Empresários e gestores lidam com muitos dados financeiros, normas e obrigações tributárias e documentos fiscais em sua rotina. Em muitos casos, a dificuldade de acompanhar todas essas questões atrapalha a gestão empresarial. Por isso, é indispensável implementar a automação fiscal para agilizar processos operacionais, reduzir custos e burocracia e se manter em conformidade com o Fisco.
Entender a importância da automação fiscal e empregá-la nas organizações simplifica as atividades dos colaboradores dos setores financeiros e contábeis. O uso da tecnologia também contribui para gerar, aos empresários, um olhar mais amplo sobre o negócio, facilitando a gestão corporativa.
A digitalização de tarefas fiscais não só otimiza o tempo da equipe, como aumenta a segurança de dados e das informações tributárias enviadas ao governo.
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Afinal, ao deixar o trabalho manual para trás e utilizar softwares para automatizar procedimentos internos, você garante mais assertividade nas informações.
Desta forma, com o acompanhamento dos dados financeiros e fiscais, é mais fácil analisar o desempenho do negócio e tomar decisões estratégicas.
Neste artigo, você entende o que é, por que investir e como funciona a automação fiscal e os benefícios de implementá-la na sua empresa.
Boa leitura!
O que é automação fiscal? Entenda!
A automação fiscal é a implementação de softwares ou sistemas inteligentes que otimizam as atividades fiscais e contábeis dos colaboradores das organizações com práticas integradas e mecânicas. A digitalização de processos contribui para reduzir custos, diminuir erros e agilizar o acesso às informações tributárias e financeiras.
Na prática, a tecnologia possibilita que atividades, antes feitas por pessoas, agora sejam realizadas por um sistema moderno, de forma mais simples e ágil. O uso do recurso permite que as empresas resolvam problemas de trabalhos repetitivos e cansativos, aumentando assim, a produtividade da equipe.
Desta forma, funções que exigem atenção dos funcionários, como calcular impostos, emitir e receber notas fiscais, controlar gastos, consultar CNPJ, registrar dados e enviar informações aos órgãos fiscalizadores ocorrem de maneira automática.
Em resumo, a automação fiscal é uma ferramenta que ajuda a aprimorar os resultados das empresas, evitando o descumprimento de obrigações fiscais junto à Receita Federal e suas consequências legais, como multas e sanções.
Por que investir em automação fiscal?
Os empresários que entendem a importância de investir em automação fiscal simplificam atividades complexas e reduzem o tempo de execução e a incidência de falhas humanas. Assim, deixam seus processos operacionais mais inteligentes, ágeis e práticos.
Portanto, implementar um software que digitaliza tarefas manuais, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, não é mais um diferencial para as empresas, e sim, uma prática essencial para torná-las mais eficientes, produtivas e rentáveis.
Um sistema automatizado de gestão empresarial também centraliza as tarefas e os processos em uma mesma plataforma, o que permite a atualização do fluxo de dados em tempo real. Desse modo, os gestores visualizam o negócio de maneira ampla e tomam decisões mais rápidas e assertivas.
Lembre-se: as melhorias que a automatização proporciona aos negócios também impactam a qualidade das entregas para os clientes.
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Benefícios da automação fiscal
Agora que você já sabe o conceito de automação fiscal e sua importância, é essencial conhecer, de forma detalhada, os principais benefícios para o seu negócio. Veja a seguir!
1- Ter mais segurança jurídica
Documento fiscal é assunto sério para qualquer negócio se manter em dia com o Fisco. Afinal, todas as informações tributárias das empresas devem estar corretas perante ao órgão fiscalizador — para evitar multas e penalidades. Por isso, é essencial garantir a segurança jurídica dos dados da sua organização.
A automação fiscal oferece mais precisão nas informações das notas fiscais eletrônicas, uma vez que utiliza sistemas avançados para processos fiscais, impedindo que os dados vazem.
Outro benefício em relação à segurança é a confidencialidade dos dados. Geralmente, ficam armazenados em um meio digital protegido com criptografia e acesso controlado com login e senha. Assim, colaboradores não autorizados não interagem com informações fiscais restritas aos donos do negócio e gestores.
2- Simplificar processos para o controle fiscal
O uso da automatização de dados fiscais simplifica processos internos, e torna a rotina da equipe mais ágil e eficiente.
O recurso facilita a integração de várias informações e setores, e aumenta o controle fiscal. Na prática, você deixa de organizar pilhas de documentos impressos e notas fiscais manualmente, e passa a ordená-los em uma mesma plataforma. Com isso, não perde registros importantes.
3- Ganhar tempo nas atividades fiscais
Otimizar o tempo gasto nas atividades fiscais é uma das principais vantagens da automação. Com a tecnologia, você registra, processa e armazena informações tributárias e financeiras de uma só vez e em um único software.
Os gestores também ganham agilidade ao procurar por uma informação específica nas notas fiscais eletrônicas, e não em registros físicos, para tomar decisões estratégicas.
Ou seja, ao emitir a NF-e, toda a empresa se beneficia, afinal, pesquisar no software é muito mais rápido do que em arquivos de papel, não é mesmo?
Assim, com o armazenamento on-line, basta digitar qualquer dado para encontrar um documento fiscal.
4- Aumentar a produtividade da equipe
Como você viu no tópico anterior, economizar tempo nas atividades empresariais é uma das grandes conveniências da automação fiscal. Naturalmente, ao agilizar os processos internos, a equipe aumenta a produtividade no trabalho.
