O que é workflow e como usá-lo na gestão empresarial

Todo empresa precisa realizar tarefas. É a sequência dessas tarefas, organizadas e bem geridas, que forma um fluxo de trabalho, responsável por uma entrega final.

Essa entrega pode ser para um cliente interno (exemplo: a previsão de vendas apresentada ao gerente de vendas por um analista) ou externo: um produto ou serviço que a empresa comercializa.

Para cada uma dessas sequências de tarefas se define um workflow, ou fluxo de trabalho.

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Você sabe o que é um floxo de trabalho? Então, descubra tudo sobre ele nesta postagem!

Organize o fluxo de trabalho e ganhe eficiência

Dentro de uma gestão empresarial, algumas dúvidas relacionadas à organização e eficiência da empresa são constantemente colocadas em pauta. Será que é necessário estabelecer mais regras? Como conectar os colaboradores e os diferentes setores da empresa? É possível otimizar processos?

Muitas vezes, entender algumas teorias é importante para resolver, na prática, alguns conflitos do dia a dia. Por exemplo, você trabalha com um workflow na sua empresa? Ou, voltando um passo atrás, você sabe o que é workflow?

Este é um dos exemplos práticos que podem influenciar diretamente na organização e, consequentemente, no crescimento da sua empresa. Quer ver? Então confira o que é fluxo de trabalho!

O que é workflow?

Workflow, qual a tradução? A tradução de workflow é fluxo de trabalho, em português. Portanto, workflow e fluxo de trabalho são a mesma coisa, ok?

E se você está se perguntando o que é workflow (ou o que é fluxo de trabalho, se preferir), a resposta mais breve seria sua tradução, que acabamos de citar: fluxo de trabalho.

Ok, e o que é fluxo de trabalho? Explicando em mais detalhes, é quando a empresa determina uma sequência de etapas para automatizar processos.

O workflow geralmente é criado para otimizar o tempo e facilitar a rotina de todos os envolvidos em uma atividade.

Ao estabelecer mais do que regras, mas um fluxo de trabalho, é possível determinar o responsável de cada tarefa dentro de uma mesma atividade.

Esse workflow, com o tempo, é passado de profissional para profissional de forma a aumentar a produtividade junto com o entendimento de processos.

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Como ligar uma área de produção ao escritório de uma organização? Como a venda e o pós-venda podem conversar? Como todos podem saber como andam as demandas e o negócio? O workflow ajuda nessa conexão de diferentes áreas e pessoas envolvidas em um mesmo processo.

Veja também: Aprenda tudo sobre Fluxograma Financeiro: contas a pagar e receber

Como o workflow ajuda sua empresa

Você já sabe o que é workflow, mas precisa entender como ele pode ajudar na realidade da companhia?

O workflow de fato traz inúmeros benefícios para a sua empresa. Veja abaixo os 5 principais!

1- Otimizar tempo

Com um gerenciamento de tarefas padrão, as atividades são realizadas com mais rapidez. Assim, os processos e orientações pré-estabelecidos para cada área auxiliam diretamente na otimização do tempo.

2- Organização linear

Independentemente do modo como cada profissional realiza seu trabalho, ao definir um workflow, todos estarão organizados e em sintonia.

Cada pessoa passa a entender que uma área depende da outra para chegar a um resultado final. Essa linearidade nos processos fica, inclusive, visível para que cada um possa entender os processos e entender suas responsabilidades.

3- Qualidade superior

Seja a entrega de um serviço ou produto, a qualidade é superior quando existe um workflow definido. Nada fica de fora: o tempo de produção, as especificidades do trabalho/produto, áreas responsáveis, entrega, emissão de notas, etc,.

Quando tudo passa a se conectar, as experiências para os consumidores tornam-se mais completas.

4- Comunicação que evita erros

Uma falha ou ruído na comunicação pode ser o suficiente para gerar um erro ou possíveis reclamações de clientes. Mas quando a rotina passa a ter um fluxo a ser seguido e diversas áreas têm a chance de se comunicar, esses erros podem ser facilmente evitados.

5- Controle que gera produtividade

O planejamento, assim como o controle sobre todos os processos de trabalho, também se torna essencial. O workflow permite que a organização saia do papel e se transforme em produtividade. Vale lembrar que, muitas vezes, aumentar a produtividade também significa reduzir custos desnecessários.

