O que é código do produto na nota fiscal? GUIA prático!

No universo fiscal brasileiro, entender o que é código do produto na nota fiscal representa uma das informações mais estratégicas para qualquer empresa que busca operar conforme a legislação, evitar riscos tributários e manter a organização do estoque.

A correta identificação do produto na nota fiscal eletrônica (NF-e) garante cálculos precisos dos tributos, além de facilitar a rastreabilidade e a integração entre sistemas internos e órgãos fiscais.

Neste artigo, você vai aprender:

• o que é código do produto na nota fiscal;
• como consultar o código de produto na nota fiscal;
• a importância da tabela de código do produto da nota fiscal eletrônica 
• diferenças entre código interno e códigos fiscais exigidos pela Receita Federal e SEFAZ.

Ao final, você terá também as respostas para as dúvidas mais frequentes sobre o tema! Vamos lá?

O que é o código do produto na nota fiscal?

O código do produto na nota fiscal é um número ou sequência alfanumérica que diferencia cada produto e serve como referência tanto para a empresa quanto para o Fisco. Funciona como um identificador exclusivo para cada item comercializado por uma empresa e garante que cada mercadoria ou serviço no documento fiscal seja único.

O uso do código fiscal contribui para:

• controle de estoque eficiente, pois cada entrada e saída de mercadoria pode ser rastreada de forma precisa;
• emissão de notas fiscais com informações detalhadas, o que facilita a conferência por parte do cliente e do órgão fiscalizador;
• integração entre sistemas de gestão empresarial (ERP), plataformas de e-commerce e softwares de emissão de notas fiscais;
• rastreabilidade e logística, já que o código permite identificar rapidamente a origem, o destino e as características do produto.

Veja mais detalhes a seguir.

Controle de estoque eficiente

Ao adotar um código exclusivo para cada item, a empresa evita duplicidades e consegue monitorar de perto o fluxo de mercadorias, o que reduz perdas e otimiza a reposição de produtos.

Emissão de notas fiscais detalhadas

O preenchimento correto do código na nota fiscal reduz o risco de autuações fiscais e facilita a conferência por parte do destinatário.

Entender o que é código do produto na nota fiscal se torna ainda mais relevante quando a empresa comercializa uma grande variedade de itens, pois impede que produtos diferentes recebam o mesmo identificador e evita erros tributários e logísticos.

Integração com sistemas facilitada

Sistemas de gestão modernos utilizam o código do produto como chave para integrar informações entre setores, como vendas, compras, estoque e faturamento.

Usar o código do produto, nesse cenário, envolve não apenas a identificação interna, mas também a comunicação com sistemas externos, como plataformas de marketplace e órgãos governamentais.

O uso de sistemas de gestão integrada, como ERP, ajuda empresas a se tornarem mais ágeis. Veja mais aqui: Seu ERP está atualizado para a Reforma Tributária?

Rastreabilidade e logística mais seguras

A rastreabilidade dos produtos depende do uso consistente do código em toda a cadeia, desde o fornecedor até o consumidor final.

O código do produto, nesse caso, assegura que cada etapa da movimentação da mercadoria será auditada agilmente, o que facilita recalls, devoluções e análises logísticas.

Como consultar código de produto na nota fiscal?

Para consultar o código de produto na nota fiscal, basta acessar a nota fiscal eletrônica e verificar o campo específico destinado ao código do produto.

Esse campo geralmente fica ao lado da descrição do item, com informações como quantidade, valor unitário e NCM da nota fiscal.

Empresas podem consultar o código de produto na NF-e também em sistemas de gestão (ERP), bancos de dados internos ou diretamente na tabela de código do produto na nota fiscal eletrônica disponibilizada pelo governo.

Outra forma de consultar o código na nota fiscal envolve o uso do portal da Secretaria da Fazenda, que permite a pesquisa por nome, classificação ou código. A consulta garante que o código é igual ao do produto comercializado, o que evita a rejeição da nota fiscal ou autuações fiscais.

Realizar consultas periódicas aos dados fiscais é fundamental. Veja como fazer algumas delas:

• Reforma Tributária: a disputa que afeta o seu negócio
• Aprenda como consultar o Regime Tributário empresarial
• Consultar o CNPJ na Receita Federal: por que é importante?
• [GUIA]: como consultar o contrato social pelo CNPJ

Quem é responsável por definir o código do produto na nota fiscal?

A definição do código do produto na nota cabe à própria empresa que emite o documento. O responsável pelo cadastro no sistema de gestão deve criar um código único para cada item, de forma a retratar as características, variações e especificações comerciais.

