Afinal, como fazer consulta de nota fiscal para o meu CNPJ? Essa é uma pergunta comum entre os donos de empresas que se preocupam em garantir a segurança do negócio. Tais empresários sabem que estão sujeitos a sofrer fraudes, principalmente em relação à emissão de notas fiscais falsas, também conhecidas como notas frias.
Essas notas fiscais frias são documentos ilegais que uma pessoa emite para seu CNPJ, sem que você tenha, de fato, feito aquela operação. A emissão de NF falsas é considerada crime e costuma acontecer em casos de lavagem de dinheiro e sonegação de impostos.
Portanto, continue lendo este artigo para entender como fazer consulta de notas fiscais para seu CNPJ e a importância dessa prática para seu negócio!
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Aproveite a leitura!
Por que fazer a consulta de nota fiscal para meu CNPJ?
A falta de controle sobre as notas fiscais emitidas contra seu CNPJ é um dos maiores erros quando o assunto é o recebimento de NF.
Em vista disso, é importante se atentar e sempre fazer consulta de notas fiscais emitidas para o CNPJ da sua empresa. Aliás, vale ressaltar que não são poucos os casos em que a emissão desse documento legal é usado para fraudes.
Em 2022, um funcionário de uma indústria de bebidas foi condenado pelo TJ-SP por um esquema de notas fiscais falsas. Segundo a revista Consultor Jurídico (ConJur), ele se aproveitou da função de confiança para subtrair para si e para o dono de uma transportadora um total estimado em R$ 6,6 milhões. O réu foi acusado de emitir notas de serviços de transporte que não eram prestados na organização para a qual trabalhava.
Os principais usos fraudulentos que podem ocorrer em relação ao CNPJ da sua empresa são:
- obter crédito em bancos e administradoras de crédito;
- acobertar operações ilegais;
- transferir créditos de ICMS ilegalmente;
- usar de forma indevida a Inscrição Estadual para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias;
- cometer sonegação fiscal de impostos.
Portanto, é indispensável efetuar a consulta de notas fiscais de compra pelo CNPJ de seu empreendimento para verificar se os registros emitidos estão em conformidade legal.
Além disso, a pesquisa ajuda a acompanhar as transações comerciais feitas, controlar erros e duplicações de notas e, ainda, evitar fraudes fiscais e problemas com a Receita Federal.
Entenda mais sobre o assunto: como identificar notas frias? Descubra e evite problemas com o Fisco!!
Riscos de não acompanhar as NF emitidas para meu CNPJ
Os empresários que não têm o hábito de realizar consultas de notas fiscais para o CNPJ da organização estão perdendo a chance de garantir a segurança tributária e financeira do próprio negócio.
Algumas áreas, como a fiscal e operacional, correm um risco maior quando as empresas não acompanham as notas fiscais emitidas para seu CNPJ. Confira!
Área fiscal
Os empreendimentos que não cumprem as normas fiscais da legislação vigente, como a escrituração no SPED Fiscal e o recolhimento dos impostos devidos, podem sofrer sanções e multas da Receita Federal.
Neste caso, as penas são altas, podendo exceder em 200% do valor declarado pela organização.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Área operacional
O fato de uma empresa não acompanhar as notas fiscais emitidas para seu CNPJ pode gerar dificuldade na área operacional. Isto é, a gestão da organização pode ser prejudicada.
As consequências podem ser variadas para o negócio, como gastos desequilibrados, falta de controle do fluxo de caixa e inconsistências nos registros fiscais.
Saiba como fazer consulta de nota fiscal para seu CNPJ
A prática de fazer consulta de nota fiscal emitida para seu CNPJ pode ser realizada por meio de verificações constantes do documento no Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou no próprio site das Secretarias da Fazenda dos Estados (SEFAZ).
Desta forma, o departamento fiscal da empresa consegue identificar se a NF emitida para seu CNPJ está correta ou não.
Essa ação possibilita informar ao Fisco sobre o conhecimento da emissão e sua confirmação, o registro das operações não realizadas e o desconhecimento delas.
Por sinal, é importante destacar que a consulta de nota fiscal pelo CNPJ é apenas para compra de produto (NF-e) e não de serviço (NFS-e).
Existem duas formas principais de fazer consulta de nota fiscal para seu CNPJ. Confira!
- Acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou o site da SEFAZ do seu estado.
- Utilizar um software de gestão e emissão de notas fiscais.
Como fazer consulta de nota fiscal para meu CNPJ na SEFAZ?
Para realizar uma consulta de nota fiscal para seu CNPJ na SEFAZ, basta ter a chave de acesso da NF.
Listamos os passos básicos para você seguir. Veja!
- Passo 1 – O primeiro passo é acessar o Portal Nacional da Secretaria da Fazenda, clicar na aba “Serviços”, e em seguida, em “Consultar NF-e” no topo da página.
- Passo 2 – Depois, digite a chave de acesso com 44 dígitos no campo “Chave de acesso da NF-e”.
- Passo 3 – Logo após, confirme o captcha selecionando a opção “Sou humano” e, então, clique em “Confirmar”.
