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O que é workflow e como o fluxo de trabalho pode ajudar sua empresa

Conecte diferentes áreas de sua empresa e aumente a produtividade com fluxos de trabalho. Clique no texto e saiba o que é workflow!

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Todo empresa precisa realizar tarefas. É a sequência dessas tarefas, organizadas e bem geridas, que forma um fluxo de trabalho, responsável por uma entrega final.

Essa entrega pode ser para um cliente interno (exemplo: a previsão de vendas apresentada ao gerente de vendas por um analista) ou externo: um produto ou serviço que a empresa comercializa.

Para cada uma dessas sequências de tarefas se define um workflow, ou fluxo de trabalho.

Você sabe o que é um floxo de trabalho? Então, descubra tudo sobre ele nesta postagem!

Organize o fluxo de trabalho e ganhe eficiência

Dentro de uma gestão empresarial, algumas dúvidas relacionadas à organização e eficiência da empresa são constantemente colocadas em pauta. Será que é necessário estabelecer mais regras? Como conectar os colaboradores e os diferentes setores da empresa? É possível otimizar processos?

Muitas vezes, entender algumas teorias é importante para resolver, na prática, alguns conflitos do dia a dia. Por exemplo, você trabalha com um workflow na sua empresa? Ou, voltando um passo atrás, você sabe o que é workflow?

Este é um dos exemplos práticos que podem influenciar diretamente na organização e, consequentemente, no crescimento da sua empresa. Quer ver?

O que é workflow?

Se você está se perguntando o que é workflow, a resposta mais breve seria sua tradução: fluxo de trabalho. Ok, e o que é fluxo de trabalho? Explicando em mais detalhes, é quando a empresa determina uma sequência de etapas para automatizar processos.

O workflow geralmente é criado para otimizar o tempo e facilitar a rotina de todos os envolvidos em uma atividade.

Ao estabelecer mais do que regras, mas um fluxo de trabalho, é possível determinar o responsável de cada tarefa dentro de uma mesma atividade.

Esse workflow, com o tempo, é passado de profissional para profissional de forma a aumentar a produtividade junto com o entendimento de processos.

Como ligar uma área de produção ao escritório de uma organização? Como a venda e o pós-venda podem conversar? Como todos podem saber como andam as demandas e o negócio? O workflow ajuda nessa conexão de diferentes áreas e pessoas envolvidas em um mesmo processo.

Veja também: Aprenda tudo sobre Fluxograma Financeiro: contas a pagar e receber

Como o workflow ajuda sua empresa

Você já sabe o que é workflow, mas precisa entender como ele pode ajudar na realidade da companhia?

O workflow de fato traz inúmeros benefícios para a sua empresa. Veja abaixo os 5 principais!

1- Otimizar tempo

Com um gerenciamento de tarefas padrão, as atividades são realizadas com mais rapidez. Assim, os processos e orientações pré-estabelecidos para cada área auxiliam diretamente na otimização do tempo.

2- Organização linear

Independentemente do modo como cada profissional realiza seu trabalho, ao definir um workflow, todos estarão organizados e em sintonia.

Cada pessoa passa a entender que uma área depende da outra para chegar a um resultado final. Essa linearidade nos processos fica, inclusive, visível para que cada um possa entender os processos e entender suas responsabilidades.

3- Qualidade superior

Seja a entrega de um serviço ou produto, a qualidade é superior quando existe um workflow definido. Nada fica de fora: o tempo de produção, as especificidades do trabalho/produto, áreas responsáveis, entrega, emissão de notas, etc,.

Quando tudo passa a se conectar, as experiências para os consumidores tornam-se mais completas.

4- Comunicação que evita erros

Uma falha ou ruído na comunicação pode ser o suficiente para gerar um erro ou possíveis reclamações de clientes. Mas quando a rotina passa a ter um fluxo a ser seguido e diversas áreas têm a chance de se comunicar, esses erros podem ser facilmente evitados.

5- Controle que gera produtividade

O planejamento, assim como o controle sobre todos os processos de trabalho, também se torna essencial. O workflow permite que a organização saia do papel e se transforme em produtividade. Vale lembrar que, muitas vezes, aumentar a produtividade também significa reduzir custos desnecessários.

Confira esta ilustração e entenda a importância do workflow:

O que é workflow

Fonte: Venki

O que é necessário para o workflow?

Agora você entendeu o que é workflow e as vantagens que ele traz para a sua empresa. Mas ainda precisa saber o que é necessário para colocá-lo em prática, certo?

Acompanhe o checklist abaixo e saiba se você tem tudo para criar o seu próprio workflow!

  1. Primeiramente, entenda como é o fluxo de trabalho na realidade da sua empresa. O workflow pode ser o processo da fabricação ou venda de um produto, mas também da entrega de um serviço. Saiba qual é o objetivo final do workflow para listar o que precisa para entregar o melhor resultado.
  2. Estabeleça o passo a passo deste processo, as atividades necessárias para completá-lo.
  3. Defina quais setores passam por cada atividade e os profissionais responsáveis.
  4. Determine prazos para a entrega de cada atividade.
  5. Coloque as orientações necessárias em cada etapa, incluindo como a ação final deve ser completada.

Você ainda precisará definir como vai fazer o seu workflow. Muitas empresas aderem a softwares ou arquivos simples digitais que permitem a atualização de informações em tempo real pelas pessoas envolvidas.

Outra vantagem do workflow é a otimização de processo, saiba mais: Entenda o que é automação empresarial e saiba aproveitar suas vantagens

O importante é garantir que sua empresa tenha um workflow para organizar e otimizar todos os processos.

Acredite: os resultados serão sentidos tanto pelos gerentes da empresa, passando pelos colaboradores e chegando ao consumidor final.

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