Quando a nota fiscal pode ser cancelada pelo emitente?

Tempo de leitura: 6 minutos

Em alguns casos, faz sentido que a nota fiscal seja cancelada. Por exemplo, quando alguma informa√ß√£o √© preenchida de forma incorreta. Dessa forma, evita-se que a empresa sofra penaliza√ß√Ķes por parte da Receita Federal.

Contudo, há exigências e muitos detalhes por trás do cancelamento de notas fiscais. Para realizar o processo de maneira adequada é preciso conhecer essas regras e particularidades.

Sendo assim, elaboramos este artigo para esclarecer tudo sobre o assunto e te ensinar a como fazer o cancelamento de uma nota. Continue a leitura e aproveite!

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A nota fiscal pode ser cancelada pelo emitente?

Sim, a nota fiscal pode ser cancelada por quem a emitiu. No entanto, h√° algumas condi√ß√Ķes para que o cancelamento seja poss√≠vel. De maneira simplificada, o cancelamento s√≥ pode ser feito nas seguintes condi√ß√Ķes:

  • a emiss√£o deve ter sido autorizada pelo Fisco;
  • a mercadoria n√£o pode ter sido enviada;
  • o destinat√°rio n√£o pode ter executado a Ci√™ncia de Emiss√£o, evento que possibilita seu acesso ao arquivo XML.

Caso a situa√ß√£o cumpra com essas condi√ß√Ķes, a nota fiscal pode ser cancelada pelo emitente dentro um prazo determinado. Em geral, o per√≠odo √© de 24 horas. Contudo, os estados s√£o quem definem esse prazo, logo, ele pode variar entre diferentes locais.

Quando uma ou mais das condi√ß√Ķes tiverem sido descumpridas, o √ļnico caminho √© solicitar a devolu√ß√£o da nota e da mercadoria por parte do destinat√°rio e anular a transa√ß√£o junto ao Fisco.

Quando fazer o cancelamento?

No geral, o cancelamento da nota fiscal faz sentido em dois cenários: preenchimento incorreto de dados e desistência da transação por uma das partes.

O primeiro caso √© muito comum. A emiss√£o de notas fiscais √© um processo burocr√°tico e que necessita o preenchimento de diversas informa√ß√Ķes, como CNPJ e taxas de impostos.

Sendo assim, n√£o √© de se espantar que ocorram erros caso o preenchimento seja realizado de forma manual. E tamb√©m n√£o se pode apenas deix√°-las erradas, pois a empresa pode sofrer puni√ß√Ķes da Receita Federal e processos dos consumidores.

O outro cenário consiste na desistência da transação por parte do emitente ou do destinatário. Essa é uma situação que costuma acontecer quando um cliente não deseja mais o produto que comprou antes mesmo dele ser enviado.

O que acontece quando a nota fiscal é cancelada?

Caso o cancelamento tenha sido feito de acordo com as regras apresentadas e dentro do prazo estabelecido pelo estado, a nota fiscal ser√° cancelada normalmente.

A nota continuará disponível no sistema, mas será classificada como inutilizável. E, se porventura, o DANFE já tiver sido enviado ao destinatário, ele perderá a validade.

Entretanto, caso o prazo para cancelamento j√° tenha passado, n√£o √© poss√≠vel faz√™-lo sem penaliza√ß√Ķes. Em alguns estados, nem mesmo √© poss√≠vel solicitar o cancelamento ap√≥s o per√≠odo determinado. Ent√£o, consulte as exig√™ncias do local em que voc√™ mora.

Na hipótese do estado permitir, afirmamos que uma penalização será sofrida em conjunto, provavelmente uma multa por parte da Receita Federal.

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Por isso, em alguns casos de descumprimento do prazo, o melhor caminho pode ser a anulação da nota por meio da emissão de uma nota de devolução por parte do destinatário. Avalie qual saída faz mais sentido para o seu contexto.

Como fazer o cancelamento?

Agora, você já sabe que a nota fiscal pode ser cancelada e quais são as exigências para realizar esse processo. No entanto, como o cancelamento é feito na prática?

√Č dif√≠cil apresentar um passo a passo para isso, pois o processo pode variar de acordo com o sistema utilizado para a emiss√£o e gest√£o de notas fiscais.

No geral, basta localizar a nota fiscal que será cancelada e clicar em um botão de cancelamento. Em seguida, é necessário justificar por que a nota fiscal está sendo cancelada.

Depois disso, é preciso aguardar a Secretaria da Fazenda do estado (Sefaz) confirmar o pedido de cancelamento. Após a confirmação, deve-se escriturar a nota fiscal, que basicamente é uma prestação de contas ao Fisco que comunica o cancelamento da transação.

Porém, pesquise sobre a plataforma usada ou entre em contato com o suporte dela para entender se o processo é semelhante ao apresentado.

Como saber se a nota fiscal foi cancelada?

Para o emitente saber se a nota fiscal foi cancelada é muito simples, basta acessar o sistema da Sefaz e consultar o status da nota. Como já dissemos, ela continua no sistema, apenas sua validade muda.

J√° o destinat√°rio e outras pessoas precisam da chave de acesso da nota fiscal para consultar a sua validade. Com o c√≥digo ‚Äúem m√£os‚ÄĚ, somente √© necess√°rio acessar o Portal da Nota Fiscal Eletr√īnica e inserir a chave no campo de consulta.

consulta de cancelamento pelo portal da nota fiscal

Como evitar cancelamentos por erros?

A emissão de notas fiscais é uma tarefa burocrática e trabalhosa, pois diversos dados precisam ser preenchidos. Logo, é comum que ocorram erros devido à correria diária e ao cansaço de lidar com tantos documentos.

Isso √© um problema, pois as falhas podem levar ao cancelamento das notas e causar retrabalho, bem como podem resultar em penaliza√ß√Ķes da Receita Federal, como multas.

Sendo assim, a automação dos processos é o melhor caminho para evitar que esses erros se tornem parte da rotina. Com a emissão e gestão automática, as notas são geradas e armazenadas de forma adequada.

Mas como faz para automatizar esses processos? Você apenas precisa da NFE.io! Nossa API possibilita que a emissão e gestão de notas fiscais sejam feitas de maneira totalmente automática e sem erros.

Dessa forma, evita-se que ocorram cancelamentos e elimina-se uma tarefa repetitiva do dia a dia da equipe, possibilitando que os colaboradores direcionem seus esforços a outras atividades importantes.

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