Já aconteceu de você, por algum motivo, perder uma nota fiscal que a sua empresa emitiu? O que fazer nesse tipo de situação? Como recuperar nota fiscal emitida?
De acordo com a lei, todo estabelecimento é obrigado a emitir NFs e armazená-las por, no mínimo, 5 anos. Se nesse meio tempo você perder uma NF, fica tranquilo que não é o fim do mundo.
Neste artigo vamos mostrar como recuperar nota fiscal emitida de maneira descomplicada, em um passo a passo:
- Entre no portal da NFe da SEFAZ
- Procure a chave de acesso no DANFE
- Digite o número da chave de acesso
- Faça o download do arquivo XML
Continue a leitura para saber de que forma isso é possível e mantenha-se em dia com o Fisco e suas obrigações fiscais.
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Como recuperar nota fiscal emitida?
1. Entre no portal da NFe da SEFAZ
O primeiro passo de como recuperar nota fiscal emitida é acessar o Portal da NFe no site da Secretaria da Fazenda. Lá é possível consultar, baixar e imprimir cada nota.
2. Procure a chave de acesso no DANFE
Para entrar no Portal e ter acesso à NFe, é necessário que você tenha em mãos o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE). Isso porque é neste documento que estará a Chave de Acesso; sem ela ela você não consegue acessar nenhuma nota fiscal.
3. Digite o número da chave de acesso
Você deverá digitar os 44 dígitos da chave de acesso no campo solicitado e um código de segurança que a página vai gerar automaticamente.
4. Faça o download do arquivo XML
Feito isso, basta fazer o download do arquivo XML. Vale lembrar que, para essa consulta, é preciso ter o certificado digital habilitado.
E se você não tiver a Chave de Acesso?
Será que tem como recuperar nota fiscal emitida sem a Chave de Acesso?
Bom, sem a Chave de Acesso as coisas ficam um pouco mais complicadas, mas não impossíveis.
A Secretaria da Fazenda possui um serviço chamado WebService de Distribuição. Por meio dele, você consegue encontrar notas fiscais emitidas nos últimos 3 meses sem precisar de uma Chave de Acesso.
Para realizar a busca da NF desejada, basta ter em mãos o número de CNPJ e o certificado digital da empresa.
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Há outra alternativa para recuperar nota fiscal emitida?
Felizmente sim. Caso você não consiga recuperar a nota fiscal emitida do jeito que falamos anteriormente, há uma outra possibilidade.
De acordo com a legislação vigente, é obrigatório que haja duas vias da nota fiscal: uma para quem vende e outra para quem compra. Ou seja, você pode solicitar uma cópia da nota fiscal para o seu fornecedor.
No entanto, apesar de parecer algo simples, esse método para recuperar uma NF pode ser mais complicado do que você imagina. Isso porque, para fazer a solicitação, é necessário fornecer informações de número e série da nota, o que pode não ser tão fácil de conseguir.
Se você precisar recuperar uma ou poucas notas, o processo é mais tranquilo. A complicação vem quando se trata de muitas notas e de notas antigas.
Apesar de necessária em casos extremos, essa alternativa não é muito indicada, pois pode acabar desgastando a relação da sua empresa com os fornecedores.
Como recuperar nota fiscal emitida para seu CNPJ?
Para recuperar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida contra o seu CNPJ, a forma mais direta e oficial é pelo Portal Nacional da NF-e da Secretaria da Fazenda (Sefaz), utilizando um Certificado Digital (A1 ou A3).
Aqui está o passo a passo detalhado e as alternativas disponíveis para fazer isso:
1. O Método Oficial: Portal Nacional da NF-e
Este é o caminho padrão se você tem a chave de acesso da nota ou quer consultar o que foi emitido para você.
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O que você precisa: Certificado Digital da empresa (CNPJ) e, idealmente, a chave de acesso de 44 dígitos da nota.
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Como fazer:
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Acesse o Portal Nacional da NF-e.
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Vá em Consultar NF-e.
