O processo de emissão de notas é trabalhoso e requer atenção, tendo em vista que qualquer inconsistência, por menor que seja, pode gerar muita dor de cabeça. Por conta dessas características, há uma série de erros comuns na emissão de notas fiscais.
Quer saber quais são os principais e como resolvê-los? Continue conosco!
Neste post, mostramos os principais erros na emissão de notas fiscais, o que acontece nessas situações e como resolver o problema, especificando o que pode e o que não pode ser alterado, além de como verificar e evitar esses erros. Boa leitura!
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5 erros comuns na emissão de notas fiscais
Emitir notas fiscais é uma tarefa que requer atenção, principalmente quando feita de forma manual. Porém, diante de um grande volume de vendas, esse desafio aumenta, fazendo com que os erros na emissão de NFe sejam mais frequentes.
Confira os mais comuns:
1. Errar no preenchimento das informações
Quando a empresa não utiliza um sistema automatizado para emissão de notas, é necessário realizar o preenchimento de cada documento manualmente. Isso, por si só, pode ser bastante trabalhoso, sobretudo quando há muitas notas para emitir.
A questão é que, nesse processo, os erros na emissão de notas fiscais por falha humana e falta de atenção são comuns. Assim, para evitar erros operacionais, é importante investir em automatização, a fim de reduzir retrabalhos e até multas.
2. Emitir o tipo errado de nota fiscal
Outro erro na emissão de notas fiscais está associado ao tipo de nota. Isso porque existem diversos modelos, cada um voltado para atividades específicas, que possuem incidência de impostos diferentes. Alguns exemplos são:
- NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços);
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias);
- NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica);
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica).
3. Inserir diversas vendas em uma única nota fiscal
Ao reunir várias vendas ocorridas ao longo do mês em uma mesma nota fiscal, o risco de cometer erros aumenta, tanto no preenchimento do documento quanto no cálculo dos impostos. O que parece facilitar, pode gerar muita dor de cabeça.
4. Confundir nota fiscal com DANFE
Apesar de serem semelhantes, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é apenas um resumo da nota fiscal, enviado junto do produto ao cliente.
Contudo, ele não possui validade jurídica, logo, não pode atestar uma venda. E, ainda assim, sua emissão é obrigatória.
O erro, neste caso, ocorre quando o responsável inverte os papéis, enviando a NF-e para o cliente e arquivando o DANFE.
5. Inverter as datas de competência e emissão
Outro erro comum está na inversão das datas de competência e emissão, sendo a primeira referente ao dia da venda, e a segunda, à data de emissão da nota.
De modo geral, isso costuma ocorrer quando a NF não é emitida no mesmo dia da venda, gerando confusão. Portanto, é vital prestar atenção a esses detalhes.
O que acontece quando há erro na emissão de uma nota fiscal?
Cometer erros na emissão de NFe é um problema que ninguém quer ter.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Seja pelo retrabalho para solucionar a questão, ou, em casos graves, multas e problemas com o Fisco, que podem culminar no bloqueio para emissões futuras. Sem falar em toda a dor de cabeça que isso gera, é claro.
Mas relaxa, pois a seguir explicamos o que fazer quando a nota fiscal dá erro.
O que fazer quando a nota fiscal dá erro?
Quando a nota fiscal dá erro, o primeiro passo é identificar o problema ocorrido.
Erros simples podem ser corrigidos a partir do sistema no qual a nota foi emitida. Para isso, basta procurar pela nota em questão, selecionar a opção relacionada à correção, inserir os dados corretos e enviar.
Contudo, esse procedimento funciona apenas para corrigir pequenos erros.
Em casos complexos, a saída é realizar o cancelamento da nota fiscal, que só pode ser solicitado dentro do prazo de 24h após a emissão e antes do envio do pedido.
Após este período, ainda é possível resolver o problema recorrendo a uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e), um documento criado para corrigir erros na emissão de notas fiscais. Ah, e o prazo para emitir este documento é de 30 dias.
Ainda assim, vale destacar que há alguns itens que não podem ser alterados por uma CC-e. Confira quais são eles no próximo tópico.
Leia também – Nota fiscal emitida errada: o que fazer? Veja as 4 soluções possíveis
O que não pode ser alterado na nota fiscal emitida com erro?
Apesar de a Carta de Correção Eletrônica possibilitar a regularização de diversos erros na emissão de notas fiscais, sua ação é limitada, já que nem tudo pode ser alterado. Confira a lista dos tipos de erro que ela não resolve:
- quantidade de itens;
- diferenças de preço;
- dados completos de remetente ou destinatário;
- datas de competência e emissão;
- valor do produto ou serviço, seja total ou unitário;
- alíquota e base de cálculo dos impostos.
Ou seja, o uso da CCe só é válido para erros que não alterem o cálculo do valor do imposto, bem como os dados que modifiquem completamente o remetente e/ou destinatário.
Caso seu erro na emissão de NFe esteja entre esses itens, terá de recorrer à anulação ou ao cancelamento da nota para a emissão de uma nova.
Lembrando que o prazo para essa solicitação é de 24h, e só pode ser feito caso a nota fiscal ainda não tenha sido enviada ao cliente.
Como evitar erros na emissão de notas fiscais?
Como vimos, é possível corrigir erros na emissão de notas fiscais. Contudo, além dos riscos associados, esse é um retrabalho que ninguém deseja ter, certo? Portanto, é preciso tomar medidas para evitar que eles ocorram.
A primeira delas, como esperado, é verificar todos os dados antes de emitir a nota fiscal. Acredite, uma simples conferida pode poupar muita dor de cabeça.
A segunda — e ainda mais eficiente — é abandonar os processos manuais e investir na automatização desta tarefa, por meio de um sistema de emissão de notas fiscais de produto, serviço ou consumidor que, além de conferir mais agilidade para suas operações, elimina os riscos de falhas por erro humano.
E, para se certificar de que está tudo certo com suas notas, você pode utilizar a solução de Consulta de Notas Fiscais da NFE.io, tendo acesso instantâneo a todas as atualizações, diretamente do sistema do Governo.
