Os empreendedores brasileiros precisam lidar com muitas normas tributárias, obrigações, responsabilidades e documentos fiscais no dia a dia. Por isso, fazer uso da automação fiscal tornou-se indispensável.
Até mesmo quem trabalha na contabilidade sabe a importância da automação de notas fiscais para agilizar processos. Dessa forma, é possível aumentar a segurança de dados e informações prestadas ao FISCO.
Afinal, ao deixar o trabalho manual para trás e utilizar tecnologias avançadas para automatizar processos, sejam eles de cálculos de alíquotas, transações realizadas, dados enviados ou consulta de gastos, você garante mais assertividade às informações.
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E, consequentemente, fica mais despreocupado em relação às questões fiscais que envolvem o seu negócio.
Por que comprometer a segurança de sua empresa se você pode utilizar automação fiscal para garantir seu sucesso?
Separamos 8 benefícios da automação fiscal para qualquer empresa. Principalmente aquelas que estão começando no mercado!
Veja também: Entenda o que é automação empresarial e saiba aproveitar suas vantagens
O que é automação fiscal?
A automação fiscal é a adoção de softwares, plataformas ou sistemas inteligentes que otimizam as atividades fiscais de uma organização, reduzindo o trabalho manual por meio de práticas integradas e automatizadas.
Nesse sentido, o sistema emite a Nota Fiscal Eletrônica automaticamente, sem a necessidade da intervenção humana. Além disso, ele também envia informações aos órgãos fiscalizados e calcula impostos.
Um bom sistema realiza a classificação das despesas, registra os documentos e avalia a conformidade tributária da NFE. Isso diminui drasticamente a necessidade de trabalho manual.
Como funciona a automação fiscal?
A adoção da automação fiscal precisa seguir um bom planejamento dentro do seu negócio. Para isso é preciso avaliar os processos contábeis e fiscais da sua empresa e ver quais são as práticas que podem ser otimizadas.
Posteriormente é necessário avaliar qual o orçamento disponível para o projeto e quais são as prioridades da equipe de trabalho. Esse levantamento é essencial para adquirir o sistema que atenda as necessidades do negócio.
Feito isso, os gestores precisam procurar no mercado um sistema que atenda esses anseios.
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Quais os benefícios da automação fiscal?
Há inúmeros benefícios em se adotar a automação fiscal no negócio. Até porque ele agiliza os processos tornando a empresa ainda mais eficiente. Dentre os principais podemos citar:
- segurança jurídica;
- simplificação de processos;
- ganho de tempo;
- aumento da produtividade;
- redução de custo;
- diminuição de riscos;
- gestão à distância;
- visão ampla do negócio.
Para facilitar o entendimento, vamos falar mais a fundo sobre cada uma dessas vantagens.
1- Segurança jurídica
Documento fiscal é coisa séria e você precisa garantir a segurança jurídica dos dados enviados ao Fisco. A principal vantagem da automação de notas fiscais eletrônicas, portanto, é a garantia da precisão nas informações.
Dessa forma, elas passam por sistemas avançados e processos definidos para garantir toda a segurança que o negócio precisa.
Outro benefício em relação à segurança é justamente na confidencialidade dos dados. Pois geralmente ficam armazenados em um meio digital protegido com criptografia e acesso controlado na nuvem.
2- Simplificação de processos para o controle fiscal
Ao usar a automatização em seus dados fiscais você também permite a simplificação de processos, que se tornam muito mais ágeis e eficientes.
É possível, por exemplo, que vários dados e setores estejam integrados, o que beneficia também no controle fiscal. Você deixa de organizar todos os documentos e notas fiscais manualmente e passa a uni-los em uma única plataforma, sem correr o risco de perdê-los.
3- Ganho de tempo
Otimizar o tempo gasto é um dos principais benefícios da automação. Você passa a registrar, processar e armazenar as informações fiscais de uma só vez, em um só lugar.
Os gestores também ganham tempo na hora de procurar e encontrar alguma informação específica. Veja como exemplo as notas fiscais.
Quando emitidas eletronicamente, impedem que você perca tempo se precisar buscar uma transação dentre várias notas impressas e guardadas em uma gaveta. Assim, com a automatização e armazenamento em um mesmo sistema digital, basta digitar qualquer dado que procura que facilmente encontrará o documento fiscal.
4- Maior produtividade da equipe
Consequentemente, ao ganhar tempo e com processos já estabelecidos, a equipe ganha em produtividade no trabalho. A disponibilidade de mão de obra para o setor financeiro é mais uma grande vantagem.
Isso porque um profissional da área financeira antes precisava conferir várias informações sobre faturamento, guias, impostos e outras documentações manualmente. Agora com as informações automatizadas pode se dedicar finalmente a outras atividades que exigem mais de suas estratégias e mão de obra.
5- Redução de custo
Ao otimizar tempo e produtividade de profissionais em sua empresa, você também estará reduzindo custos. E com a automação fiscal e a garantia de informações mais assertivas, a chance de você precisar pagar por um valor que passou despercebido pelo sistema é quase nula.
Dependendo apenas da ação humana, sabemos que, no meio de tantas contas, o esquecimento de um ou outro pagamento pode ocorrer, se não houver a organização adequada. Já com a automação fiscal, a organização é certeira.
Ao manter todas as informações atualizadas e corretas, você também evita multas e processos judiciais relacionados às contas da empresa.
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6- Diminui os riscos de falhas e retrabalhos
A margem de erro e os riscos de falhas e problemas com fiscalizações também diminuem, assim como os custos e o tempo dedicado a questões fiscais.
Os dados e as análises financeiras, a partir de uma automação, passam a ser mais precisos e organizados, lidos em relatórios e em sistemas.
Os retrabalhos, que geralmente tomam muito tempo dos colaboradores, também são eliminados.
7- Gestão à distância
A automação fiscal acaba permitindo uma gestão financeira à distância. Ou seja, você não precisa estar dentro do escritório, em horário comercial, para acessar algum dado fiscal.
Como estão armazenados em sistemas on-line e até mesmo em aplicativos, caso tenha permissão de acesso, você poderá consultar tudo 24 horas por dia, em qualquer dispositivo e de qualquer lugar que estiver.
Afinal, acompanhar as transações da empresa a qualquer momento é uma grande vantagem da automação.
Já pensou poder fazer a gestão fiscal de sua empresa em casa? Então, veja as vantagens do home office neste infográfico da Siteware:
8- Visão ampla do negócio e decisões mais assertivas
A automação fiscal, por fim, faz com que a visão do negócio seja muito mais ampla para o gestor. Você passa a contar com uma visão geral da organização sob o ponto de vista fiscal, envolvendo diferentes dados e setores da empresa.
As tomadas de decisão, por sua vez, são muito mais assertivas, já que serão sempre baseadas em dados confiáveis e livres de erros, pautadas ainda por análises e interpretação de dados unificadas. A eficiência é garantida.
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Tem dúvidas sobre o assunto? Envie sua mensagem!
Confira em nosso blog: Ferramentas de automação de escritório: tudo sob seu controle
Como fazer a automação fiscal da minha empresa?
Conforme antecipamos, para fazer a automação fiscal no seu negócio é preciso levantar as prioridades e os processos que deverão ser otimizados.
Posteriormente, você precisa encontrar no mercado a solução que melhor atenda as suas necessidades. E um dos melhores softwares de automação fiscal é o NFE.io.
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