NFSe Mobile: como acessar e emitir notas? Passo a passo

A digitalização dos processos fiscais em nosso país avança rapidamente. Quem presta serviços e precisa emitir NFSe com agilidade e segurança já considera o NFSe Mobile uma ferramenta essencial para a automação de rotinas de negócios.

95% mais eficiência no cumprimento de prazos fiscais. A adoção de softwares para gestão de notas fiscais por empresas no Brasil gera resultados como esse, segundo a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB), no Relatório Anual de Fiscalização.

Os dados só confirmam a importância de saber como acessar o aplicativo NFSe de forma adequada, como emitir NFS-e de CPF e como integrar esse processo ao dia a dia operacional das empresas.

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Neste artigo, você encontra um panorama completo sobre o app NFSe Mobile, com foco em vantagens, limitações, integração com ERPs, segurança de dados, impacto no fluxo de caixa e um FAQ detalhado. 

Vamos lá?

O que é o app NFSe Mobile?

O app NFSe consiste em um emissor público oficial, iniciativa do Governo Federal, que permite que prestadores de serviço optantes pelo SIMEI e pessoas físicas emitam a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) diretamente pelo celular, conforme o padrão nacional.

O objetivo é simplificar a emissão da NFS-e, garantir padronização em todo o país e facilitar o acesso ao documento fiscal tanto para quem presta quanto para quem recebe o serviço.

Prestadores de serviços emitem a nota pelo app NFSe Mobile para os serviços que cadastram previamente no Emissor Web da NFS-e. 

O aplicativo também oferece consulta às últimas notas emitidas, transmissão de documentos salvos offline e geração de QR Code para validação instantânea pelo tomador do serviço.

Que tal um ganho de eficiência de 83,33% e diminuição de 26,83% no número de notas fiscais estornadas ou canceladas? Um estudo acadêmico mostrou que processos de automação de gestão de notas fiscais podem trazer benefícios como esses para sua empresa.

Confira mais alguns aqui: Contabilidade digital: quais as vantagens e como aplicar nos negócios?

Quais as vantagens de usar o NFSe Mobile? Confira as 6 principais 

As vantagens do app NFSe Mobile incluem:

1. mobilidade e agilidade;
2. gratuidade;
3. padronização nacional;
4. consulta facilitada;
5. geração de QR Code;
6. integração ao portal nota fiscal de serviço eletrônica.

Entenda!

1. Mobilidade e agilidade

O app permite emitir NFS-e em qualquer lugar e a qualquer momento, sem depender de computadores ou sistemas municipais complexos.

2. Gratuidade

O uso do app NFSe não gera custos para MEIs e pessoas físicas, o que reduz despesas operacionais e elimina a necessidade de papel, impressoras e armazenamento físico.

3. Padronização nacional

O NFSe Mobile segue o padrão nacional, o que garante conformidade e simplifica obrigações acessórias em todos os municípios participantes.

4. Consulta facilitada

O usuário acessa rapidamente o histórico de notas emitidas e transmite documentos salvos offline assim que houver conexão com a internet.

5. Geração de QR Code

Cada nota recebe um QR Code, o que permite ao tomador do serviço conferir a autenticidade das informações em tempo real.

6. Integração ao portal nota fiscal de serviço eletrônica

O app se conecta ao portal nacional e, assim, centraliza informações e facilita a gestão fiscal.

Segundo o Sebrae, a adoção da NFS-e reduz custos, agiliza processos, aumenta a produtividade e reduz falhas, além de garantir o cumprimento das obrigações fiscais, fatores essenciais para a competitividade das pequenas empresas.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Veja mais sobre como tornar sua empresa competitiva neste artigo de nosso blog: Automação de processos financeiros: qual sua importância na gestão?

Quais as limitações do app NFSe no celular?

Apesar dos avanços, o NFSe no celular apresenta algumas limitações importantes, como a abrangência restrita, o foco exclusivo em MEIs e pessoas físicas, a falta de personalização, a ausência de integração nativa com ERPs e a carência de recursos avançados de automação. Entenda!