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Insira a chave de acesso de 44 dígitos.
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Use o seu Certificado Digital para liberar a visualização completa e fazer o download do arquivo XML (que é a nota fiscal válida por lei) e do DANFE (o PDF).
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2. Pelo Portal do Empreendedor (Para MEI)
Se a sua empresa for um Microempreendedor Individual (MEI), o processo de consulta de notas de prestação de serviços (NFS-e) ficou unificado.
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Como fazer:
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Acesse o Portal de Gestão Financeira Nacional do MEI.
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Faça o login com sua conta Gov.br (prata ou ouro).
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No menu de notas fiscais, você consegue consultar tanto as notas que você emitiu quanto as que foram emitidas para o seu CNPJ de prestador de serviços.
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3. Utilizando Plataformas de Gestão e Softwares de Consulta (Mais Prático)
Se você precisa buscar notas de forma automática, sem ter a chave de acesso em mãos, a melhor saída é usar sistemas de consulta via API da Sefaz. Eles realizam a Manifestação do Destinatário, que avisa o governo que você reconhece aquela operação e libera o download.
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Exemplos de ferramentas: Arquivei, Qive, eNotas, Sieg, ou o próprio sistema de ERP que sua empresa já utiliza (como Bling, Conta Azul, etc.).
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Como funciona: Você vincula o Certificado Digital A1 ao sistema. Ele varre a base da Sefaz e traz uma lista de tudo o que foi emitido contra o seu CNPJ nos últimos dias, permitindo baixar o XML e o PDF em lote.
4. No Portal da Prefeitura (Para Notas de Serviço – NFS-e)
Se a nota que você está procurando é de um serviço prestado para a sua empresa (como uma consultoria, software, manutenção), ela não estará no portal nacional da Sefaz, mas sim no sistema da prefeitura do prestador.
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Como fazer: Acesse o sistema da Nota Fiscal Paulistana, Carioca, ou da prefeitura da cidade onde o serviço foi contratado, faça o login com o CNPJ/Certificado Digital da sua empresa e consulte o painel de “Notas Recebidas”.
💡 Nota importante: Guarde sempre o arquivo XML das notas fiscais. Por lei, as empresas são obrigadas a armazenar os XMLs de entradas e saídas por, no mínimo, 5 anos. O DANFE (PDF) serve apenas para transporte e leitura rápida, mas o que tem valor jurídico é o XML.
Documentos disponibilizados pela Sefaz
Quando você for entrar no Portal da Secretaria da Fazenda para recuperar alguma nota fiscal, é importante que você saiba que não são todos os documentos presentes em uma NF que o órgão disponibiliza para download.
Veja a seguir quais documentos são disponibilizados pela Sefaz para cada agente de uma nota fiscal.
Emitente da NFe
- Manifestação do Destinatário (NFe);
- Conhecimento de Transporte (CTe) Autorizado/Cancelado;
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) Autorizado/Cancelado;
- Registro de Passagem;
- Averbação para Exportação;
- Eventos da Suframa (Vistoria/Internalização);
- Evento do Fisco de Resposta ao Pedido de Prorrogação;
Destinatário
- NFe – a própria nota da compra;
- CTe;
- Resumo da NFe;
- Cancelamento (NFe e CTe);
- Carta de Correção (NFe e CTe);
- CTe Autorizado/Cancelado;
- MDFe Autorizado/Cancelado (NFe e CTe);
- Registro de Passagem;
- Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC) (NFe e CTe);
- Averbação para Exportação;
- Eventos da Suframa (Vistoria/Internalização);
- Pedido de Prorrogação;
- Evento do Fisco de Resposta ao Pedido de Prorrogação.
Ficou claro como recuperar nota fiscal emitida? Agora que você já sabe o que fazer, ficará mais fácil evitar problemas com a Receita Federal e manter as suas obrigações fiscais em dia.
Confira em nosso blog: Como emitir nota fiscal de produtos importados? Confira 4 passos para nacionalizar mercadorias com segurança
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