A rejeição de nota fiscal, apesar de ser um problema comum, pode trazer muitas dores de cabeça para as empresas, independentemente de seu porte. Esse tipo de situação ocorre quando a emissão do documento apresenta erros ou inconsistências, o que impede sua validação pelos órgãos fiscais.
De acordo com Kályta Caetano — especialista em contabilidade da plataforma MaisMei —, em entrevista para a Carta Capital, erros no preenchimento da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) na nota fiscal pode levar a multas, desenquadramento do regime e pagamento de tributos retroativos.
Portanto, compreender as causas e saber como resolver esses impasses é essencial para manter a conformidade e evitar multas ou transtornos operacionais.
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Neste artigo, saiba o que é a rejeição de nota fiscal eletrônica, quais são seus tipos e os motivos que levam a esse resultado. Descubra as consequências para um negócio, qual a diferença entre uma NF-e rejeitada e uma denegada, além de dicas práticas para prevenir e corrigir esses erros.
Vamos lá?
O que é rejeição de nota fiscal?
A rejeição de nota fiscal ocorre quando o sistema que valida o documento encontra algum erro ou informação inconsistente. Dessa forma, a Receita Federal e/ou outros órgãos fiscalizadores desaprovam a nota e, consequentemente, impedem o envio para clientes ou fornecedores.
Esses erros podem surgir por diversos motivos, como dados incorretos (CPF, CNPJ, endereço), prazos de emissão fora do período permitido, divergências nos valores ou até falhas no preenchimento dos campos obrigatórios.
Mas e quando é uma situação de denegação? Qual a diferença entre os dois casos? É o que você confere a seguir!
Qual a diferença entre uma NF-e rejeitada e uma denegada?
A principal diferença entre as duas situações está no momento da identificação do problema. Uma NF-e rejeitada ocorre quando o sistema reconhece erros ou inconsistências no momento da emissão da nota fiscal e impede a validação do documento e o envio ao destinatário.
Por outro lado, uma NF-denegada passa pela validação, mas a autoridade fiscal bloqueia o documento por suspeita de irregularidades, como problemas com o emitente ou destinatário, ou por questões relacionadas a pendências fiscais. Quando acontece, a nota perde sua validade e poder de uso.
Vale ressaltar que, em ambos os casos, é importante resolver a situação rapidamente para evitar transtornos e manter a conformidade fiscal.
Leia mais: Não emitir nota fiscal é crime? Sim! Veja riscos e penalidades
Quais os tipos de rejeição de nota fiscal eletrônica?
Existem vários tipos de rejeição de nota fiscal eletrônica, e cada um deles corresponde a um erro ou inconsistência específica. Abaixo, confira os principais casos e seus códigos.
Código 401 – CPF do emitente ou destinatário inválido
No código 401, o sistema rejeita a nota quando há informações incorretas ou incompletas sobre o emitente (quem emite a nota) ou o destinatário (quem recebe a nota).
Código 596 – Problemas com prazos
Emitir antes da data de autorização da empresa ou após o prazo máximo de 7 dias (ou outro específico a depender da operação). Nesse caso, os órgãos fiscais rejeitam a nota devido à emissão fora do tempo permitido.
Código 610 – Divergências nos valores
O código 610 indica a rejeição da nota fiscal quando os valores que o emitente declara não batem com as informações do documento. Exemplo disso é a diferença entre o valor total da nota e a soma dos produtos ou serviços, ou valores de impostos incorretos.
Código 595 – Erros no preenchimento da justificativa do evento
A penalidade acontece, nesse caso, quando não se preenche os campos obrigatórios da justificativa do evento ou caso tenha informações incorretas.
Código 243 – Problemas com o arquivo XML
No código 243, a nota tem rejeição porque o arquivo XML (formato padrão da NF-e) está mal formado ou contém erros.