Abrangência restrita

Apenas municípios conveniados ao padrão nacional aceitam a emissão de NFS-e pelo app. O usuário precisa consultar se sua cidade já aderiu ao sistema.

Foco em MEIs e pessoas físicas

Empresas de outros regimes tributários — como Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real e pessoa física prestadora de serviço — ainda utilizam emissores próprios ou sistemas municipais, salvo exceções previstas pela Receita Federal.

Personalização limitada

O app não permite personalizar modelos de nota ou inserir campos além dos obrigatórios pelo padrão nacional.

Integração nativa com ERPs ausente

O app NFSe Mobile não oferece integração direta com sistemas de gestão empresarial (ERP), o que exige lançamentos manuais em sistemas financeiros, contábeis ou de estoque.

Recursos avançados de automação

Não há funcionalidades como emissão em lote, automação de envio para clientes ou integração automática com plataformas de pagamento.

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Como funciona a segurança e proteção de dados com o NFSe Mobile?

A segurança dos dados no aplicativo NFSe recebe atenção máxima do Governo Federal. O aplicativo adota práticas modernas para proteger informações pessoais e empresariais, como criptografia de ponta a ponta, autenticação via Gov.br, ambiente nacional de dados, além de mecanismos de prevenção contra fraudes fiscais e vazamentos de informações.

Criptografia de ponta a ponta

Todas as informações transmitidas entre o app NFSe Mobile e o portal nota fiscal de serviço eletrônica passam por criptografia, o que impede interceptação ou acesso não autorizado.

Autenticação via Gov.br

O acesso ao app exige autenticação segura, geralmente por meio da conta Gov.br, que utiliza múltiplos fatores de verificação, como senha, biometria ou certificado digital.

Ambiente de Dados Nacional

O sistema armazena no repositório nacional todas as notas que os usuários emitem, e a Receita Federal segue padrões rigorosos de segurança cibernética e controle de acesso, como governança cibernética fortalecida, controles de acesso restritos e rastreáveis, uso obrigatório de assinatura digital e criptografia.

Prevenção de fraudes fiscais

O sistema padronizado dificulta a emissão de notas frias ou duplicadas, além de facilitar auditorias automatizadas por órgãos de fiscalização municipal e federal.

Proteção contra vazamento

O app não mantém dados sensíveis localmente por tempo indeterminado, o que reduz riscos em caso de perda ou roubo do aparelho.

Essas medidas asseguram que a emissão de NFS-e pelo aplicativo NFSe ocorra com alto nível de proteção, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Como funciona a integração do NFSe com sistemas de gestão empresarial (ERPs)?

O NFSe no celular ainda não oferece integração nativa com ERPs, o que exige processos manuais nas empresas. No entanto, soluções via API já permitem conectar o app a sistemas de gestão, o que traz ganhos em automação, produtividade e redução de erros.

Situação atual

O app NFSe não oferece integração nativa com ERPs. Empresas que utilizam sistemas de gestão precisam lançar manualmente as informações das notas emitidas pelo app em seus módulos financeiros, contábeis e de estoque.

Soluções alternativas

Algumas empresas de tecnologia disponibilizam APIs que conectam o processo de emissão do aplicativo NFSe aos ERPs, o que automatiza o lançamento das notas e elimina retrabalhos. Essas soluções exigem desenvolvimento adicional e, geralmente, atendem empresas de maior porte.

Benefícios da integração

A integração reduz erros de digitação, garante atualização em tempo real das informações fiscais, facilita a conciliação bancária e agiliza o fechamento contábil. Empresas que integram NFSe ao ERP relatam aumento de produtividade e redução de custos operacionais, segundo estudos.

Tendência

O avanço do padrão nacional e a demanda por automação devem estimular o desenvolvimento de integrações oficiais, o que tornará o processo para emitir NFS-e ainda mais eficiente para pequenas e médias empresas.