Vale destacar que, antes da digitalização, para evitar erros, os profissionais da área financeira tinham que conferir manualmente informações sobre faturamento, guias, impostos e outras documentações. Como você sabe, as atividades manuais têm mais chance de serem refeitas e comprometem a produtividade.
Outra vantagem da automação de processos é a agilidade na coleta de dados e geração de relatórios para os clientes. Em poucos cliques, sua equipe pesquisa no sistema informações importantes das notas fiscais.
5- Diminuir erros e retrabalhos
Cometer falhas no cálculo de impostos e emitir uma NF errada são problemas que prejudicam as empresas junto ao Governo Federal. Na área fiscal, informações incertas do negócio se transformam em multas e sanções da fiscalização e prejuízo no bolso.
Com a tecnologia, as organizações utilizam dados corretos e fazem análises financeiras mais precisas, pois as informações se concentram na mesma plataforma. Assim, você e sua equipe não precisam mais consultar, de forma manual, as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa.
Aproveite para ler: Consulta de nota fiscal para meu CNPJ: aprenda como fazer!
6- Reduzir custos do negócio
Ao otimizar tempo nas tarefas fiscais, aumentar a produtividade da equipe e diminuir erros, sua empresa também reduz custos. Quer ver como?
Na prática, se um colaborador economiza tempo em alguma atividade fiscal, ele pode fazer outras demandas do setor com o tempo restante. Com mais produtividade, o time trabalha melhor e bate as metas. E por último, ao reduzir falhas nas notas fiscais, os clientes ficam satisfeitos e se mantêm fiéis à empresa.
Todos esses fatores contribuem para cortar gastos e aumentar a receita da organização..
O uso de software também ajuda a reunir informações atualizadas e corretas em uma única ferramenta, o que evita receber multas e processos judiciais relacionados às contas da empresa.
Em meio a tantas atribuições dos colaboradores, não dá para depender apenas da ação humana, concorda?
7- Monitorar as notas fiscais eletrônicas em tempo real
Muitas empresas dependem do portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para verificar a emissão de notas fiscais contra seu CNPJ. Se este é o seu caso, saiba que está perdendo tempo e dinheiro.
Com a automação fiscal, você monitora as notas emitidas em tempo real e não tem que se preocupar mais se o site da SEFAZ está disponível ou fora do ar.
8- Gerir a gestão financeira à distância
A automatização permite gerenciar as finanças da empresa à distância. Ou seja, você não precisa estar no escritório o dia inteiro para acessar os dados fiscais.
Como as informações ficam armazenadas no sistema on-line e em aplicativos, você pode consultá-las 24 horas por dia, de qualquer lugar e dispositivo.
Acompanhar as transações do negócio a todo momento é uma grande vantagem da automação fiscal.
Já pensou em gerir as finanças da empresa da sua própria casa?
Aproveite para ver no infográfico algumas dicas de como manter a produtividade no home office!
9- Ter uma visão ampla do negócio
A automatização integra diferentes dados e setores da empresa, o que possibilita aos gestores uma visão fiscal ampla e estratégica do negócio.
Por sua vez, as tomadas de decisão das lideranças se tornam mais assertivas, uma vez que se baseiam em informações confiáveis e corretas, pautadas por análises e interpretação de dados unificados. Desta forma, é viável fazer uma gestão empresarial mais eficiente.
Portanto, a automação fiscal é uma ótima ferramenta para implementar em empresas que querem crescer de forma estruturada e organizada, mantendo a conformidade tributária.
Confira também: Ferramentas de automação de escritório: tudo sob seu controle
Como funciona a automação fiscal?
Como mostramos, a automatização oferece muitas vantagens para as empresas em seus processos internos e nas atividades fiscais dos colaboradores.
No entanto, para implementar um sistema confiável, é necessário entender como funciona a automação fiscal Para isso, comece com um bom planejamento. Confira como fazer!
- Avalie os processos contábeis e fiscais.
- Analise as tarefas que podem ser otimizadas.
- Defina o orçamento disponível para o projeto.
- Verifique as prioridades da equipe de trabalho.
Levantar essas informações é indispensável para adquirir um software que atenda às necessidades do seu negócio.
Feito isso, procure por uma empresa de credibilidade, que ofereça um serviço de automação fiscal moderno e eficiente.
Com esse intuito, analise a tecnologia utilizada pelo fornecedor e sua reputação no mercado antes de fechar negócio. Pesquisar comentários de clientes na internet pode te ajudar nesta tarefa.
Como fazer a automação fiscal com o sistema da NFE.io?
A automação fiscal traz muitas vantagens para as empresas que a utilizam na rotina: diminuição de erros e retrabalhos dos colaboradores, economia de tempo da equipe, aumento da produtividade dos profissionais, simplificação de processos internos e redução de custos.
Esses são alguns benefícios que todo negócio pode usufruir, desde que, antes de implementar o sistema de automatização, faça um planejamento do negócio, como mostramos no tópico anterior.
Recomendamos não adotar um software na sua organização sem levantar as principais necessidades do setor fiscal e da sua equipe.
Posteriormente, encontre uma empresa que atenda às suas demandas, de forma descomplicada, ágil e eficiente. A NFE.io tem um dos melhores sistemas automatizados de notas fiscais do mercado.
Com a nossa solução, seu negócio economiza tempo nas atividades fiscais, se torna mais produtivo e menos sujeito a erros.
Veja mais algumas vantagens práticas!
- Calcular impostos de forma automática.
- Gerar arquivos XML e HTML e enviá-los por e-mail para seus clientes.
- Fazer consultas automatizadas de CPF e CNPJ.
- Oferecer desconto no certificado digital.
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