Como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa?

Abrindo sua empresa e o uso da nota fiscal eletrônica é um mistério para você?

Você não tem ideia de como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa?

Calma! Isso pode ser mais simples do que você imagina!

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

As notas fiscais servem para comprovar a compra e venda de determinado produto ou serviço. Além disso, tem a função de demonstrar os impostos que incidem sobre aquela transação.

Desde 2018, a versão eletrônica desse documento passou a ser obrigatória para todas as empresas. Assim, o processo de emissão de notas fiscais passa a ser mais ágil, eficaz e menos suscetível a erros, além de facilitar a fiscalização e economizar em papel.

No entanto, é comum que algumas empresas (principalmente as mais novatas) ainda apresentem dúvidas em relação às NF-e. Se esse é o seu caso, então você precisa continuar a leitura deste artigo.

Nas próximas linhas, apresentaremos um passo a passo bem simples de como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa e manter o seu negócio dentro das conformidades legais.

Fique atento: Multa por não emitir nota fiscal: 6 situações que merecem a sua atenção

Nota fiscal, você sabe mesmo para que é que ela serve? Então, de uma olhada:

Passo a passo: como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa?

Passo 1 – Saiba qual é o tipo de documento fiscal que a sua empresa deve emitir

O primeiro passo de como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa consiste em saber o tipo de documento fiscal que o negócio em questão precisa emitir. A resposta vai depender da atividade que a sua empresa exerce.

Se a sua empresa é uma prestadora de serviços, então você deverá emitir uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

Se a atividade do seu negócio está ligada a comercialização de bens e mercadorias, então será preciso emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Caso o seu negócio atue no mercado varejista, comercializando produtos direto com o consumidor final, o tipo do documento será a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor.

Para empresas que prestam serviços de transporte de cargas, existem dois tipos de documentos fiscais: o Conhecimento do Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).

Portanto, antes de tudo, saiba quais tipos de documentos fiscais a sua empresa é obrigada a emitir.

Passo 2 – Credencie a sua empresa junto à Secretaria de Fazenda Estadual ou Municipal

Não há como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa se ela não estiver devidamente credenciada junto à Secretaria de Fazenda do Estado ou do Município ao qual ela pertence.

É nesta etapa que você terá a autorização legal para emitir esse tipo de documento, além de ter acesso ao sistema do governo municipal ou estadual para fazer a emissão das suas notas fiscais.

Se a atividade econômica da sua empresa estiver relacionada a comércio de bens e mercadorias, indústria ou transporte de cargas, o credenciamento deverá ser feito da SEFAZ do seu estado. No entanto, se a sua empresa for uma prestadora de serviços, esta etapa deverá ser cumprida junto à SEFAZ do seu município.

Cada estado e município possui suas regras e procedimentos. Por isso, entre em contato com os órgãos responsáveis do seu estado e da sua cidade para saber como proceder.

Passo 3 – Adquira um Certificado Digital

O Certificado Digital funciona como uma carteira de identidade virtual. Ele serve para garantir autenticidade e integridade nos procedimentos feitos em ambiente online.

Ao emitir uma nota fiscal eletrônica, você precisará ter esse documento para comprovar que os dados inseridos são verdadeiros, bem como a sua pessoa jurídica.

Para obter o Certificado Digital, é preciso fazer a solicitação junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), portando os documentos comprobatórios necessários.

Se você quer saber tudo sobre como tirar o certificado digital, então, confira o passo a passo:

Passo 4 – Invista em um software para emissão e gestão de notas fiscais eletrônicas

Recorrer à tecnologia pode te ajudar bastante a implantar a nota fiscal eletrônica na sua empresa. Com um bom software especializado, é possível automatizar a emissão desses documentos e fazer a correta gestão dos mesmo.

Assim, evita-se falhas no preenchimento, os arquivos ficam salvos em segurança na nuvem e você pode direcionar os esforços dos seus colaboradores a outras tarefas que agregam mais valor para o seu negócio.

Ficou claro como implantar nota fiscal eletrônica em uma empresa? Agora que você já sabe de que maneira proceder em relação a essa exigência, poderá ficar em dia com suas obrigações e tocar a sua empresa sem complicações com o Fisco.

Veja também: Planilha de controle de notas fiscais ou usar um software?

Gerencie suas notas fiscais eletrônicas com um software especializado

Com o NFE.io você não perde mais tempo fazendo cálculos dos impostos nem preenchendo dados de clientes repetidas vezes. Tudo é automatizado, assim, você pode se dedicar a outras tarefas mais importantes.

Confira todas as vantagens do NFE.io:

Painel de controle intuitivo;
Cálculo automático dos impostos;
Os arquivos XML e HTML são gerados e enviados aos clientes por e-mail;
Reenvio de notas automático caso o site da prefeitura esteja fora do ar;
Você pode emitir notas fiscais de vários CNPJs para diferentes municípios sem sair do sistema;
Faz consultas automatizadas a CPF e a CNPJ;
Guarda suas notas em local seguro na nuvem automaticamente;
Dá desconto no certificado digital;
Gráficos e estatísticas disponíveis em um dashboard, com a evolução mensal de seu negócio e motivo de recusa de notas.