Impactos no fluxo de caixa das empresas

Emitir notas fiscais pelo app NFSe Mobile melhora o fluxo de caixa de pequenos negócios ao acelerar o recebimento, facilitar o controle tributário e reduzir inadimplência. No entanto, também exige atenção redobrada à gestão das obrigações fiscais.

1. Agilidade no recebimento: emitir NFS-e logo após a prestação do serviço acelera o processo de cobrança e recebimento, o que melhora a liquidez da empresa;
2. Organização tributária: o app exibe rapidamente as notas emitidas, o que facilita o controle do ISS e evita atrasos ou esquecimentos no recolhimento do tributo;
3. Redução de inadimplência: a emissão rápida e a geração de QR Code aumentam a transparência para o tomador do serviço, o que reduz disputas e inadimplência;
4. Gestão de obrigações: pequenos negócios precisam organizar o calendário de pagamentos do ISS, já que a facilidade para emitir NFS-e pode aumentar o número de notas e, por consequência, a complexidade do controle tributário.

Até 30% de ganho na eficiência operacional. É o que relatam empresas que adotam automação de processos, segundo o Sebrae. 

Que tal automatizar a gestão de suas notas fiscais? Veja em nosso blog algumas dicas de como otimizar suas rotinas administrativas de notas fiscais:

• Como emitir nota fiscal de serviço eletrônica: passo a passo;
• API para nota fiscal de serviço: por que integrar ao seu sistema;
• Nota fiscal retroativa para serviço: o que é + como fazer.

Como baixar o aplicativo NFSe?

O app NFSe está disponível gratuitamente nas principais lojas de aplicativos:

• Google Play Store: para dispositivos Android;
• Apple App Store: para dispositivos iOS.

Após o download, o usuário deve verificar se seu município já integra o padrão nacional. A lista de cidades participantes aparece no portal nota fiscal de serviço eletrônica.

Como fazer cadastro no NFSe?

Para fazer o cadastro no app NFSe, siga estas etapas:

1. Acesse o Emissor Web da NFSe: entre no portal nacional (https://www.nfse.gov.br/EmissorNacional) e selecione “Fazer o primeiro acesso”;
2. Preencha os dados: informe os dados da empresa ou pessoais, conforme solicitado. Para MEI, inclua e-mail, telefone e escolha a opção “não informar nenhum valor estimado de tributos”;
3. Cadastre os serviços favoritos: no menu “Serviços Favoritos”, adicione os serviços para os quais pretende emitir NFS-e pelo app;
4. Acesse o app: use o login criado no portal (usuário/senha, certificado digital ou conta Gov.br) para acessar o aplicativo NFSe no celular.

Esse processo sincroniza o cadastro entre o portal nota fiscal de serviço eletrônica e o app NFSe.

Como emitir NFS-e no app NFSe Mobile?

Emitir NFS-e pelo app NFSe é simples. Siga os passos:

1. Abra o app NFSe Mobile e faça login;
2. Selecione “Emitir NFS-e”;
3. Escolha o serviço favorito previamente cadastrado;
4. Preencha os campos obrigatórios: dados do tomador (CNPJ ou CPF), descrição do serviço, valor e data;
5. Revise as informações e confirme a emissão;
6. A nota fiscal aparece com QR Code e pode ser enviada por e-mail ou compartilhada em PDF.

Como emitir NFSe de CPF?

Dúvidas sobre como emitir NFSe de CPF? Selecionamos as mais comuns e respondemos aqui, confira!

1. Pessoa física pode emitir NFS-e apenas com o CPF?

Sim. Pessoas físicas conseguem emitir NFS-e com o CPF em cidades que autorizam esse procedimento. Basta realizar o cadastro na prefeitura e acessar o sistema municipal de notas fiscais eletrônicas. O processo atende autônomos e profissionais liberais.

2. Quais documentos são obrigatórios para emitir NFSe de CPF?

Para emitir NFS-e de CPF, a pessoa física precisa apresentar CPF, RG, comprovante de residência e, em alguns casos, inscrição municipal. Algumas cidades exigem cadastro prévio e senha de acesso ao sistema eletrônico.

