Garantir que não ocorra nenhum erro na emissão de notas fiscais é um processo trabalhoso e que exige atenção total à tarefa. Afinal, qualquer inconsistência, por menor que seja, pode gerar muita dor de cabeça.
E como todos podemos nos confundir em algum dado, existe uma série de erros bem comuns na emissão de notas fiscais, e deixá-los sem resolução pode causar problemas sérios, como a proibição de novas emissões.
Porém, se errou, não é preciso se desesperar, já que, na maioria dos casos, é possível resolver de maneira rápida. Tudo depende da natureza do erro.
E aí, quer saber quais são os principais e como resolvê-los? Então, continue conosco!
Neste post, mostramos os principais erros na emissão de notas fiscais, o que acontece nessas situações e como resolver o problema, com dicas do que pode e do que não pode ser alterado, além de como verificar e evitar esses erros. Boa leitura!
O que acontece quando há erro ao emitir uma nota fiscal eletrônica?
Cometer um ou mais erros ao emitir uma nota fiscal eletrônica pode causar, em casos mais simples, o retrabalho para solucionar a questão, uma vez que o documento pode ser rejeitado. Em casos graves, o problema pode gerar multas e uma situação desconfortável com o Fisco, e tudo pode culminar no bloqueio de emissões futuras.
Outro dos efeitos negativos é o atraso na entrega das mercadorias, visto que um pequeno equívoco ao preencher os dados pode fazer com que sejam apreendidas e, mesmo quando liberadas, gere tempo, trabalho e estresse.
Sem falar em toda a dor de cabeça que todos esses processos geram, é claro. Mas relaxa, pois — quase — sempre há uma luz no fim do túnel e, na maioria das vezes, é possível corrigir os equívocos por conta própria.
Porém, antes de aprender o que você pode fazer, que tal conferir a lista com erros na emissão de notas fiscais mais comuns para saber o que procurar ao validar os seus registros? É só continuar a leitura!
Quais são os 9 principais erros na emissão de notas fiscais?
Entre os erros na emissão de notas fiscais, os 9 que mais se destacam pela recorrência são:
- Erro no preenchimento das informações;
- Emissão do tipo errado de nota fiscal;
- Inserção de diversas vendas em uma única nota fiscal;
- Confusão entre nota fiscal e DANFE;
- Inversão das datas de competência e emissão;
- Erro não catalogado na nota fiscal;
- Erro CFOP na nota fiscal;
- Erro de validação na nota fiscal eletrônica;
- Erro Schema XML na nota fiscal eletrônica.
Veja mais detalhes sobre cada um no próximo tópico!
1. Erro no preenchimento das informações
Quando a empresa não utiliza um sistema automatizado para emissão de notas, é necessário fazer o preenchimento de cada documento manualmente. Esse processo, por si só, pode ser bastante trabalhoso, sobretudo quando há muitas notas para emitir diariamente.
A questão é que, assim, o erro no preenchimento de dados fiscais por falha humana e falta de atenção vira uma situação bem comum. Para evitar erros operacionais dessa natureza, é importante investir em automatização, a fim de reduzir retrabalhos e até multas.
2. Emissão do tipo errado de nota fiscal
Outro erro na emissão de notas fiscais está associado ao tipo de nota. Isso porque existem diversos modelos, cada um voltado para atividades específicas, com incidência de impostos diferentes. Alguns exemplos são:
- NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços);
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias);
- NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica);
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica).
3. Inserção de diversas vendas em uma única nota fiscal
Ao reunir várias vendas ocorridas ao longo do mês em uma mesma nota fiscal, o risco de cometer erros aumenta consideravelmente, tanto no preenchimento do documento quanto no cálculo dos impostos.
No fim, o que parecia facilitar o trabalho pode gerar muita dor de cabeça. Por esse motivo, evite inserir muitas operações em um mesmo documento.
4. Confusão entre nota fiscal e DANFE
Apesar de serem semelhantes, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é apenas um resumo da nota fiscal, enviado junto do produto ao cliente.
Contudo, o registro não tem validade jurídica, logo não pode atestar uma venda. E, ainda assim, sua emissão é obrigatória.
O erro, neste caso, ocorre quando o responsável inverte os papéis, ao enviar a NF-e para o cliente e arquivar o DANFE. A solução é simples: prestar mais atenção durante os envios para garantir o armazenamento do documento correto.
5. Inversão das datas de competência e emissão
Outro erro bem comum está na inversão das datas de competência e emissão, sendo a primeira referente ao dia da venda e a segunda à data de emissão da nota.
De modo geral, esse problema costuma ocorrer quando a NF não é emitida no mesmo dia da venda, o que pode gerar uma confusão. Portanto, é vital prestar atenção a esses detalhes e, se possível, não deixar para depois o processo de emissão.
Por falar em emissão, temos um artigo que mostra o passo a passo completo para emitir uma nota fiscal de serviço eletrônica. Aproveite para conferir!
6. Erro não catalogado na nota fiscal
Digamos que você tenha checado todos os dados, o tipo da nota e as datas, e que tudo esteja correto, mas, mesmo assim, ao emitir a nota fiscal eletrônica aparece um erro não catalogado. O que significa?