- Passo 4 – Por fim, insira os 6 caracteres do certificado digital A1 ou A3.
Ao finalizar essas etapas, você terá acesso aos dados da NF disponíveis no documento.
O Portal Nacional da SEFAZ é uma escolha simples para consultar as notas eletrônicas emitidas para seu CNPJ. Caso tenha dúvida sobre o número da NF-e, a chave de acesso ou os certificados digitais, atente-se às informações:
- número da nota fiscal: as NF de uma empresa devem ser numeradas de 000.001 a 999.999 e você pode encontrar o número no canto superior da nota original ou no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O documento não serve como nota fiscal, mas tem as principais informações do registro original;
- chave de acesso: cada nota possui uma chave de acesso, ou seja, um código formado por 44 dígitos que serve para identificar a NF-e. Essa numeração fica localizada no documento de formato XML do registro legal e, também, no DANFE;
- certificado digital A1 ou A3: o certificado digital é um arquivo eletrônico de identificação. Ele funciona como uma senha online que valida a autenticidade de seu portador, seja pessoa física ou jurídica.
Leia mais: qual a diferença entre certificado digital A1 ou A3? Descubra como escolher o melhor
Como consultar NFs para meu CNPJ sem chave de acesso?
Consultar NF para CNPJ sem chave de acesso é um pouco mais trabalhoso para a empresa recuperar o documento, mas não é inviável.
A SEFAZ oferece uma alternativa quando as empresas perdem o código numérico sequencial, que está localizado no DANFE. Por meio do Web Service de Distribuição, é possível encontrar NFs-e emitidas nos últimos três meses.
Se essa situação ocorrer com você, para realizar a busca da nota sem ter a chave de acesso, só é preciso ter o número do CNPJ e do certificado digital da sua organização.
Caso tenha alguma dúvida de como fazer essa busca pelo site da Secretaria da Fazenda do seu estado, recomendamos pedir a orientação de um contador.
Aprenda como emitir a segunda via de nota fiscal pelo CNPJ
Perder uma nota fiscal é preocupante para as empresas devido à importância desse documento para a gestão do negócio. Afinal, a NF é essencial para uma série de situações, como registro contábil, reparação de um produto e verificação se o serviço ou a mercadoria estão na garantia.
Por isso, é sempre bom guardá-la em um local físico seguro (se for impressa), uma pasta protegida no computador ou na nuvem.
Entretanto, ninguém está livre de perder uma NF. Caso ocorra com você, é vital saber como emitir a segunda via de nota fiscal pelo CNPJ.
Antes de aprender a emitir, é importante ter algumas informações: número da nota, data da compra, nome do comprador e detalhes do produto ou serviço.
Agora que você já sabe os dados da nota fiscal que precisa ter, confira as possibilidades para recuperar o registro legal e emitir a segunda via!
Pelo e-mail
Hoje em dia, muitas empresas enviam a nota fiscal eletrônica para o e-mail do consumidor com a confirmação de compra. Então, você pode verificar a caixa de entrada ou seu spam. Aproveite para baixar e imprimir o documento e guardá-lo.
Por aplicativo ou site do fornecedor
Muitos fornecedores costumam disponibilizar a NF-e por aplicativo da empresa ou pelo site de compra para que os clientes possam emitir uma segunda via.
Pelo site da SEFAZ
O site da Secretaria da Fazenda dispõe de um campo para incluir a chave de acesso da nota fiscal e emitir a segunda via.
Caso você não tenha esse código, é possível pedir a SEFAZ, desde que tenha um certificado digital.
Pelo fornecedor
Entrar em contato por telefone ou e-mail com o fornecedor que vendeu um produto ou serviço é uma forma simples de recuperar sua nota fiscal.
Certamente, ele terá uma versão da NF para te fornecer.
Software da NFE.io garante consulta ágil de NF para seu CNPJ
A prevenção é a melhor solução, ainda mais em casos sérios e perigosos que podem afetar os processos tributários e financeiros das empresas, como as fraudes de notas fiscais que podem acontecer com qualquer negócio.
Ter conhecimento sobre todas as NF que são emitidas contra seu CNPJ é a forma mais eficiente de identificar, acompanhar e tomar as medidas certas para evitar que sua empresa sofra com riscos fiscais.
A melhor maneira de não se tornar uma vítima das notas fiscais falsas contra seu CNPJ é fazer uma boa gestão fiscal, com o acompanhamento pontual de todas que foram emitidas e recebidas. Portanto, o ideal é automatizar o processo de forma simples e rápida.
Por sinal, a NFE.io oferece um software que automatiza a emissão e gestão de NF, agilizando a identificação das notas emitidas para seu CNPJ.
Também fornecemos uma ferramenta que permite pesquisar dados cadastrais de qualquer empresa apenas inserindo o CNPJ, algo que ajuda a evitar a realização de operações com negócios fraudulentos.
O NFE.io é um sistema completo de gerenciamento de notas fiscais, incluindo cálculo automático dos impostos, emissão, geração dos arquivos XML e HTML, envio das notas por e-mail e um eficiente painel de controle de dados.
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