Gestão de estoques é processo que garante a disponibilidade dos produtos e outros insumos que uma empresa precisa para operar e atender as necessidades de seus clientes.
Você acaba de entender o que é gestão de estoques, mas você sabe como fazer a gestão de estoques na sua empresa?
A gestão de estoques tem como objetivo garantir que a empresa tenha os produtos certos, na quantidade certa para venda e no momento certo. Quando feita de forma eficaz, as empresas conseguem reduzir seus custos evitando o excesso ou a escassez de produtos
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Um dos aspectos mais desafiadores da administração de um negócio é aprender como fazer gestão de estoque com eficiência. Saber qual a melhor maneira de promover um gerenciamento adequado do estoque te ajudará a garantir o sucesso de sua empresa.
Pensando nisso, separamos aqui 10 dicas fundamentais de como fazer uma gestão de estoques eficiente e obter melhores resultados para o seu negócio.
Leia também: As 5 principais ferramentas para gestão de estoque que você precisa conhecer
10 dicas de como fazer gestão de estoque na sua empresa
Um bom controle de estoque pode fazer toda a diferença nos resultados da sua empresa. No entanto, alguns gestores ainda apresentam certa dificuldade em fazer um gerenciamento eficiente deste que é um setor vital para os negócios.
Se esse é o seu caso, separamos aqui 11 dicas de controle de estoque para você implementar na sua empresa e obter melhores resultados.
Ms antes, entenda porque é importante conhecer bons métodos de administração de estoques.
Por que saber como fazer a gestão de estoques e seu controle é importante?
Antes de listarmos as nossas dicas de controle de estoque, é importante que você entenda a importância e os benefícios dessa prática para os negócios.
Quando você faz um controle de estoque eficiente, evita-se a compra demasiada de certos produtos que saem menos das prateleiras, por exemplo. Assim, você poderá investir em coisas mais rentáveis e capazes de trazer retornos mais vantajosos para o seu negócio.
Sem um bom controle de estoque, é bem provável que você acabe armazenando muitos produtos que se tornarão obsoletos no decorrer do tempo. Ou que tenham seu prazo de validade expirado, gerando desperdícios e prejuízos.
Com o estoque devidamente gerenciado, você consegue compreender com mais clareza o movimento de entrada e saída de mercadorias. Dessa forma, a sua empresa ganha em produtividade, reduzindo custos e redirecionando os recursos de maneira inteligente.
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O controle de estoque em dia permite obter informações mais precisas sobre as demandas do mercado, falhas processuais e o potencial de lucro que cada produto representa.
Saiba mais: 5 dicas para fazer uma boa logística para e-commerce
Agora sim,
1 – Tenha processos claramente definidos
A primeira dica de como fazer gestão de estoque e seu controle é garantir que todos os processos deste setor estejam claramente definidos. Quando não há processos claros, as coisas podem ficar fora de ordem e fora de controle rapidamente.
Assim, uma das coisas mais importantes que você pode fazer para garantir o gerenciamento bem-sucedido é mapear claramente todos esses processos.
Com um sistema de gerenciamento de estoque, por exemplo, você pode descrever cada etapa do processo de compra e venda, desde a cotação até a emissão da nota fiscal, bem como da ordem de compra até o recebimento e o faturamento.
Confira esta ilustração de Amarildo Nogueira divulgada pela Wirecard que sugere um processo de gestão de estoques em 4 passos:
2 – Acompanhe as vendas
Acompanhar as vendas é outra estratégia de como fazer uma gestão de estoques eficiente.
Procure verificar, diariamente, quais e quantos itens são vendidos e atualizar os totais de estoque.
Mas, mais do que isso, você precisará analisar esses dados. Por exemplo:
- Você sabe quando certos itens vendem mais rápido ou caem suas vendas?
- Há sazonalidade?
- Existe um dia específico da semana em que você vende determinados itens?
