Você sabe como funciona o departamento financeiro de uma empresa?
Principalmente em pequenos negócios, esse departamento da empresa, muitas vezes, não recebe a atenção que deveria.
E esse é um grave erro. Afinal, ele é responsável por zelar pelos recursos, ativos e pelo património de seu negócio, de forma a que você sempre tenha disponíveis os valores necessários para que sua empresa possa ser operada com tranquilidade.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Neste post você vai ver tudo sobre o departamento financeiro para que possa estruturá-lo adequadamente. E, assim, tocar sua empresa com mais segurança e recursos bem administrados.
As principais áreas da estrutura do departamento financeiro de uma empresa
Para saber como organizar o departamento financeiro de uma empresa, foque nestas 4 áreas de atuação.
1- Planejamento financeiro
Quando se pensa em como organizar o financeiro de uma empresa, o primeiro passo é seu planejamento.
O planejamento financeiro envolve a criação de um plano de ação para que a empresa esteja sempre capitalizada.
Assim, será capaz não apenas de honrar seus compromissos, mas também de fazer os investimentos necessários para crescer e conquistar clientes.
Por isso, a área de planejamento financeiro é responsável por manter todos os demonstrativos e relatórios financeiros da empresa atualizados. Dessa forma, poderá acompanhar o andamento das atividades e saber se tudo está ocorrendo como planejado.
Além disso, a área de planejamento, pelos mesmos motivos apresentados acima, também deve fazer a gestão dos indicadores financeiros. Isto é: dos índices utilizados para saber se a performance financeira da empresa está adequada.
Você sabe quais são os principais indicadores financeiros de uma empresa? Então, confira este infográfico:
2- Tesouraria
O nome lembra tesouro. E é isso mesmo que esta parte da estrutura do departamento financeiro de uma empresa faz: manter seu rico dinheirinho sempre disponível quando necessário.
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Essa é uma das mais importantes tarefas do setor financeiro de um negócio: manter o fluxo de caixa em ordem e a liquidez da empresa sempre em dia.
Afinal, pense bem, não tem como administrar uma empresa financeiramente se ela não tiver recursos disponíveis para pagar os gastos e fazer investimentos.
Nesse sentido, a tesouraria deve estar vigilante e usar sistemas de controle para prever continuamente quais serão as saídas de recursos da empresa ao longo do tempo.
Da mesma forma, deve estimar as entradas futuras e, assim, ter uma previsão continuamente atualizada, com vários dias de antecedência, de quanto estará disponível em caixa ao final de cada dia.
Caso esse valor seja negativo, devem ser tomadas medidas preventivas. Assim, evita-se ter que apagar incêndios e tomar empréstimos de última hora.
Nesse sentido, o uso de ferramentas digitais é fundamental. Tanto na tesouraria como nas demais áreas da estrutura do departamento financeiro da empresa.
Para isso, podem ser usadas desde planilhas do Google Sheets até ferramentas financeiras especializadas.
Conheça algumas delas:
3- Área fiscal
Toda empresa com fins lucrativos deve pagar impostos. Tudo bem, disso você até sabia.
E a área fiscal, dentro da estrutura do departamento financeiro, é a responsável para que todos os impostos, tributos e taxas sejam pagos em dia e no valor correto.
Para isso, um planejamento tributário pode ser feito com o objetivo de descobrir qual é o melhor regime fiscal que a empresa deve adotar entre Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido, por exemplo.
A emissão de notas fiscais também é uma tarefa de responsabilidade desta área. Para isso, usar um bom software gerenciador de notas fiscais automatizado é a melhor solução.
Todos os cálculos são realizados corretamente e as notas são emitidas e enviadas aos clientes sem qualquer dificuldade.
4- Contabilidade
Essa área da estrutura do departamento financeiro da empresa, ao lado da área fiscal, é responsável por zelar pelo cumprimento das normas legais que regem o funcionamento da empresa.
Mas, mais importante que isso, é manter toda documentação referente às movimentações financeiras, entradas e saídas, para poder avaliar as condições dos ativos e passivos do negócio.
Assim, a contabilidade cruza todas essas informações em demonstrativos e pode saber se a empresa está dando lucro, se sua estrutura de capital é adequada ou se a liquidez é suficiente para manter o negócio em funcionamento.
Ficou claro para você o que é gestão financeira empresarial e como ela deve ser estruturada em áreas dentro do organograma financeiro da empresa?
Para integrar essas áreas, você pode usar ferramentas de comunicação interna como o Slack e também softwares de gestão de equipes, como Trello.
Depois, integre todos elas com suas ferramentas de gestão financeira, por meio de APIs. Descubra como fazer isso neste post: O que é API e como ele aumenta a produtividade nas empresas
* Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga apaixonado por dados, produtividade e chocolate meio amargo.