Nesta situação específica, o problema não é causado por nada do que você fez. Isso porque essa mensagem aparece quando a situação é provocada por um fator desconhecido — não catalogado — pelo site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que faz com que a página fique indisponível para os usuários.
O que resta ao se deparar com esse tipo de erro é esperar e tentar emitir o documento em outra hora, pois é bem provável que a situação tenha sido regularizada.
7. Erro CFOP na nota fiscal
O Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP) é uma combinação numérica de quatro dígitos que serve para identificar o tipo de operação descrito na nota fiscal — por exemplo, compra, venda ou prestação de serviços — e é único. Ou seja, há um código exclusivo para cada documento gerado.
Dito isto, o erro CFOP na nota fiscal costuma ocorrer após um erro no preenchimento do código. Para resolvê-lo, basta conferir e inserir a combinação correta.
Vale destacar que deixar esse erro “passar despercebido” não é uma opção, já que pode atrapalhar o recolhimento de encargos e para escrituração fiscal.
8. Erro de validação na nota fiscal eletrônica
O oitavo erro mais comum ao emitir uma nota fiscal é o problema de validação do documento eletrônico junto à SEFAZ e pode ser causado pela falta do envio do cadastro da empresa ao órgão ou pela ausência de certificado digital.
De qualquer forma, verifique novamente as informações e cheque o seu certificado digital e registro com a SEFAZ. Caso o problema persista, pode ser necessário entrar em contato com o órgão para resolvê-lo.
9. Erro Schema XML na nota fiscal eletrônica
O novo e último erro desta lista é no Schema XML, um aviso generalista da SEFAZ. Na prática, trata-se de um problema na linguagem que valida a estrutura do documento da NF-e e pode ser causado por preenchimento incorreto de algum campo.
Em especial, com caracteres especiais — símbolos gráficos — ou quebras de linha. A questão aqui é descobrir onde está o erro para corrigi-lo, o que pode ser feito ao conferir o arquivo e compará-lo com outros modelos.
O que fazer quando a nota fiscal dá erro?
Quando a nota fiscal dá erro, o primeiro passo é identificar a natureza do problema. Isso porque os erros mais simples podem ser corrigidos a partir do sistema no qual a nota foi emitida. Para conseguir, basta procurar pela nota em questão, selecionar a opção relacionada à correção, inserir os dados corretos e enviar.
Contudo, esse procedimento funciona somente para corrigir pequenos erros. Em casos complexos, a saída é realizar o cancelamento da nota fiscal, que só pode ser solicitada dentro do prazo de 24h após a emissão e antes do envio do pedido.
Após este período, ainda é possível resolver o problema ao recorrer a uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e), um documento criado para corrigir erros na emissão de notas fiscais. Ah, e o prazo para emitir este documento é de 30 dias. Logo, fique atento.
Ainda assim, vale destacar que há alguns itens que não podem ser alterados por uma CC-e. Confira quais são os principais no próximo tópico.
Temos um artigo mais completo que explica o que você deve fazer quando estiver com uma nota fiscal errada em mãos. Confira!
O que não pode ser alterado na nota fiscal emitida com erro?
Apesar de o processo de correção de nota fiscal possibilitar a regularização de diversos erros na emissão dos documentos, sua ação é limitada, já que nem tudo pode ser alterado. A propósito, a lista dos tipos de erros que o processo não resolve inclui:
- quantidade de itens;
- diferenças de preço;
- dados completos de remetente ou destinatário;
- datas de competência e emissão;
- valor do produto ou serviço, seja total ou unitário;
- alíquota e base de cálculo dos impostos.
Ou seja, o uso da CC-e só é válido para erros que não alterem o cálculo do valor do imposto, bem como os dados que modifiquem completamente o remetente e/ou destinatário.
Caso seu erro na emissão de NF-e esteja entre esses itens, terá de recorrer à anulação ou ao cancelamento da nota para a emissão de uma nova. Lembre-se de que o prazo para essa solicitação é de 24h, e só pode ser feito caso a nota fiscal ainda não tenha sido enviada ao cliente.
Como evitar erros na emissão de notas fiscais?
Como vimos, é possível corrigir erros na emissão de notas fiscais. Contudo, além dos riscos associados, esse é um retrabalho que ninguém quer ter, certo? Portanto, é preciso tomar medidas para evitar que eles ocorram.
A primeira, como esperado, é verificar todos os dados antes de emitir a nota fiscal. Acredite, uma simples conferida pode poupar muita dor de cabeça.
A segunda — e ainda mais eficiente — é abandonar os processos manuais e investir na automatização desta tarefa, por meio de um sistema de emissão de notas fiscais de produto, serviço ou consumidor.
Esse tipo de plataforma, além de conferir mais agilidade para suas operações, elimina os riscos de falhas por erro humano.
E, para se certificar de que está tudo certo com suas notas, você pode utilizar a solução de Consulta de Notas Fiscais da NFE.io, para ter acesso instantâneo a todas as atualizações, diretamente do sistema do Governo.
Ficou interessado? Então, entre em contato com a nossa equipe comercial e veja como a NFE.io pode ajudar a proteger o seu negócio contra erros!
