Quando a nota fiscal pode ser cancelada pelo emitente?

Tempo de leitura: 6 minutos

Em alguns casos, faz sentido que a nota fiscal seja cancelada. Por exemplo, quando alguma informação é preenchida de forma incorreta. Dessa forma, evita-se que a empresa sofra penalizações por parte da Receita Federal.

Contudo, há exigências e muitos detalhes por trás do cancelamento de notas fiscais. Para realizar o processo de maneira adequada é preciso conhecer essas regras e particularidades.

Sendo assim, elaboramos este artigo para esclarecer tudo sobre o assunto e te ensinar a como fazer o cancelamento de uma nota. Continue a leitura e aproveite!

A nota fiscal pode ser cancelada pelo emitente?

Sim, a nota fiscal pode ser cancelada por quem a emitiu. No entanto, há algumas condições para que o cancelamento seja possível. De maneira simplificada, o cancelamento só pode ser feito nas seguintes condições:

  • a emissão deve ter sido autorizada pelo Fisco;
  • a mercadoria não pode ter sido enviada;
  • o destinatário não pode ter executado a Ciência de Emissão, evento que possibilita seu acesso ao arquivo XML.

Caso a situação cumpra com essas condições, a nota fiscal pode ser cancelada pelo emitente dentro um prazo determinado. Em geral, o período é de 24 horas. Contudo, os estados são quem definem esse prazo, logo, ele pode variar entre diferentes locais.

Quando uma ou mais das condições tiverem sido descumpridas, o único caminho é solicitar a devolução da nota e da mercadoria por parte do destinatário e anular a transação junto ao Fisco.

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Quando fazer o cancelamento?

No geral, o cancelamento da nota fiscal faz sentido em dois cenários: preenchimento incorreto de dados e desistência da transação por uma das partes.

O primeiro caso é muito comum. A emissão de notas fiscais é um processo burocrático e que necessita o preenchimento de diversas informações, como CNPJ e taxas de impostos.

Sendo assim, não é de se espantar que ocorram erros caso o preenchimento seja realizado de forma manual. E também não se pode apenas deixá-las erradas, pois a empresa pode sofrer punições da Receita Federal e processos dos consumidores.

O outro cenário consiste na desistência da transação por parte do emitente ou do destinatário. Essa é uma situação que costuma acontecer quando um cliente não deseja mais o produto que comprou antes mesmo dele ser enviado.

O que acontece quando a nota fiscal é cancelada?

Caso o cancelamento tenha sido feito de acordo com as regras apresentadas e dentro do prazo estabelecido pelo estado, a nota fiscal será cancelada normalmente.

A nota continuará disponível no sistema, mas será classificada como inutilizável. E, se porventura, o DANFE já tiver sido enviado ao destinatário, ele perderá a validade.

Entretanto, caso o prazo para cancelamento já tenha passado, não é possível fazê-lo sem penalizações. Em alguns estados, nem mesmo é possível solicitar o cancelamento após o período determinado. Então, consulte as exigências do local em que você mora.

Na hipótese do estado permitir, afirmamos que uma penalização será sofrida em conjunto, provavelmente uma multa por parte da Receita Federal.

Por isso, em alguns casos de descumprimento do prazo, o melhor caminho pode ser a anulação da nota por meio da emissão de uma nota de devolução por parte do destinatário. Avalie qual saída faz mais sentido para o seu contexto.

Como fazer o cancelamento?

Agora, você já sabe que a nota fiscal pode ser cancelada e quais são as exigências para realizar esse processo. No entanto, como o cancelamento é feito na prática?

É difícil apresentar um passo a passo para isso, pois o processo pode variar de acordo com o sistema utilizado para a emissão e gestão de notas fiscais.

No geral, basta localizar a nota fiscal que será cancelada e clicar em um botão de cancelamento. Em seguida, é necessário justificar por que a nota fiscal está sendo cancelada.

Depois disso, é preciso aguardar a Secretaria da Fazenda do estado (Sefaz) confirmar o pedido de cancelamento. Após a confirmação, deve-se escriturar a nota fiscal, que basicamente é uma prestação de contas ao Fisco que comunica o cancelamento da transação.

Porém, pesquise sobre a plataforma usada ou entre em contato com o suporte dela para entender se o processo é semelhante ao apresentado.

Como saber se a nota fiscal foi cancelada?

Para o emitente saber se a nota fiscal foi cancelada é muito simples, basta acessar o sistema da Sefaz e consultar o status da nota. Como já dissemos, ela continua no sistema, apenas sua validade muda.

Já o destinatário e outras pessoas precisam da chave de acesso da nota fiscal para consultar a sua validade. Com o código “em mãos”, somente é necessário acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica e inserir a chave no campo de consulta.

consulta de cancelamento pelo portal da nota fiscal

Como evitar cancelamentos por erros?

A emissão de notas fiscais é uma tarefa burocrática e trabalhosa, pois diversos dados precisam ser preenchidos. Logo, é comum que ocorram erros devido à correria diária e ao cansaço de lidar com tantos documentos.

Isso é um problema, pois as falhas podem levar ao cancelamento das notas e causar retrabalho, bem como podem resultar em penalizações da Receita Federal, como multas.

Sendo assim, a automação dos processos é o melhor caminho para evitar que esses erros se tornem parte da rotina. Com a emissão e gestão automática, as notas são geradas e armazenadas de forma adequada.

Mas como faz para automatizar esses processos? Você apenas precisa da NFE.io! Nossa API possibilita que a emissão e gestão de notas fiscais sejam feitas de maneira totalmente automática e sem erros.

Dessa forma, evita-se que ocorram cancelamentos e elimina-se uma tarefa repetitiva do dia a dia da equipe, possibilitando que os colaboradores direcionem seus esforços a outras atividades importantes.

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