- Alguns itens quase sempre vendem juntos?
Compreender não apenas seus totais de vendas, mas também tentar ter uma visão mais ampla de como as coisas são é importante para manter o estoque sob controle.
3 – Métodos PEPS e UEPS
Dando início às nossas dicas para controle de estoque, temos dois dos principais métodos de administração de estoques que tratam da entrada e da saída de mercadorias.
O PEPS, Primeiro a Entrar e Primeiro a Sair, é um princípio importante do gerenciamento de estoque. Nele, o seu estoque mais antigo (primeiro a entrar) deve ser vendido primeiro (primeiro a sair), e não seu estoque mais novo.
Esse método de controle é especialmente importante para produtos perecíveis, o que evita desperdícios.
Para gerenciar um sistema PEPS, você precisará de um espaço físico bem organizado. Isso significa adicionar novos produtos na parte de trás ou garantir que o produto antigo permaneça na frente.
Já no método UEPS, Último a Entrar e Primeiro a Sair, o último item comprado no estoque deverá ser vendido primeiro. Diferentemente do PEPS, o UEPS não é indicado para produtos perecíveis. No entanto, ele possibilita que sejam feitos ajustes mais rápidos nos preços e nas quantidades a serem repostas com base no consumo real.
Quando os últimos itens adicionados no estoque são vendidos primeiro, você consegue obter uma média do consumo em um período específico, o que permite prever quanto desse produto será vendido.
Se você optar pelo UEPS, recomenda-se manter o estoque mínimo para evitar que os produtos encalhem.
Estes são os mais usados tipos de controle de estoque.
Confira mais algumas dicas sobre PEPS, UPES e também p MPM neste quadro-resumo divulgado pelo blog Caderno ONQ:
Depois desses exemplos de gestão de estoques, as coisas estão ficando mais claras para você?
Então, vamos prosseguir com mais dicas de controle de estoque em sua empresa.
4 – Plano de contingência
O controle de estoque é uma tarefa sujeita a diversos problemas que podem prejudicar os seus negócios. Por exemplo:
- Suas vendas aumentam inesperadamente e você exagera na compra de mercadorias;
- Você tem um déficit de fluxo de caixa e não pode pagar pelo produto que precisa imediatamente para atender a demanda;
- Seu estoque não tem espaço físico suficiente para acomodar seu aumento sazonal nas vendas;
- Um produto que sai pouco ocupa a maior parte do seu estoque.
Para evitar que esses problemas coloquem a sua empresa em risco, é interessante que você faça um plano de contingência para quando tais problemas surgirem. Nesse plano, é preciso se perguntar, por exemplo:
- Como reagir a cada possível problema?
- Quais etapas deverão ser seguidas para resolver o problema?
- Em que escala esses problemas afetam o seu negócio?
5 – Projeções de demanda
A projeção de demandas é uma importante forma de planejar as compras para abastecer o seu estoque sem pecar pela falta nem pelo excesso.
Com essa terceira das nossas dicas para controle de estoque, você consegue prever a quantidade de produtos que o seu negócios precisará dispor para atender a demanda em um período específico.
Para isso, faça análises de mercado. Além disso, identifique tendências de vendas a partir de dados de períodos anteriores. Isso ajudará a garantir que não faltem produtos nas prateleiras. Assim, você não perderá nenhuma venda.
6 – Categorize seu estoque
Categorizar seu estoque em grupos de prioridade é uma das mais importantes dicas para controle de estoque. Alias, esse é um dos métodos de gestão de estoques que traz melhores resultados.
Afinal, isso pode ajudar você a entender a frequência e a quantidade com que seus produtos saem.
A sugestão é segmentar seus produtos em três grupos: A, B e C.
- Grupo A: Produtos de alto valor com baixa frequência de vendas.
- Grupo B: Produtos de valor moderado com uma frequência moderada de vendas.
