Tempo é dinheiro, já dizia a velha máxima reproduzida pelos nossos avós desde os tempos mais remotos. E seguindo essa frase, qual a melhor maneira de ganhar dinheiro ou pelo menos evitar desperdiçá-lo?
A resposta pode parecer óbvia. Mas quanto melhor você gerencia o tempo e otimiza os processos da sua empresa, mais evita dispêndio excessivo de recursos humanos e financeiros.
E é com esse fim que os fluxos de trabalho atuam. Assim, aumentam a eficiência dos processos, melhorando, consequentemente, toda a cadeia produtiva.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Neste artigo, você entender o que é e como criar um workflow e de que maneira ele pode impactar positivamente seu negócio.
Saiba mais: Aprenda tudo sobre Fluxograma Financeiro: contas a pagar e receber
O que é um workflow?
Workflow, ou fluxo de trabalho em livre tradução, é um fluxograma elaborado pela empresa antes de iniciar a produção de um determinado projeto.
Dessa forma, tem como objetivo otimizar todas as fases do processo. Para isso, cronometra o tempo, aloca mão de obra, insumos e logística para atingir o máximo de eficiência e eficácia possível.
Passo a passo: como criar um workflow?
A partir do momento em que se delimitam funções e se automatiza ações, os erros são reduzidos. Dessa forma, a produção é agilizada.
Além disso, ao determinar o escopo de trabalho dos colaboradores, também fica mais fácil identificar erros ocorridos em alguma etapa do processo.
A divisão de tarefas leva em conta os setores, cargos e funções dos empregados. Estabelecendo, assim, suas responsabilidades previamente, eles trabalharão em melhor sintonia, já que será notório o que esperar de cada um deles.
Quando a empresa não tem um fluxo de trabalho, as fases tornam-se desordenadas e sem mão de obra específica para determinada função.
Vamos então às etapas de como criar um workflow.
1ª etapa – Documentação
O primeiro passo de como criar um workflow é documentar todos os recursos disponíveis na sua empresa, técnicos, financeiros e humanos.
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Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Dessa forma, fazendo uma boa análise, você conseguirá descobrir quais são os gargalos, desperdícios, atrasos e outras ineficiências a resolver e também o que já funciona muito bem e deve ser mantido.
2ª etapa – Compartilhamento de informações
É importante criar a cultura da transparência dentro da empresa. Porque é frequente que colaboradores não compartilhem dados de seus setores uns com os outros.
Isso prejudica a colaboração e o trabalho em equipe. Além disso, impede que problemas sejam resolvidos com maior rapidez.
3ª etapa – Capacitação da equipe
É imprescindível envolver a equipe para que a automação se dê de uma forma gradual e sem estresse. Afinal, os funcionários são os responsáveis pelo resultado final e eles precisam crer nas vantagens do novo sistema.
Deixe claro que a plataforma vem apenas para agregar ao trabalho que já é realizado. Isto é: não se tartate de mais uma maneira de pressioná-los por resultados.
Foque no diálogo utilizando palavras-chave como organização, eficiência e reconhecimento. Esta última é a maior vantagem para eles, já que, como ficará registrado, trará mais transparência e a atribuição de êxitos se tornará mais clara.
4ª etapa – Projeto
De posse desses dados, já é possível montar um projeto de como criar seu workflow descrevendo linearmente qual o objetivo do trabalho, etapas e recursos.
Esse projeto deve conter início, responsáveis, etapas e prazo numa sequência de modo que a entrega seja realizada com qualidade satisfatória.
Esquematize as etapas conectando os processos e pessoas responsáveis por cada ação de forma bem visual.
Existem softwares específicos que ensinam didaticamente como criar um workflow, como o HEFLO, que reúne as informações com datas e responsáveis e desenhos intuitivos.
E depois? Inicie a melhoria dos processos!
Após a implementação da plataforma, verifique se houve evolução no processo. Essa etapa é muito importante já que é nela que você poderá verificar se ainda há alguma questão a ser corrigida, se há algo de errado e se os funcionários entenderam bem o sistema.
Não se esqueça de pedir feedback aos colaboradores. Isso estreita laços de confiança e proporciona o aprimoramento do workflow.
Leia mais: Dicas de melhorias de processos para uma empresa que você pode implementar agora mesmo
Existem diversas formas de se fazer um workflow. O processo completo deve levar em consideração também os objetivos estratégicos da empresa.
Confira este passo a passo criado pela HEFLO:
Veja também: O que é workflow e como o fluxo de trabalho pode ajudar sua empresa
Agora que você já sabe como criar um workflow e entende a necessidade de um fluxo de trabalho para organizar as demandas da sua empresa, que tal colocar isso em prática na sua empresa?
Agilize o fluxo de trabalho em sua empresa com um gerenciador de notas fiscais
Automatizar algumas tarefas repetitivas é uma excelente maneira de tornar seu workflow mais ágil. Por isso, contar com um software de emissão e gerenciamento de notas fiscais como o NFE.io é bastante vantajoso.
- Veja algumas de suas funcionalidades:
- Cálculo dos impostos automaticamente;
- Emissão e geração dos arquivos XML e HTML;
- Envio automático por e-mail aos clientes;
- Possibilidade de emitir notas fiscais de diferentes CNPJs e para diferentes prefeituras sem sair do sistema.
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