Além disso, a empresa precisa garantir que o código interno corresponda aos códigos fiscais exigidos pela Receita Federal e pela SEFAZ, como NCM, CEST, CFOP e CST/CSOSN.

Um levantamento do IOB mostrou que 55,56% das empresas relatam falhas no uso dos códigos de produtos.

Por isso, o setor fiscal, em conjunto com o departamento de compras e vendas, deve revisar periodicamente a tabela de código do produto para manter a conformidade com a legislação e evitar problemas com o Fisco.

Tabela de código do produto na nota fiscal eletrônica

A tabela de código do produto na nota fiscal eletrônica reúne os códigos internos utilizados pela empresa e os códigos fiscais obrigatórios para cada item. Serve como referência para o preenchimento correto das notas fiscais e para a integração com sistemas de gestão e plataformas de comércio eletrônico.

Qual a diferença entre código interno do produto e códigos fiscais?

A tabela de código de produto na nota diferencia o código interno, criado pela empresa, dos códigos fiscais exigidos pelos órgãos reguladores.

Veja as principais diferenças:

Veja mais detalhes sobre cada um dos tipos de códigos existentes.

Código Interno do Produto (SKU, Código Próprio da Empresa)

O código interno, também conhecido como SKU, serve para a empresa controlar o estoque, integrar sistemas e organizar os processos internos. Não segue um padrão nacional, mas precisa ser único para cada item cadastrado.

NCM da nota fiscal (Nomenclatura Comum do Mercosul)

O NCM da nota fiscal é composto por oito dígitos e identifica a natureza da mercadoria para fins fiscais. O preenchimento correto do NCM é obrigatório em todas as operações, pois define a tributação, as alíquotas de impostos e a possibilidade de benefícios fiscais. A tabela de código do produto sempre traz o NCM para cada item.

CEST (Código Especificador da Substituição Tributária)

O CEST identifica produtos sujeitos à substituição tributária do ICMS. Empresas precisam informar esse código quando a legislação estadual exige a aplicação desse regime tributário para determinados produtos.

CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)

O CFOP determina a natureza da operação, como compra, venda, devolução, transferência, entre outras. O correto preenchimento do CFOP evita erros na apuração de impostos e na escrituração fiscal.

CST/CSOSN (Código de Situação Tributária)

O CST/CSOSN indica o regime tributário da empresa e a situação da operação. Empresas do Simples Nacional utilizam o CSOSN, enquanto as demais usam o CST. O código impacta diretamente no cálculo dos impostos e na regularidade fiscal.

O controle de códigos fiscais traz mais eficiência ao negócio

Manter a tabela de código do produto atualizada e revisar periodicamente os códigos internos e fiscais evita problemas com o Fisco e garante a conformidade tributária. Ao compreender como consultar código de produto na nota fiscal e a importância da classificação fiscal do produto na nota fiscal, a empresa reduz riscos, otimiza processos e fortalece sua gestão fiscal.

Por isso, se você deseja aprimorar a gestão fiscal e garantir conformidade na emissão de notas fiscais, automatize seus processos contábeis.

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Perguntas frequentes sobre código de produto na nota fiscal – FAQ

1. Qual a diferença entre NCM e código de produto?

O código de produto identifica o item de forma única dentro da empresa, enquanto o NCM da nota fiscal classifica a mercadoria de acordo com a legislação fiscal e aduaneira. O código de produto serve para controle interno, já o NCM define a tributação e a categoria fiscal do item.

2. Posso usar o mesmo código de produto para itens diferentes?

Não. Cada item deve apresentar um código exclusivo na tabela de código. O uso do mesmo código para produtos distintos pode causar erros no controle de estoque, na emissão de notas fiscais e até autuações fiscais.

3. O que acontece se eu errar o código do produto na NF-e?

O erro no código do produto pode levar à rejeição da nota fiscal, multas e problemas com o Fisco. Caso o erro envolva o NCM, a empresa pode sofrer autuações, retenção de mercadorias e cobrança de diferenças de impostos, além de juros e penalidades.

4. Como corrigir um código de produto já emitido em nota fiscal?

A correção depende do tipo de erro e do prazo. Se o erro não alterar informações essenciais, como valores ou tributos, a empresa pode emitir uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e).

Para erros mais graves, como troca de produto ou alteração de NCM na nota, será necessário cancelar a nota fiscal no prazo legal e emitir uma nova com os dados corretos. Caso o prazo de cancelamento expire, a empresa deve emitir uma nota de ajuste ou realizar uma devolução para regularizar a operação.