Saber o que é DANFE online e como emiti-lo é essencial para qualquer empresa. Afinal, esse é um documento obrigatório que, depois de emitido por via digital, deverá ser impresso para acompanhar toda e qualquer mercadoria.
Ele é a versão virtual, ou seja, ainda não impressa, da representação simplificada da nota fiscal eletrônica (NF-e). Seu principal objetivo é facilitar o acesso a dados sobre a mercadoria que está sendo transportada, bem como a conferência de informações em caso de fiscalização.
Por esse motivo, no DANFE online, estão presentes, de forma resumida, as principais informações constantes na nota fiscal eletrônica oficial do produto. No entanto, é fundamental ter em mente que um documento não substitui o outro.
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Assim, para evitar que você cometa alguma falha no que se refere à emissão desses documentos, é bem importante que conheça mais a fundo o que é DANFE online, sua importância e como emiti-lo.
Neste artigo, vamos apresentar todos os detalhes que você precisa saber para garantir que sua empresa esteja em dia com as determinações legais.
Boa leitura!
O que é DANFE online?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de uma representação gráfica simplificada da NF-e, um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, devendo acompanhar a carga.
Ele serve como instrumento auxiliar para a consulta da NF-e na internet, pois contém a chave de acesso, um código numérico de 44 dígitos que permite a qualquer pessoa verificar a autenticidade e a existência da nota no portal nacional da Secretaria da Fazenda.
Como já mencionamos, o DANFE acompanha a mercadoria durante o trânsito, facilitando a escrituração fiscal dos destinatários que ainda não são obrigados à Escrituração Fiscal Digital (EFD), além de possibilitar a confirmação das informações prestadas pela empresa emitente da NF-e.
Em resumo, o DANFE tem as seguintes funções:
- acompanhar a mercadoria durante o transporte;
- conter a chave de acesso para a consulta da NF-e na internet;
- facilitar a escrituração da NF-e no caso de destinatário não obrigado à EFD;
- propiciar a confirmação de informações da operação pelo destinatário da mercadoria.
Para que serve o DANFE?
Conforme antecipamos, a principal função do DANFE é acompanhar um produto enquanto esse estiver em trânsito. Ainda que não tenha valor fiscal, sua emissão é obrigatória e visa facilitar o acesso a informações pertencentes à mercadoria que está sendo transportada, especialmente em casos de fiscalização.
A propósito, esse documento também facilita a escrituração das operações documentadas por notas fiscais eletrônicas em casos do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.
Por não substituir a nota fiscal, não há obrigatoriedade quanto à guarda do DANFE após sua função principal ter sido concluída.
Contudo, é essencial que tanto o emissor quanto o destinatário arquivem a nota fiscal pelo prazo estabelecido pela legislação tributária, pelo período mínimo de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional.
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Dica de leitura: “Como organizar notas fiscais na empresa? Veja 4 dicas de organização + 7 de controle e 1 ferramenta!”
O que deve constar no DANFE?
O DANFE online deve ter uma chave de acesso composta por um código numérico com 44 posições. Com esse código, é possível consultar, de maneira simples, rápida e gratuita, as informações pertinentes à mercadoria pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Além da chave de acesso, o DANFE precisa ter um código de barras que possibilita a leitura dos dados por intermédio de um leitor óptico.
Para complementar, as principais informações que devem constar no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica são:
- número da nota fiscal eletrônica;
- dados do emissor, como razão social, CNPJ, endereço, telefone e outros;
- dados do destinatário, principalmente nome e endereço;
- dia e hora de saída da mercadoria;
- placa do veículo que fará o transporte;
- dados da transportadora responsável pelo envio do produto;
- natureza da operação comercial;
- descrição detalhada do produto, tais como valor e peso;
- valores cobrados decorrentes dos tributos.
Quem deve imprimir o DANFE?
O DANFE deve ser impresso pelo emitente da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no ato da venda ou da prestação de serviço. Este documento deve acompanhar o transporte da mercadoria e pode ser utilizado para conferência dela durante o transporte.
É importante destacar que o DANFE não substitui a NF, mas é uma versão simplificada que contém as principais informações que constam nela, além de um código de barras que facilita a consulta na internet.
Por falar nisso, é crucial lembrar que o DANFE deve ser impresso em papel comum, exceto o DANFE para evento, que tem sua impressão facultativa.
Na ausência do documento fiscal em papel, o transporte de mercadorias é considerado inadimplente, o que pode resultar em multas e penalidades para o remetente. Por isso, esse é um documento tão importante.
Como emitir DANFE? Passo a passo para gerar DANFE online!
Agora que você sabe o que é DANFE online, sua função e quais informações devem constar nesse documento, é importante saber como emiti-lo, concorda?
Em suma, o DANFE deve ser emitido pela empresa que está vendendo o produto, e essa tarefa deve ser realizada antes da mercadoria sair para entrega, visto que esse documento deve acompanhá-la em todo o trajeto.
Abaixo, vamos mostrar o passo a passo para você gerar o DANFE.
Passo 1 – Escolha o sistema de emissão
O primeiro passo é escolher o sistema a ser utilizado neste processo. Aliás, o Ministério da Fazenda recomenda que seja o mesmo utilizado na emissão da NF-e.
Essa é uma forma de evitar que haja divergência de dados entre o documento em formato digital e o impresso.