- Grupo C: Produtos de baixo valor com alta frequência de vendas.
Ao fazer essa categorização, você consegue identificar aquilo que é imprescindível para sua empresa. Isso servirá como base para a gestão eficiente do estoque. Dessa forma, você minimiza erros de compra e prioriza aqueles produtos que fazem o seu negócio funcionar.
Acompanhe este vídeo cheio de dicas de gestão de estoque com curva ABC, publicado pela Aprendendo Gestão:
7 – Faça auditorias no estoque
As auditorias no estoque são importantes para acompanhar:
- a quantidade de produtos disponíveis;
- o prazo de validade deles;
- se estão sendo devidamente armazenados de acordo com as normas de segurança e de qualidade.
Com isso, é possível identificar se há necessidade de fazer novas compras. Ou de modificar os preços, fazer promoções, etc.
A periodicidade fica a seu critério. Há empresas que fazem uma vez por ano, enquanto outras fazem mensalmente, semanalmente ou até mesmo diariamente.
8 – Analise o desempenho do fornecedor
Não há como fazer uma boa gestão de estoque se você não puder contar com fornecedores competentes e confiáveis.
Um fornecedor não confiável pode causar problemas a sua gestão de estoque. Se ele, por exemplo, está sempre atrasando as entregas e descumprindo certas cláusulas contratuais, é hora de agir.
Procure analisar o desempenho do seu fornecedor a fim de verificar se ele tem atendido bem às suas demandas. Caso você esteja insatisfeito, procure conversar e resolver o problema.
No entanto, esteja sempre preparado para trocar de fornecedor ou lidar com níveis incertos de estoque.
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9 – Adote meios adequados de identificação
Cada item em seu estoque deve ter uma descrição básica que inclua o nome do fornecedor e quaisquer outros detalhes importantes e um número de identificação.
Por exemplo, se você encomendar camisetas em caixas que contenham 12 itens, a caixa deverá ter um rótulo que inclua o número do item camiseta, a quantidade (12) e uma descrição do produto.
Isso facilita o rastreamento, garantindo que você saiba o que cada caixa contém e quanto ela contém.
Se você tiver grandes quantidades de estoque, procure adotar um sistema de rastreamento de código de barras. Pois isso possibilita que a equipe rapidamente digitalize, identifique e transfira informações de inventário para qualquer software que você esteja usando.
10 – Considere uma solução automatizada
A última dica de como fazer gestão de estoque de maneira eficiente é o uso de soluções automatizadas.
Ao automatizar o processo de gestão de estoque, você ganha mais agilidade em tarefas repetitivas e consegue minimizar os riscos de falhas humanas. Um bom software de gerenciamento de estoque de dá acesso a relatórios e são gerados automaticamente e que te permitem compreender com mais clareza o andamento de diferentes processos.
Essas soluções oferecem várias ferramentas para ajudá-lo com o gerenciamento adequado de seu estoque e evitar processos demorados e manuais. Além disso, um software para gestão de estoque pode te ajudar a reduzir custos falhas humanas, realocar mão de obra em outras tarefas e impulsionar sua produtividade.
Você também pode usar soluções automatizadas baseadas em nuvem; assim, as informações estarão disponíveis onde quer que você esteja e sempre que necessário.
Veja alguns exemplos de ferramentas de gestão de estoque:
Veja também: Passo a passo de como fazer a gestão empresarial com ERP
Essas foram as nossas 10 dicas fundamentais de como fazer gestão de estoque. Apesar de ser um desafio para a maioria das empresas, a gestão de estoque exerce papel determinante no sucesso de qualquer negócio.
Quer mais algumas dicas sobre gestão de estoques? Então, confira este vídeo do SEBRAE:
Saiba mais: O que é gestão de estoque e porque ela é importante para os resultados da sua empresa
Como um gerenciador de notas fiscais pode ajudar na gestão de estoques?
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Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io
muito boa essas dicas