A nota fiscal é um documento que faz parte do dia a dia das empresas e dos empreendedores, afinal, grande parte dos negócios são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica — também chamada de NF-e.
Porém, isso não significa que não existam dúvidas sobre esse assunto: empreendedores iniciantes, MEIs e até mesmo contadores têm perguntas sobre a NF-e, sua importância para a empresa e sobre como emitir esse documento.
Para tirar todas as dúvidas que você possa ter, preparamos esse artigo onde você aprenderá tudo o que precisa sobre a nota fiscal eletrônica. Vamos lá!
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
O que é Nota Fiscal?
A nota fiscal é um documento que registra as compras e vendas de uma empresa, sejam essas transações relativas a produtos ou a serviços, auxilia na hora do recolhimento de impostos e comprova o faturamento de um negócio para a Receita Federal.
A maioria das empresas é obrigada a emitir a nota fiscal, sendo raros os casos em que elas estão isentas a fazer isso: um é exemplo são microempreendedores individuais, que só precisam emiti-la ao fazer negócio com outras pessoas jurídicas ou se o cliente que é pessoa física pedir a nota.
Tipos de NF
Existem treze tipos diferentes de notas fiscais, mas apenas três são utilizados com mais frequência no dia a dia das empresas: a nota fiscal, a nota fiscal de serviços e a nota fiscal do consumidor.
Além dos tipos de NF, existem também dois modelos diferentes de emissão da nota: o tradicional, com emissão feita no papel e preenchimento manual, e o eletrônico, mais utilizado atualmente, onde todo o preenchimento e armazenamento é feito no meio eletrônico.
Quando uma nota fiscal é eletrônica, é comum ver a sigla que a identifica acompanhada de um “-e” no final. Por exemplo, a nota fiscal passa de NF para se tornar a NF-e.
Como você verá agora, cada uma tem suas especificações e são utilizadas para registrar diferentes tipos de produtos e serviços.
Nota Fiscal – NF
Emitida pela Secretaria da Fazenda dos estados, é nela que são registradas compra e venda de produtos pelas empresas.
Ela também é emitida em caso de importações e exportações e devolução ou retorno de produtos.
Sobre a nota fiscal, incide o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, o ICMS, e, para fazer sua emissão, a empresa deve possuir um Certificado Digital, como maneira de legitimar a validade da NF.
Nota Fiscal de Serviço – NFS
Se a NF serve para comprovar venda e compra de produtos, a nota fiscal de serviço é utilizada para comprovar serviços prestados.
Por isso, toda vez que uma empresa presta serviço, ela deve emitir a NFS, monitorada pelo município — ou seja, cada prefeitura tem regras específicas para sua emissão.
Nota Fiscal do Consumidor – NFC
É a nota emitida na venda direta ao cliente, substituindo o já famoso cupom fiscal.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Por que emitir nota fiscal eletrônica?
Emitir nota fiscal eletrônica é uma das garantias de que sua empresa está legalizada e que não terá problemas com a Receita Federal.
Como falamos antes, é através dela que se pode registrar transações, provar o faturamento de um negócio e quais são os impostos que devem ser pagos por essa empresa.
Por sua vez, utilizar a NF eletrônica é uma maneira de facilitar sua rotina como empresário.
Isso porque realizar o preenchimento virtual da NF é uma maneira de agilizar o processo de emissão, ganhar tempo para investir em outras áreas e cortar custos de armazenamento, impressão e gastos com outros materiais — e até mesmo ajudar o meio ambiente, já que a NF-e, por ser virtual, evita o gasto e desperdício de papel.
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?
Você já sabe o que é a NF-e, para que ela serve e por que emiti-la. Então, é hora de saber como emitir nota fiscal eletrônica.
O primeiro passo para fazer a emissão da nota é saber qual tipo de nota você vai emitir já que, como você viu antes, existem notas diferentes para produtos, serviços e destinadas ao consumidor.
Por isso, avalie qual tipo de nota fiscal é necessária.
Aqui, vamos te ensinar a emitir a nota fiscal eletrônica destinada à compra e venda de produtos, porém, se você precisa emitir a nota fiscal de Serviço, a NFE.io também pode te ajudar: além do nosso sistema de emissão de notas, temos um conteúdo completo em nosso blog para você aprender o passo a passo dessa emissão.
Para emitir a nota fiscal eletrônica, sua empresa precisará de um Certificado Digital, uma espécie de assinatura eletrônica para garantir que sua empresa realize processos seguros na internet.
Ou seja, além de permitir a emissão da NF-e, esse certificado também garante a segurança das informações do seu negócio e dos seus clientes.
Para conseguir um Certificado Digital, é necessário entrar em contato com a Autoridade Certificadora, e escolher entre os modelos de certificados disponíveis: o A1 e o A3.
Cada um deles tem especificações, mas, para a emissão de Notas Fiscais, é mais comum o uso do A1.
Depois de conseguir um Certificado Digital, você precisa credenciar sua empresa na Secretaria da Fazenda do estado onde o CNPJ foi registrado.
Cada estado tem suas próprias regras sobre o credenciamento de empresas, por isso, é preciso estar atento às normas estaduais sobre a emissão de notas fiscais.
O credenciamento na Secretaria da Fazenda vai permitir o seu acesso ao sistema de emissão de notas, onde é necessário preencher alguns dados para gerar a nota no formato correto.
Esse sistema também é responsável por enviar os dados para a Receita Federal.
Como emitir nota fiscal sendo MEI?
Quando se é MEI, a única alteração no processo de emitir nota fiscal é que, antes de tudo, é necessário se credenciar na Secretaria da Fazenda municipal também.
Esse órgão será responsável por cadastrar seu CNPJ como emissor de NF na sua cidade.
Depois disso, basta seguir todos os passos que te ensinamos anteriormente.
Como emitir nota fiscal sendo pessoa física?
Pessoas físicas, ou seja, com CPF, podem emitir nota fiscal eletrônica: nesse caso, ela é chamada de nota fiscal de autônomo.
Para fazer isso, é necessário se cadastrar como autônomo na Prefeitura da sua cidade — as normas também mudam conforme o município, por isso, consulte as normas da sua cidade para se registrar como autônomo — e pagar a taxa determinada por ela.
Esse cadastro dará origem a um número de registro, que será usado para a emissão de notas eletrônicas na plataforma da prefeitura.
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