalhes sobre cada uma.

1- Agilidade

Com um bom software, é possível obter um gerenciador de nota fiscal eletrônica e customizá-lo com as informações de sua empresa.

Lembra-se dos antigos formulários de notas fiscais, com cabeçalhos e alguns dados preenchidos de forma padrão? Essa comodidade era o máximo que se alcançava com as notas impressas. As questões de cálculo e de informações de clientes precisavam ser todas preenchidas a cada emissão.

Com o gerenciador de notas fiscais, isso não acontece. O sistema conta com um banco de dados no qual é possível cadastrar os clientes e suas informações – assim, quando você precisa fazer algo relacionado a ele, não precisa preencher tudo novamente, e sim recuperar os dados já salvos.

Além disso, é possível encontrar, com apenas alguns cliques, todas as notas que já foram emitidas para aquele cliente, sem correr o risco de deixar alguma passar em branco.

2- Rapidez de emissão

O gerenciador de nota fiscal eletrônica NFE.io tem um sistema integrado e bastante rápido. Como os dados já estão salvos, os procedimentos técnicos são muito menos complicados e mais ágeis do que quando era feita a emissão manual.

Ganha-se tempo na inserção de dados e no processo de acesso ao sistema de validação, que já está disponível no software.

Quando a emissão é finalizada, a NFe é gerada em questão de segundos.

Ou seja: com uma ferramenta como a NFE.io, foi-se o tempo em que era preciso aguardar validações e procedimentos externos.

Os órgãos oficiais de fiscalização e as prefeituras fiscalizam todos os tipos de software de gerenciador de nota fiscal eletrônica, de modo que todas as emissões já estão devidamente validadas.

Veja mais: Tipos de nota fiscal eletrônica, quais as principais diferenças?

3- Cálculo

Emitir uma nota fiscal é um procedimento burocrático, mas que envolve conhecimentos profundos na hora de se fazer cálculos e balanços.

Com o gerenciador de nota fiscal, a etapa ocorre de forma mais simples. Para os casos em que a alíquota de imposto é variável, a vantagem é inegável: quando inserido o valor total da nota fiscal eletrônica, as taxas de desconto já são automaticamente calculadas.

Com o gerenciador de nota fiscal eletrônica, não só há uma maior economia de tempo, mas também aumento da segurança e da confiabilidade nas emissões

Afinal de contas, se o software estiver configurado corretamente e com as informações adequadamente inseridas em seu sistema, as chances de erro são praticamente nulas.

4- Organização

É inegável a forma como o gerenciador de nota fiscal eletrônica contribui para a organização da empresa.

Como o banco de dados é totalmente eletrônico, você pode mesclar e combinar filtros com muita facilidade, tais como:

• filtrar todas as NFe do mês anterior;
• selecionar todas as notas de um cliente no ano passado.

Dessa forma, o armazenamento e a recuperação dos dados acontecem de forma muito mais rápida.

Além disso, é possível criar categorias específicas para cada tipo de nota. Uma empresa que tem clientes com assinatura, com compras avulsas e com pacotes de compra, por exemplo, pode separar essas três modalidades no ato da emissão.

A adoção da prática gera a organização no ato da emissão e no armazenamento, já que a busca fica bem mais fácil.

Vantagens de usar o gerenciador de notas fiscais NFE.io

A NFE.io reduz o tempo e a complexidade gasta com a emissão de notas fiscais e a consulta de dados, te ajudando a ganhar performance, tempo e dinheiro.

Com a nossa ferramenta, você tem segurança na emissão automática de notas fiscais de forma fácil, simples e com cálculo de impostos precisos para evitar erros humanos. 

Além disso, é possível contar com painéis de dados sobre o andamento de seu negócio, um esquema de integração via API com outros sistemas, conta Multi Empresas e até um desconto especial para adquirir o certificado digital e-CNPJ A1.

Conheça as funcionalidades

A seguir, listamos algumas das funcionalidades que tornam o NFE.io o melhor gerenciador de nota fiscal para a sua empresa.

Envio de e-mails para seus clientes

Ao emitir a nota fiscal eletrônica de serviço, o sistema faz o envio automático do documento para o seu cliente em PDF e em XML, evitando o trabalho manual e otimizando o tempo da sua equipe.

Dashboard: tudo no seu controle!

O dashboard permite o monitoramento do crescimento da sua empresa mês a mês, com um relatório direto e simples.

Cálculo de imposto automático

Sabe aqueles erros manuais na hora de lançar informações de impostos no site do governo? Com o nosso sistema para emissão de notas fiscais eletrônicas de serviços, o cálculo de impostos é feito de forma automática a partir do envio de dados mínimos.

Multiempresas

Em nosso sistema, você pode cadastrar vários CNPJs para emitir suas notas fiscais sem pagar nada a mais por isso. Assim, você pode usar como white-label ou modo de revenda de forma simples e organizada, sem surpresas no fim do mês.

Veja alguns dos números que fazem a NFe.io se orgulhar de seus anos de trajetória: 

Faça agora mesmo a integração rápida do seu meio de pagamento com o sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica: NFE.io!