Um dos principais desafios atuais é gerenciar o tempo e conseguir realizar as inúmeras tarefas do dia a dia de forma efetiva e rápida, principalmente no ambiente de trabalho.
Profissionais de todas as áreas buscam alta produtividade e, para auxiliá-los, existem diversas dicas de gestão do tempo no trabalho. Mas, como escolher a estratégia de gestão que mais combina com o seu perfil sem se perder entre esse alto volume de sugestões?
Para facilitar essa análise, explicamos alguns métodos mais famosos por sua eficiência, que já foram comprovados por diversos profissionais de sucesso.
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Veja também: Dicas de melhorias de processos para uma empresa que você pode implementar agora mesmo
Mas o que é gestão do tempo no trabalho, afinal?
Não sabe o que é gestão do tempo? Fique sabendo que é muito fácil entender o que é gestão do tempo.
Confira esta definição!
O que é a gestão do tempo no trabalho:
“Gestão do tempo no trabalho é um conjunto de técnicas usadas para organizar as tarefas diárias (semanais ou mensais, dependendo do nível de complexidade) de modo a realizá-las conforme o padrão desejado e com qualidade de vida e dentro do tempo disponível”
Isto é: não adianta trabalhar horas a fio para realizar suas tarefas! É preciso alcançar esse objetivo sem trabalhar demais nem comprometer seu bem-estar.
Ficou claro para você o que é gestão do tempo no trabalho? Então, vamos prosseguir?
Antes, confira estas dicas de como administrador o tempo no trabalho. Faça como as pessoas que tem uma “Inteligência Produtiva“:
Fonte: Siteware
4 formas práticas de fazer a gestão do tempo no trabalho
Organização e tecnologia são a chave para seu dia render mais e você alcançar altos níveis de produtividade.
1- Planeje seu dia para uma eficiente gestão do tempo no trabalho
Não é nenhuma novidade que planejamento é a palavra de ordem para profissionais que pretendem aumentar sua produtividade, porém planejar grandes períodos de uma só vez pode contribuir com a má gestão do tempo no trabalho.
Em vez de planejar o mês ou, até mesmo a semana, planeje o seu dia. Ao chegar no trabalho não comece suas tarefas de imediato, mas separe 30 minutos ou uma hora para listar todas as atividades que precisam ser realizadas durante aquele dia.
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Após enxergar essas atividades, chega o momento de definir as prioridades para, aí sim, começar a trabalhar efetivamente. Tente estimar quanto tempo você levará para concluir cada uma das tarefas.
Dica: Se não estiver fácil priorizar tarefas, a sugestão é começar pela tarefa mais difícil ou trabalhosa. Isso porque é comum que nossa energia vá se esgotando ao longo do dia e isso facilita a postergação e a não realização dessas tarefas mais complexas, que foram planejadas para o dia.
2- Técnica Pomodoro para a gestão do tempo no trabalho
Muito famosa por sua efetividade, a técnica Pomodoro surgiu em meados de 1980 e possui como fundamento principal a divisão de tarefas em blocos de tempo para aumentar o foco e a produtividade.
Confira o passo a passo básico para aderir a essa técnica de gestão do tempo de trabalho:
- Liste todas as tarefas pendentes;
- Programe um cronómetro para 25 minutos e escolha uma dessas tarefas pendentes para realizar continuamente durante esses 25 minutos sem interrupções;
- Mesmo que a tarefa ainda não tenha sido concluída, após esses 25 minutos de trabalho, faça uma pausa de cinco minutos.
- Retorne para a tarefa por mais 25 minutos e repita esse procedimento até concluir a atividade.
Importante: A cada quatro “Pomodoros” (25 minutos ininterruptos de trabalho) faça uma pausa mais longa, tire cerca de 30 minutos de descanso ou realizando alguma atividade relaxante.
Essa técnica é eficiente para quem tem dificuldade em se manter focado, já que por 25 minutos, você vai precisar evitar distrações como o celular ou até mesmo conversar com outras pessoas, como colegas de trabalho, focando apenas em uma única atividade.
Planejamento e concentração são fundamentais para o sucesso na gestão do tempo de trabalho, coloque a técnica em prática e veja sua produtividade aumentar.
3- Utilize a tecnologia a seu favor
Que tal utilizar a tecnologia como uma aliada da sua produtividade em vez de ser um empecilho no seu dia? Com certeza a gestão de tempo no trabalho poderá ser muito facilitada com a ajuda da tecnologia.
Aplicativos de trocas de mensagens, redes sociais, dentre inúmeros outros itens disponibilizados pelo avanço tecnológico facilmente se tornam uma distração no dia a dia, porém, com o foco adequado, seu smartphone pode se tornar um aliado de sua produtividade e até ajudar a diminuir conflitos no trabalho em equipe.
O aplicativo Remember the milk permite a listagem e organização de atividades e tarefas de forma simples e intuitiva. É possível criar listas de tarefas para potencializar a gestão do tempo de trabalho e incluir responsáveis por atividades específicas.
A facilidade de utilização desse aplicativo é seu principal ponto forte e você pode ainda listar suas tarefas pessoais e profissionais em um mesmo local, para enxergar tudo o que é necessário realizar ao longo do dia.
Veja mais: Facilite sua vida com a gestão de notas fiscais automatizada
4- faça uma lista de tarefas: sim – simples assim!
Muitas pessoas quebram a cabeça pensando em como organizar o tempo no trabalho. Aliás, foi a primeira dica que demos aqui.
Você pode usar aplicativos, é claro. Mas nem todo mundo precisa de algo tão complexo no seu dia a dia.
Por isso, porque não fazer a gestão do tempo no trabalho usando a velha e bo dupla: papel e caneta?
É muito simples:
- No final do dia, faça uma lista de tudo que pretende fazer no dia seguinte.
- Não pense na ordem de prioridade, apenas escreva tudo!
- Depois, marque o horário daqueles compromissos que já estão agendado, como reuniões e almoços de negócios. Escreva ao lado do item o horário marcado.
- Em seguida, marque quais são as tarefas mais importantes e vá numerando ao lado: 1, 2, 3 etc.
- No dia seguinte, comece pela tarefa número 1 e não largue dela até um horário marcado de compromisso. Retome a tarefa quando voltar.
- Sega nesse ritmo, sempre riscando as tarefas que já cumpriu nos intervalos dos compromissos.
- No final do dia, repita o procedimento: comece anotando as tarefas que não conseguiu realizar, acrescente novas e os compromissos já agendados.
Que achou dessa maneira fácil de como administrar a gestão do tempo no trabalho?
Se você é fã de aplicativos, substitua o papel e caneta pelas listas do Trello. Um aplicativo com versão gratuita e usado por grandes empresas.
Leia também: 4 ideias para melhorar a produtividade da empresa + 3 ferramentas para usar no dia a dia
Quer mais algumas dicas de como gerenciar seu tempo? Então, confira este vídeo da Siteware:
Automatize tarefas e facilite a gestão de tempo no trabalho
Se você tem menos coisas para fazer, vai ficar mais fácil gerenciar seu tempo no trabalho.
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