Passo 2 – Faça o preenchimento de todos os campos solicitados
Ao acessar o sistema, você deve incluir todos os dados necessários para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, que são os citados anteriormente e alguns elementos adicionais do DANFE que considerar necessários.
Passo 3 – Confira todas as informações preenchidas
É de extrema importância que todas as informações preenchidas estejam corretas e em consonância com tudo aquilo que consta na Nota Fiscal Eletrônica.
Confira com bastante atenção todos os dados antes de gerar o documento. Qualquer erro, por menor que seja, pode trazer sérios problemas fiscais para a empresa.
Passo 4 – Imprima o DANFE
Após conferir todas as informações e garantir que elas estão corretas, é hora de imprimir o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.
Com os 44 dígitos da chave de acesso da NF-e, você poderá entrar no site da Receita Federal para imprimir o DANFE e dar sequência ao procedimento de entrega das mercadorias.
Passo 5 – Respeite o layout padrão
De acordo com o Manual de Integração do Contribuinte, existe um padrão de layout para emissão do DANFE que precisa ser seguido. Portanto, na hora de emitir seu, consulte este material elaborado pela Receita Federal para garantir que o documento está seguindo as regulamentações vigentes.
Em alguns casos, você pode emitir uma nota fiscal de remessa. Veja quais são essas situações:
Como consultar o DANFE online?
Além de emitir o DANFE, você pode consultá-lo a qualquer momento no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) da sua unidade federativa. Para isso, basta seguir os seguintes passos:
- localize o código de acesso no documento, que é uma chave numérica de 44 dígitos que está impressa nele;
- vá ao site da SEFAZ do estado em que a nota fiscal foi emitida. Você pode encontrar uma lista no portal da Receita Federal;
- procure a opção para consultar NF-e ou DANFE, sendo que o layout e a nomenclatura do site podem variar dependendo do estado;
- insira a chave de acesso de 44 dígitos que você encontrou no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica e siga as instruções na tela para completar a consulta;
- se a nota fiscal for válida e estiver registrada no sistema, você será capaz de ver todos os detalhes da transação, incluindo informações sobre o remetente, o destinatário, as mercadorias transportadas e afins.
Lembre-se de que você só poderá consultar a NF-e se ela já tiver sido emitida e estiver registrada no sistema da SEFAZ.
Se a nota fiscal não estiver aparecendo, pode ser que ela ainda não tenha sido processada ou que haja algum problema com a emissão. Se isso acontecer, entre em contato com a empresa que emitiu a NF para obter mais informações.
Ademais, é importante notar que a consulta de Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é apenas uma maneira de verificar a validade de uma nota fiscal. Ela não substitui o documento original, que é a própria NF-e.
Tenha em mente que esse documento não tem validade jurídica para fins fiscais, pois é usado apenas para acompanhar a mercadoria durante o transporte.
5 dicas básicas para a emissão correta do DANFE
Após seguir o passo a passo que acabamos de mostrar, veja 5 dicas para emitir corretamente o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica:
- em hipótese alguma é permitido o transporte de mercadorias sem a presença desse documento. Caso isso aconteça, o transportador está sujeito a multas;
- o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica deve ser emitido antes que a mercadoria seja transportada para seu destino;
- a reimpressão do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, em caso de extravio, deve ser feita antes que a mercadoria chegue a seu destino;
- é obrigatório que haja apenas um documento para cada NF-e;
- caso a descrição das mercadorias seja muito extensa, o DANFE pode ser apresentado em mais de uma folha. E, em cada uma das folhas, deve ser informado o mesmo código de barras.
Conforme você pode ver neste artigo, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é importante para acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto e, mesmo não tendo validade fiscal, ele é obrigatório por lei.
O ideal é que seja emitido no mesmo sistema que você usa para a emissão de notas fiscais, pois, assim, evitam-se erros de preenchimento manual.
Como a tecnologia agiliza a emissão de notas fiscais?
A tecnologia tem desempenhado um papel crucial na otimização da emissão de notas fiscais. Com a automação proporcionada por softwares de gestão, o processo se tornou mais rápido e preciso, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e, consequentemente, minimizando a possibilidade de erros.
Por sinal, a integração de diferentes sistemas (vendas, estoque e contabilidade) é outra vantagem, possibilitando que uma venda registrada automaticamente gere uma nota fiscal. Essa integração torna o processo de emissão muito mais eficiente.
Vale lembrar que a NF-e e a digitalização simplificaram a emissão, o armazenamento e o compartilhamento de notas fiscais, poupando as empresas de manter arquivos físicos volumosos.
Dessa forma, todas as notas fiscais podem ser armazenadas digitalmente e recuperadas com facilidade quando necessário, otimizando ainda mais o processo.
Aliás, usando um gerenciador de notas fiscais como o NFE.io, o cálculo dos impostos é realizado automaticamente.
Em paralelo, a solução tecnológica traz uma série de benefícios, incluindo:
- agiliza a geração e o envio dos arquivos XML e HTML aos clientes, por e-mail;
- propicia emitir notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema;
- conta com um painel de controle para gerenciar seu faturamento mensal;
- possibilita consultas automatizadas a CPF e CNPJ;
- tem desconto na emissão do certificado digital.
Com o sistema de emissão de nota fiscal da NFE.io, pode-se reduzir o tempo e a complexidade que envolve a emissão desses documentos, tornando o dia a dia da empresa muito mais ágil e produtivo.
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