Confira também os 7 tipos de rejeições de Inscrição Estadual na emissão da NF-e
Como descobrir o motivo da rejeição da nota fiscal eletrônica?
Descobrir o motivo da rejeição de nota fiscal é primordial para corrigir o problema e emitir o documento corretamente. A seguir, confira o que você deve fazer para identificar a causa da rejeição de uma forma simples e eficiente.
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- Verifique o código de rejeição: consulte o código de erro no sistema de emissão e use a tabela da SEFAZ para entender o motivo;
- Leia a mensagem de erro: analise a mensagem descritiva que acompanha o código para identificar o problema específico;
- Analise o arquivo XML: revise o arquivo XML da NF-e para verificar se todos os campos obrigatórios estão corretos;
- Use ferramentas de validação: utilize validadores de NF-e para identificar erros no arquivo XML ou na estrutura da nota;
- Verifique o certificado digital: confira a validade e a instalação do certificado digital e o renove se necessário;
- Consulte o manual da NF-e: pesquise o código de erro no manual da NF-e para obter detalhes técnicos e soluções;
- Entre em contato com o suporte: procure ajuda do suporte do sistema de emissão ou da SEFAZ se o motivo não estiver claro.
E o que fazer após identificar todos os detalhes que levaram à rejeição da nota fiscal? O próximo passo é corrigir as falhas para regularizar o documento.
O que fazer após uma NF-e ser rejeitada? 5 passos para corrigir
Após conferir o código e entender a causa da rejeição, o próximo passo é ajustar as informações e emitir a nota novamente. Confira as etapas a seguir.
1º – Corrija o erro
Com base no motivo da rejeição, faça as correções necessárias, como ajustar dados incorretos (CPF, CNPJ, endereço), emitir no prazo permitido, corrigir o arquivo XML ou renovar o certificado digital.
2º – Reemita a nota fiscal
Após corrigir o erro, emita a nota novamente e assegure que todos os dados estejam corretos para evitar uma nova rejeição.
3º – Valide a nota reemitida
Confirme se a nota teve autorização da SEFAZ por meio do protocolo de autorização e o status no sistema.
4º – Comunique o destinatário
Informe o cliente ou fornecedor sobre a rejeição, envie a nova nota fiscal com o protocolo de autorização e mantenha transparência.
5º – Registre o ocorrido
Documente o motivo da rejeição, as correções que você fez e a nova emissão para futuras auditorias e melhorias internas. Se o problema persistir, entre em contato com o suporte do sistema de emissão ou com a SEFAZ e forneça o código de erro e detalhes para orientação.
Lembre-se de que a prevenção é sempre a melhor estratégia!
Como evitar a rejeição de notas fiscais eletrônicas?
Cada tipo de rejeição de nota fiscal exige uma ação específica para correção. Para prevenir esses problemas, revise todas as informações antes da emissão, mantenha os sistemas atualizados e acompanhe as mudanças nas legislações fiscais.
Para um melhor auxílio, utilize ferramentas tecnológicas para minimizar erros e rejeições. O auxílio de APIs especializadas em emissão de notas fiscais, por exemplo, são ótimas soluções para evitar falhas. Um excelente exemplo é a plataforma da NFE.io!
Essa API é ideal para empresas que buscam agilidade e segurança na emissão de documentos fiscais. Seus principais benefícios incluem:
- validação automática de dados antes da emissão;
- integração simples com sistemas existentes;
- suporte técnico especializado;
- atualização constante com as mudanças na legislação;
- redução significativa de rejeições.
A plataforma conta com mecanismos avançados de validação que identificam possíveis problemas antes da emissão da nota, o que resulta em economia de tempo por meio da automatização de processos que antes demandavam horas de trabalho manual.
Além disso, a plataforma mantém uma conformidade legal constante, o que garante aderência às normas fiscais vigentes. Portanto, simplifique seus processos fiscais, reduza erros e ganhe tempo com nossa API de emissão de notas fiscais.
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