3. Qual o passo a passo para emitir NFS-e de CPF pelo aplicativo ou site?

O usuário faz o cadastro na prefeitura, solicita autorização, acessa o sistema com CPF e senha, preenche os dados do serviço e emite a nota. O documento pode ser enviado ao cliente em PDF ou impresso.

4. Existe diferença entre emitir NFS-e de CPF e de CNPJ?

Sim. Ao emitir NFS-e de CPF, o sistema identifica o emissor como pessoa física. As exigências fiscais e o processo de cadastro podem variar em relação ao CNPJ, que segue regras específicas para empresas.

5. Quais cuidados fiscais devem ser observados ao emitir NFSe de CPF?

Quem emite NFS-e de CPF precisa acompanhar a legislação municipal, recolher o ISS quando necessário e manter os documentos organizados. A formalização como MEI pode simplificar obrigações e reduzir tributos.

Como corrigir erros e cancelar NFS-e no app?

Erros na emissão da NFS-e podem ocorrer, mas o app NFSe Mobile oferece recursos para correção e cancelamento:

1. Consulta de notas emitidas: o usuário acessa o histórico de NFS-e emitidas e identifica eventuais inconsistências;
2. Cancelamento de nota: caso seja necessário cancelar uma NFS-e, siga as orientações do app, que exige justificativa e respeita o prazo definido pelo município conveniado;
3. Correção de dados: para corrigir informações, cancele a nota incorreta e emita uma nova com os dados corretos;
4. Notas não transmitidas: se o aparelho estiver offline, o sistema salvará a nota na opção “NFS-e Não Transmitidas” e permitirá o envio posteriormente.

Selecionamos mais dicas para você aperfeiçoar sua operação fiscal: Erros na emissão de notas fiscais: as 5 falhas mais comuns!

Mais foco no negócio, menos trabalhos repetitivos

O NFSe no celular representa um avanço significativo para quem precisa emitir NFS-e com praticidade, segurança e conformidade.

A integração ao portal nota fiscal de serviço eletrônica, o foco em mobilidade e a padronização nacional tornam o app indispensável para MEIs e pessoas físicas que buscam eficiência na gestão fiscal.

No entanto, existem algumas limitações, como você ao longo desse conteúdo.

Por isso, adote um sistema completo de gestão de notas fiscais e emita notas com segurança, sem erros de cálculo e facilidade de consultas.

Já está na hora de sua empresa contar com toda a agilidade e confiabilidade do NFE.io e funcionalidades como estas:

• relatórios gerenciais;
• cálculo automático de impostos;
• envio de e-mails para clientes;
• cadastro de vários CNPJ.

Fale com um de nossos especialistas e veja como podemos te ajudar. 

FAQ – Perguntas frequentes sobre  NFSe Mobile 

1. Como faço para lançar uma nota fiscal no sistema NFSe Mobile?

No app NFSe, acesse “Emitir NFS-e”, selecione o serviço favorito, preencha os dados do tomador (CNPJ ou CPF), descrição, valor e confirme. O sistema gera a nota automaticamente, que pode ser consultada e compartilhada pelo próprio aplicativo.

2. Como acessar o NFSe em caso de troca de aparelho?

Faça login no novo dispositivo com os mesmos dados cadastrados (usuário/senha, certificado digital ou conta Gov.br). O sistema disponibilizará todas as notas emitidas no ambiente nacional, o que garante acesso mesmo após troca de aparelho.

3. Como ativar o NFSe Mobile após o cadastro?

Depois de concluir o cadastro no Emissor Web e cadastrar os serviços favoritos, baixe o app, acesse com seu login e senha e inicie a emissão de NFSe. O processo de ativação depende da validação dos dados no portal nacional.

4. Como corrigir ou cancelar uma NFSe emitida erroneamente?

Acesse o histórico de notas no app, selecione a nota a ser cancelada e siga as instruções. Você deve cancelar a nota e emitir uma nova com as informações corretas, caso precise corrigir dados. O município conveniado estabelece o prazo e as regras para o cancelamento.