O sistema de gestão empresarial, também conhecido como Enterprise Resource Planning (ERP), é um integrador crucial de todos os processos de negócios.
A introdução dessas soluções tem revolucionado a forma como as companhias operam, dando a elas um nível de eficiência e visibilidade sem precedentes.
De acordo com o Panorama ERP Report, cerca de 81% das organizações estão em processo de implementação do ERP ou completaram a implementação.
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Essa estatística sublinha o papel crítico que os sistemas de gestão empresarial desempenham na performance, fornecendo uma visão integrada dos processos.
O resultado é a otimização de várias funções, levando a uma melhora geral na produtividade, eficiência e economia.
No entanto, a decisão de implementar o ERP exige um investimento significativo de tempo, recursos e comprometimento.
Por isso, é crucial entender o que é um sistema de gestão empresarial e quais são os benefícios para sua organização. E é sobre isso que falaremos neste artigo. Boa leitura!
O que é um sistema de gestão empresarial?
O sistema de gestão empresarial, também conhecido como Enterprise Resource Planning (ERP), é um software que organiza e gerencia as atividades diárias da companhia. Isso inclui desde a produção e o planejamento de recursos até as vendas, o marketing, as finanças e os recursos humanos.
Em sua essência, o ERP é um sistema integrado que opera em tempo real, sem depender de atualizações periódicas, sendo projetado para consolidar todos os processos em um único sistema, o qual pode ser acessado e utilizado por todas as partes interessadas.
A principal vantagem é que ele unifica e simplifica os processos de negócios, o que possibilita compartilhar informações entre vários departamentos e funções, eliminando a necessidade de ter sistemas separados para diferentes operações.
Além disso, esse sistema fornece relatórios detalhados e análises que podem ajudar os gestores a identificar áreas de ineficiência e tomar decisões estratégicas mais embasadas.
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Qual é o objetivo de um sistema de gestão empresarial?
O principal objetivo de um sistema de gestão empresarial é otimizar as operações da companhia. Isto é, proporcionar mais integração entre todos os processos de negócios e funções em um único software, melhorando a eficiência, direcionando bem os recursos, reduzindo redundâncias e promovendo a colaboração entre os departamentos.
Outro objetivo crucial de um ERP é fornecer dados precisos e em tempo real, que propiciem aos gestores tomar decisões fundamentadas e estratégicas.
Em um mundo de negócios cada vez mais volátil e competitivo, ter acesso a informações atualizadas pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso.
Em paralelo, um ERP visa automatizar e simplificar os processos, eliminando tarefas manuais repetitivas e reduzindo a probabilidade de erros, o que leva a uma maior eficiência, resultando em economia de custos e aumento de produtividade.
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Quais os benefícios de um sistema de gestão empresarial?
O sistema de gestão empresarial oferece uma série de benefícios que têm o potencial de melhorar significativamente a forma como a organização opera e toma decisões. Por exemplo: mais eficiência, tomada de decisão assertiva, colaboração entre áreas, conformidade, redução de riscos, melhoria no atendimento ao cliente, previsibilidade e economia.
A seguir, vamos falar sobre os principais benefícios.
1. Mais eficiência
Ao integrar e otimizar todos os processos de negócios, o ERP reduz a duplicação de trabalho e elimina a necessidade de tarefas manuais, elevando a eficiência geral. Isso gera o aumento na produtividade e, consequentemente, diminui os custos operacionais, tópico esse que abordaremos mais adiante.
2. Tomada de decisão assertiva
Esse sistema propicia o acesso aos dados em tempo real, de modo que os tomadores de decisão podem agir com base nas informações recentes, assegurando decisões mais embasadas e estratégicas.
A propósito, a capacidade de um ERP de fornecer uma visão holística das operações contribui para identificar tendências e padrões, fornecendo insights valiosos para essa tomada de decisões.
3. Colaboração entre as áreas
A integração dos dados entre os departamentos, possibilitada pelo sistema, viabiliza a colaboração entre as equipes. Com todos na organização trabalhando a partir das mesmas informações, as equipes tomam decisões conjuntas e eficientes.
4. Conformidade e redução de risco
O ERP ajuda a manter a conformidade regulatória e reduzir os riscos, automatizando a geração de relatórios e facilitando o monitoramento das leis e normas em tempo real. A solução ainda eleva a segurança dos dados, com controles e permissões de acesso.
5. Melhoria do atendimento ao cliente
Com informações integradas e atualizadas, as empresas melhoram o atendimento ao cliente, fornecendo respostas mais rápidas e precisas às consultas dos consumidores.
Isso sem dizer que algumas soluções ERP também incluem módulos de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) que ajudam a estreitar ainda mais a relação, o que tende a gerar fidelização e novos negócios.
6. Previsibilidade
Esse sistema faz com que as empresas planejem a produção, o estoque, as necessidades de pessoal e o direcionamento de recursos com mais precisão, oferecendo previsões efetivas, que são baseadas em dados históricos e tendências atuais.
7. Economia de recursos
Os sistemas de gestão empresarial oferecem um benefício significativo em termos de economia de recursos, pois integram diversas funções em uma única plataforma, otimizando processos e eliminando a necessidade de múltiplos softwares.
Além disso, a economia é percebida na diminuição do uso de recursos físicos, como papel e espaço de armazenamento, uma vez que a maioria dos processos e documentações se tornam digitais.
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Como escolher um sistema de gestão empresarial?
A escolha do sistema de gestão empresarial é uma decisão estratégica, que tem um impacto significativo na eficiência operacional e no crescimento da organização. Para tal, vale considerar os seguintes aspectos: necessidades do negócio, tamanho e setor da companhia, integração entre plataformas usadas, custo, suporte, treinamento e escalabilidade.
Confira mais detalhes sobre os aspectos-chave!
Necessidades do negócio
O primeiro passo na escolha do ERP é entender as necessidades do seu negócio. Isso inclui a identificação de problemas e ineficiências atuais e as áreas em que você espera ver melhorias. Essa análise ajuda a identificar quais funcionalidades são mais importantes.
Tamanho e setor da empresa
A escala e o setor do negócio também influenciam a escolha. Algumas soluções são mais adequadas para empresas de grande porte, enquanto outras são ideais para as pequenas e médias. Da mesma forma, existem ERPs que são específicos para determinados setores, como manufatura, varejo ou serviços.
Custo
Essa é, obviamente, uma consideração importante, o que engloba o custo de compra e implementação do software, bem como o de manutenção e atualização.
Lembre-se de que o ERP é um investimento de longo prazo e, como tal, o valor deve ser avaliado em relação ao custo-benefício no decorrer do tempo.
Suporte e treinamento
O fornecedor do software deve ser capaz de fornecer suporte e treinamento adequados, pois é isso que vai garantir que sua equipe utilize o sistema efetivamente e que qualquer problema seja resolvido prontamente.
Escalabilidade
A capacidade de escalar é outra consideração relevante. Em vista disso, o ERP deve ser escalável para crescer com seu negócio e acomodar o aumento da demanda à medida que a empresa se expande, sem que isso represente um aumento de custo.
Integração de sistemas existentes
A capacidade de integrar o ERP com os sistemas existentes é um fator crucial. Ele deve ser capaz de se integrar aos softwares atuais para evitar interrupções nas operações e garantir que você continue utilizando as plataformas com as quais está acostumado.
Para exemplificar, é preciso que a solução seja facilmente integrada ao sistema de emissão de notas fiscais. Afinal, isso garante mais facilidade no cálculo de impostos, evitando erros e retrabalho.
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