Ainda que a maioria dos documentos empresariais esteja em formato digital, muitas vezes é preciso tê-los fisicamente. Por conta disso, você tem que se familiarizar com termos como AIDF da Nota Fiscal.
Afinal, diferente de outros tipos de documentos, aqueles que são disponibilizados pelo governo precisam de uma autorização para serem emitidos.
É por essa razão que uma organização, quando precisa imprimir um documento fiscal, tem que solicitar a AIDF. Embora pareça burocrático, esse processo é importante para a segurança do seu empreendimento.
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Neste artigo, você vai entender o que é, para que serve, a importância do documento e como emiti-lo. Boa leitura!
O que é AIDF na Nota Fiscal?
AIDF é a sigla para “Autorização para Impressão de Documentos Fiscais”, um procedimento que autoriza estabelecimentos comerciais a imprimirem documentos fiscais, garantindo que as impressões estejam em conformidade com as normas tributárias estaduais. O documento serve para quem quer transformar as Notas Fiscais eletrônicas em documentos físicos.
Assim sendo, toda e qualquer nota que precise ser impressa por algum motivo necessita de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais.
Ainda que a versão física não seja exigida normalmente, a demanda pode ocorrer em alguns casos específicos, como a solicitação de um fornecedor que não está conseguindo fazer a consulta on-line.
Para que serve a AIDF da Nota Fiscal?
A AIDF serve para autorizar uma determinada companhia a imprimir um documento fiscal, garantindo sua autenticidade. Além disso, é útil para manter o controle dos documentos fiscais impressos, evitando a falsificação e assegurando sua legitimidade.
Vale destacar que é a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais que regulariza as gráficas, permitindo que imprimam documentos de uma determinada organização.
Somente o contribuinte emissor pode solicitar esse número. O pedido é, então, analisado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), podendo ser deferido ou não.
Quando o pedido é deferido, a empresa solicitante tem que encontrar uma gráfica regularizada para prestar o serviço. Para saber se uma indústria é apta para tal, deve-se consultar a SEFAZ.
Leia também:
- Como emitir nota fiscal MEI? Entenda se a emissão de NF é obrigatória;
- Entenda como cancelar a nota fiscal eletrônica em 10 passos simples!
Onde fica a AIDF na Nota Fiscal?
O número da AIDF, emitido pela Secretaria da Fazenda do Estado, deverá ser sempre impresso no rodapé das Notas Fiscais, e a gráfica que imprimirá o documento terá acesso a ele quando a organização solicitante for autorizada.
Agora que você já sabe onde fica, pode surgir uma dúvida muito comum: como conseguir a AIDF? É sobre isso que vamos falar no próximo tópico.
Como emitir uma AIDF?
Para emitir o número, acesse o portal da SEFAZ. Lembrando que cada Secretaria tem um sistema diferente. Ainda assim, basicamente, os passos são:
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
- acessar o site da Secretaria da Fazenda;
- fazer o login por meio do SIARE (Sistema Integrado de Administração da Receita Federal);
- inserir a IE (Inscrição Estadual) e o CPF do responsável pela empresa;
- informar a senha;
- escolher o serviço.
Vamos falar, a seguir, sobre cada etapa detalhadamente.
1. Acessar o site da SEFAZ
Primeiramente, você precisa encontrar o site da Secretaria da Fazenda, e então acessá-lo. Caso não tenha cadastro, é necessário preencher um pequeno formulário.
2. Fazer login pelo SIARE
Depois que você já tiver feito o cadastro, é só realizar o acesso e encontrar o módulo SIARE. É por meio dessa funcionalidade que você poderá fazer o pedido.
3. Insira a Inscrição Estadual
Agora, você terá que informar a Inscrição Estadual da sua companhia, bem como o CPF do responsável por ela. Nesse caso, pode ser o documento do titular da organização ou de um preposto, caso ele seja autorizado pelos sócios.
4. Informe a senha
A senha que você deve informar é a mesma do seu último acesso. Se você nunca acessou o portal, será necessário usar o código de acesso, de oito dígitos, que é fornecido para empresas recém criadas.
5. Escolha o serviço
Ao acessar o sistema com a senha, os serviços disponibilizados aparecerão na sua tela. Escolha a alternativa “CDFA/AIDF/Documentos Fiscais/Solicitações/AIDF”.
Nesse momento, é necessário preencher todos os campos e imprimir o protocolo de solicitação. A partir daí, o seu pedido será analisado pela SEFAZ do seu estado.
Em caso de deferimento, você receberá um e-mail da administração da Secretaria informando a decisão. Então, o número será gerado e um novo link exigido.
No entanto, se a solicitação for indeferida, ou seja, se não for aceita pela Secretaria da Fazenda, você terá que ver o motivo e corrigir os dados na funcionalidade Retificações.
Como o MEI pode emitir o AIDF?
Agora que você já sabe como emitir a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais da Nota Fiscal, pode surgir uma outra dúvida: um MEI consegue fazer essa impressão? A resposta é não. Entretanto, existe uma exceção.
Os prestadores de serviços de transportes municipais podem. A modalidade tem algumas especificidades que a enquadram nas atribuições da prefeitura. Então, nesse caso específico, quem autoriza a impressão da NF é a própria prefeitura.
É preciso de AIDF para emitir Nota Fiscal?
Conforme vimos ao longo deste artigo, somente a impressão da Nota Fiscal requer essa autorização. No entanto, o que é necessário esclarecer é que o processo está se tornando cada vez mais obsoleto.
Hoje em dia, não é mais necessário imprimir a Nota Fiscal. O único documento que precisa acompanhar uma mercadoria é o DANFE, e, para imprimi-lo, o processo é bem mais simples.
Inclusive, você pode saber sobre o que é o DANFE, como emiti-lo e para que serve o documento lendo esse artigo que separamos para você: DANFE On-line: guia completo para emitir seu documento com segurança!
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