No mundo empresarial, a precisão de informações no cumprimento das responsabilidades fiscais é fundamental para o bom funcionamento de um negócio. Dois conceitos importantes que, muitas vezes, geram dúvidas ao emitir notas fiscais são a data de competência ou emissão.
Entender a diferença entre esses dois termos evita erros e melhora a gestão financeira da sua empresa.
Para se ter uma ideia, 1,3 milhão de pessoas (ou 3,1% dos contribuintes que entregaram a declaração do Imposto de Renda) caíram na malha fina da Receita Federal por uma série de erros, o que inclui o preenchimento de dados incorretos — como datas — em notas fiscais.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Pensando em você, que quer evitar esse tipo de dor de cabeça, preparamos este artigo. Explicamos de forma clara as diferenças entre data de competência e a data de emissão, o que é cada uma delas e quando utilizá-las corretamente nas emissões de NFe do dia a dia empresarial. Vamos lá?
Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?
Antes de saber o que são e quais as diferenças entre data de competência ou emissão, é preciso saber quais os tipos de notas fiscais eletrônicas existentes e qual a mais indicada para o seu negócio.
A modalidade eletrônica foi implementada pela Receita Federal para modernizar, simplificar e tornar mais seguro o processo de emissão e controle de notas fiscais. Além disso, trouxe benefícios como:
- combate à sonegação fiscal;
- redução de custos;
- agilidade e eficiência nas transações;
- sustentabilidade ambiental;
- facilidade de armazenamento e consulta;
- padronização de formato e integração em sistemas;
- confiabilidade.
Das notas fiscais mais utilizadas por empreendedores, ainda em vigor no país, as principais são as da lista a seguir.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
É a mais comum entre empresas que vendem mercadorias. É amplamente usada no comércio e na indústria para registrar as operações de venda de produtos.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
Utilizada por empresas prestadoras de serviços, como consultorias, escritórios de contabilidade, advocacia, entre outros. A emissão é regulada pelos municípios, então pode haver variação nas regras conforme a localização.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A nota fiscal de consumidor eletrônica é muito popular no varejo, presente principalmente em lojas físicas que vendem diretamente ao consumidor final. Substitui o tradicional cupom fiscal e é exigida na maioria dos estados brasileiros.
Outros tipos de notas fiscais, como o CT-e e MDF-e, são mais específicos para empresas de transporte e logística, enquanto a NFP-e se destina aos produtores rurais.
O que são dados de envio?
É importante lembrar que, para cada nota fiscal eletrônica emitida, é preciso inserir alguns dados obrigatórios.
Podem haver variações e campos adicionais de acordo com o tipo de nota fiscal, o estado e as exigências de cada setor ou atividade econômica.
Entre esses dados, incluem-se as datas de competência ou emissão. E o que são essas informações e quais as diferenças entre elas?
O que é data de competência?
A data de competência é o momento de reconhecimento de uma receita ou despesa, independentemente de quando o dinheiro foi efetivamente recebido ou pago.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Em outras palavras, a data de competência significa o período em que a transação econômica ocorreu.
O que é data de emissão?
A data de emissão é a data de geração e registro de um documento, como uma fatura ou uma nota fiscal.
Essa data é importante para o cumprimento de obrigações legais e fiscais, já que muitos processos contábeis e fiscais se baseiam na data de emissão dos documentos.
Qual a diferença entre data de competência e data de emissão?
Dados de competência e dados de emissão de notas fiscais desempenham papéis distintos, mas complementares no controle financeiro, fiscal e contábil das empresas. A principal diferença entre ambos reside não só no momento de aplicação, mas no propósito a que cada um serve.
A data de competência tem como propósito garantir o reconhecimento preciso de receitas e despesas, e impacta diretamente o cálculo dos impostos devidos.
Já a data de emissão assegura a geração e o envio dos documentos fiscais no momento correto, o que evita penalidades e garante a conformidade com a legislação fiscal.
Exemplos práticos para diferenciar data de competência ou emissão
As datas de competência ou emissão podem ser diferentes em algumas situações. Entender e identificar essas particularidades é essencial para uma gestão eficiente, que garante a precisão das demonstrações financeiras. Para que você entenda com mais detalhes, confira os seguintes exemplos práticos!
Notas fiscais de serviços recorrentes
Imagine que você preste serviços de consultoria para uma empresa e emita uma nota fiscal no dia 15 de janeiro. Essa é a data de emissão. No entanto, o serviço continuou durante todo o mês de janeiro. Nesse caso, a competência (ou período de referência) é o mês inteiro, mesmo que a nota tenha sido emitida no meio do mês.
Vendas a prazo
Suponha que você venda um produto para um cliente em 20 de março, mas ele opte por pagar em três parcelas mensais. A data de emissão da nota fiscal é 20 de março, mas a competência abrange os meses subsequentes de pagamento das parcelas(abril, maio e junho). Portanto, a competência se estende além da data de emissão.
Faturas antecipadas
Se você vende um pacote de serviços que cobre um período futuro, como um plano de assinatura anual, a data de emissão da fatura pode ser anterior ao início efetivo dos serviços.
Por exemplo, você emite a fatura em dezembro para um plano que começa em janeiro do próximo ano. Nesse caso, a competência é o ano seguinte, embora a fatura tenha sido emitida no ano atual.
Logo, como lidar com essas situações? Veja abaixo!
- Registre a data de emissão na nota fiscal ou fatura.
- Na descrição do documento, especifique o período de competência (por exemplo, “Serviços prestados de 01/01/2024 a 31/01/2024”).
- Mantenha um controle rigoroso das datas para evitar confusões contábeis ou tributárias (automatize, se possível).
- Consulte um contador ou especialista para garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais corretamente.
Qual a importância de automatizar a gestão de notas fiscais?
Compreender e registrar corretamente as datas de competência ou emissão traz benefícios financeiros e fiscais significativos para as empresas.
Além de melhorar a precisão das demonstrações financeiras e facilitar a tomada de decisões estratégicas, assegura a conformidade com as obrigações fiscais, evita penalidades e otimiza a carga tributária.
Portanto, investir em ferramentas de otimização, como treinamento da equipe ou sistemas de gestão contábil, é essencial para a saúde financeira e a longevidade da empresa.
A API da NFE.io, por exemplo, simplifica a emissão de NF-e para sua empresa. Ela oferece recursos como consulta de informações sobre regime tributário, CNPJ e Inscrição Estadual, tudo com autenticidade garantida pela Receita Federal em tempo real.
Além de calcular impostos e reduzir falhas, nosso software automatiza a tarefa repetitiva da emissão manual das notas fiscais, e insere corretamente dados como data de competência ou emissão.
Quer saber mais? Acesse o site da NFE.io, preencha o formulário e nossa equipe entrará em contato para transformar a gestão de notas fiscais do seu empreendimento!