Confira esta ilustração e entenda a importância do workflow:

Fonte: Venki

Afinal, como criar um workflow?

Agora você entendeu o que é workflow e as vantagens que ele traz para a sua empresa. Mas ainda precisa saber o que é necessário para colocá-lo em prática, certo? como criar um workflow para gerenciar um fluxo de atividades de algum processo que você quer tornar mais eficiente e produtivo em sua empresa?

Pra ajudar você a descobrir como criar um workflow, desenvolvemos um checklist prático e objetivo

Acompanhe o checklist abaixo e saiba se você tem tudo para criar o seu próprio workflow!

Primeiramente, entenda como é o fluxo de trabalho na realidade da sua empresa. O workflow pode ser o processo da fabricação ou venda de um produto, mas também da entrega de um serviço. Saiba qual é o objetivo final do workflow para listar o que precisa para entregar o melhor resultado.
Estabeleça o passo a passo deste processo, as atividades necessárias para completá-lo.
Defina quais setores passam por cada atividade e os profissionais responsáveis.
Determine prazos para a entrega de cada atividade.
Coloque as orientações necessárias em cada etapa, incluindo como a ação final deve ser completada.
Defina indicadores de performance (KPIs) para medir a eficiência do processo transformado em um fluxo de trabalho.
Acompanhe e monitores os resultados.
Caso a eficiência não seja satisfatória, procure gargalos, atrasos, desperdícios e outras ineficiências do workflow e pense em maneiras de corrigi-las.
Acompanhe novamente os resultados e ajuste o processo continuamente, até que atinja os resultados esperados (volte a tentar melhorá-lo de tempos em tempos). Isso é o que se chama de melhoria contínua!

Como desenhar um workflow do fluxo de trabalho?

Além disso, você ainda precisará definir como vai desenhar o seu workflow de forma simples, por meio de um diagrama de fácil entendimento (você vai ver um exemplo logo a seguir).

A solução de como criar um workflow na forma de um diagrama de processos como este é simples: Muitas empresas aderem a softwares ou arquivos simples digitais que permitem a atualização de informações em tempo real pelas pessoas envolvidas. São as chamadas ferramentas de BPM.

Veja mais sobre elas aqui: Como funcionam as ferramentas de BPM?

Outra vantagem do workflow é a otimização de processo, saiba mais: Entenda o que é automação empresarial e saiba aproveitar suas vantagens

O importante é garantir que sua empresa tenha um workflow para organizar e otimizar todos os processos.

Acredite: os resultados serão sentidos tanto pelos gerentes da empresa, passando pelos colaboradores e chegando ao consumidor final.

Confira este resumo de co o criar um workflow passo a passo:

Confira um exemplo de workflow

Falamos muito sobre o que é fluxo de trabalho e como criar um workflow para otimizar os processos do seu negócio. Mas você ainda não viu um exemplo de workflow pronto.

O ideal é desenhar o fluxo de processos seguindo a notação BPMN. Trata-se de da normatização internacional mais aceita e utilizada.

Ela define os símbolos a serem usados em um fluxo de processos para que todos que os veja entendam exatamente como ele funciona.

Isto é: qual seu evento inicial, quais os eventos de término, quais a tarefas a serem realizadas e quem são os responsáveis por elas, quais decisões devem ser tomadas, que fontes de dados consultar ou documentos usar etc.

Quer ver um exemplo de workflow? Então confira este exemplo de fluxo de processo de solicitação de reembolso de despesas.

Viu como ficam claras de uma forma visual e intuitiva todas as etapas do workflow? Assim, todos os envolvidos entendem rapidamente o que precisa ser feito, que departamentos estão envolvidos, o que acontece com o fluxo de tarefas dependendo se uma condição foi atendida ou não (losango amarelo) e qual o responsável e a atividade seguinte que precisa ser realizada para que o processo flua adequadamente.

Lembre-se que depois que um fluxo de trabalho, como este exemplo de workflow, é definido ele deve ser monitorado constantemente. Assim, caso os resultados não sejam satisfatórios, ajustes são feitos e um novo fluxo de trabalho é desenhado. Dessa forma, é possível manter seus processos eficientes continuamente.

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