Documentos contábeis são gerados mensalmente pelas empresas e uma gestão ineficiente traz uma série de problemas para o seu negócio:
- perda e vazamento de dados;
- dificuldade para encontrar informações importantes;
- aumento de custos com impressões, pastas e manutenção do ambiente;
- ação judicial.
Quer evitar essas consequências em seu negócio? 😉
Então, continue conosco e aprenda como fazer gestão de documentos contábeis.
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O que são documentos contábeis?
São aqueles documentos que registram as movimentações financeiras de uma companhia e são úteis para a área contábil da empresa calcular as principais obrigações fiscais.
Eles são vitais para um negócio, logo, exigem atenção redobrada quanto ao seu controle e arquivamento, pois precisam ser guardados sem rasuras ou qualquer outro tipo de deterioração.
Além de uma conservação eficaz, é essencial que você registre todos os documentos e coloque o material em ordem cronológica no livro contábil do negócio, priorizando o período de fechamento, seja ele mensal, trimestral ou anual.
🎥 Quer saber mais? Assista:
Quais são os documentos contábeis mais importantes para a empresa?
Uma vez que você já sabe o que são documentos contábeis, é hora de descobrir os modelos mais comuns. Confira!
Documento fiscal
Ele comprova a venda e a aquisição de serviços ou produtos. Dessa maneira, você garante que a negociação gere os tributos corretamente.
Pelo fato de grande parte dos documentos fiscais serem virtuais, o armazenamento deles é feito por meio do ambiente digital.
Um bom exemplo disso é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que formaliza a venda de produtos ou serviços.
💡Fique por dentro: Domine os tipos de Nota Fiscal Eletrônica (NFs) [Guia]
Comprovante de pagamentos
Neste grupo, encontram-se os registros de água, luz, aluguel, telefone e outras despesas que o negócio possui. De maneira geral, eles são armazenados por cinco anos.
Tais documentos geram dados que devem ser adicionados nos demonstrativos contábeis da empresa, como o Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados.
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💡 Dica de leitura: Como calcular o capital de giro no balanço? Descubra aqui
Extrato bancário
Ele mostra uma série de movimentações diárias e recebimento de vendas. Ademais, os saldos bancários também pertencem aos demonstrativos contábeis.
Comprovante de pagamentos de tributos e encargos trabalhistas
Entre os mais populares, destacam-se:
- folha de pagamento;
- guia de recolhimento do FGTS;
- pagamentos de salários, 13º e férias.
💡 Dica de leitura: Controle de rotinas contábeis: 5 dicas fundamentais para manter a contabilidade da sua empresa sob controle
Como fazer gestão de documentos contábeis?
Preparado para conhecer as melhores dicas de gestão contábil? Entre as principais, podemos destacar:
- priorize os documentos mais importantes;
- estabeleça um padrão para classificar seus arquivos;
- organize os documentos por grupo;
- crie uma cultura de organização;
- use a tecnologia a seu favor.
Vamos entender cada uma delas! 👇
1- Priorize os documentos mais importantes
Quando o assunto é documento contábil, menos é mais. Ou seja: guarde somente aquilo que for relevante para as operações da sua empresa.
O excesso de documentos aumenta a desordem e torna mais complicado identificá-lo futuramente.
Fonte: Marcas Consultoria
Fonte: Marcas Consultoria
2- Estabeleça um padrão para classificar seus arquivos
Para encontrar os documentos da empresa com facilidade, é preciso selecionar uma pasta para cada um deles, com nomes abreviados e cores distintas.
Por exemplo:
- Nome da pasta: Cl (clientes);
- Cor: azul.
Foto: Marcus Marques
3- Organize os documentos por grupo
Outra dica é organizar documentos junto a seus pares. Na prática, você deve colocar planilhas e gráficos relacionados ao cliente no mesmo espaço, o que facilita a identificação do material.
A mesma regra vale para Declarações de Imposto de Renda, notas de compra ou serviços, extratos bancários, cópia de cheques, relatórios e protocolos.
4- Crie uma cultura de organização
Implementar uma cultura de gestão de documentos é fundamental para o sucesso de qualquer negócio, seja de pequeno, médio ou grande porte.
Por isso, treine todas as pessoas da sua equipe para que elas conheçam os processos e deixem tudo em ordem.
💡Saiba mais: Passo a passo: como montar um treinamento EAD em 5 etapas?
5- Use a tecnologia a seu favor
O investimento em tecnologia traz diversos benefícios para a gestão de documentos do seu negócio. As principais vantagens são:
- redução de custos: evita gastos com papéis, impressora e tintas;
- segurança dos dados: protege a sua empresa contra documentos rasgados, perdidos ou amassados;
- economia de espaço: exclui a necessidade de dezenas de pastas e documentos amontoados em um negócio;
- aumento na produtividade: permite identificar os materiais com mais rapidez;
- disponibilidade: facilita o acesso aos documentos a qualquer momento, sendo necessário apenas ter conexão à internet.
Tudo certo com os documentos contábeis?
Bom, você compreendeu o que são documentos contábeis, a importância, os benefícios e como fazer a gestão corretamente. Esse processo é, sem dúvidas, essencial para o sucesso de qualquer negócio.
Assim, é preciso colaboradores altamente capacitados e com conhecimento suficiente para mergulhar no processo e proporcionar, ao seu negócio, um alinhamento cada vez mais preciso.
E, para facilitar a gestão de documentos contábeis, conte com soluções que reduzem o tempo e a complexidade gasta com emissão de notas fiscais e consulta de dados.
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