A carga tributária brasileira é uma das mais pesadas e complexas de todo o mundo. Para se manter sempre em dia com o Fisco e evitar multas que comprometam as finanças da empresa, é preciso ter muita organização no departamento fiscal.
Se o seu desejo é conseguir diminuir custos, gerenciar riscos e impulsionar a produtividade deste setor, você clicou no artigo certo.
Confira nas próximas linhas 6 dicas essenciais de como organizar um departamento fiscal e saiba o que fazer para otimizar os aspectos tributários do seu negócio.
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6 dicas de como organizar um departamento fiscal
1 – Faça um planejamento fiscal
Planejamento é a primeira dica de como organizar um departamento fiscal. Se você não se planeja, ficará muito mais difícil organizar os processos.
Na hora de elaborar o seu planejamento fiscal, é necessário que ele seja o mais claro possível em relação aos objetivos a serem alcançados e as ações a serem executados, bem como quem serão os responsáveis por executar cada uma delas.
Este documento possibilitará que a sua equipe visualize melhor tudo o que precisa e como deverá ser feito, além dos prazos para as entregas. O objetivo do planejamento é direcionar todos os envolvidos nos processos fiscais da empresa
2 – Revise o regime tributário da sua empresa
Será que o regime tributário que você escolheu é, de fato, o mais adequado para a sua empresa?
Nesta dica de como organizar um departamento fiscal, é importante que você faça uma revisão do atual regime que você definiu para o seu negócio e se ele é o mais vantajoso para a sua empresa neste momento.
Se, por exemplo, quando você inaugurou sua empresa o Simples Nacional parecia ser a melhor escolha, pode ser que hoje o Lucro Presumido seja uma opção mais conveniente para a atual realidade do seu negócio.
A escolha do melhor regime pode impactar os resultados da sua empresa significativamente.
Veja dicas sobre estes 2 regimes tributários. Conheça as vantagens e desvantagens do Lucro Real e do Lucro Presumido:
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Leia também: Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional? Como escolher o regime tributário para sua empresa
3 – Conte com um calendário fiscal
A Receita Federal possui um cronograma com os prazos para os contribuintes realizarem o pagamento de seus tributos. O não cunprimento desses prazos pode acarretar multas bastante onerosas, dentre outras penalidades.
Por isso, para evitar qualquer sonegação acidental, é importante que o departamento fiscal se organize por meio de um calendário. Tal calendário deverá constar as datas para enviar declarações, pagar os impostos devidos e até mesmo receber as restituições.
Assim, não se perde nenhum prazo e sua empresa fica sempre em dia com o Fisco.
4 – Otimize a gestão de documentos
Não há como organizar um departamento fiscal sem uma boa gestão de documentos.
Muitas empresas enfrentam sérios problemas com a Receita Federal justamente por não conseguirem gerenciar toda a papelada. Elas, então, acabam deixando de fora documentos importantes que precisam ser enviados para o órgão. Ou pior, fazem cálculos e análises equivocadas e deixam de declarar seus ganhos reais, o que acarreta multas que podem chegar até 100% do valor real não declarado.
Para evitar problemas dessa natureza, armazene corretamente os seus documentos, em especial as notas fiscais. Felizmente, já existem softwares que podem te auxiliar nessa tarefa.
Você precisa de dicas de como organizar suas notas fiscais?
Então, confira este infográfico:
Leia mais: Facilite sua vida com a gestão de notas fiscais automatizada
5 – Invista na automatização de processo
Como sinalizamos na dica anterior, você pode usar um software para gerenciar melhor seus documentos. Mas não só isso. Existem vários sistemas de automatização de processos que podem ajudar a organizar melhor seu departamento fiscal.
Deixe que a tecnologia cuide das tarefas manuais e veja seus resultados melhorarem de forma significativa, principalmente em relação à produtividade das equipes. Além disso, será notória a redução de falhas humanas.
Com a automatização, é possível se dedicar a outras tarefas mais importantes e estratégicas.
Dentre as funcionalidades de um sistema de gestão para o departamento fiscal, podemos citar a emissão de notas fiscais eletrônicas, o cálculo automático de tributos, o preenchimento de obrigações acessórias e o armazenamento correto e organizado de dados e informações importantes.
6 – Invista em compliance fiscal
Compliance significa estar em conformidade com normas e leis e cumpri-las de maneira efetiva. Especialmente no Brasil, o compliance ajuda a lidar com a complexidade do nosso sistema tributário.
Investir em compliance é desenvolver mecanismos capazes de assegurar que a sua empresa e seus colaboradores trabalhem sempre de acordo com a lei e a ética profissional.
Para isso, são estabelecidas políticas, diretrizes e regras a fim de garantir que nenhuma lei seja infringida pela organização.
No departamento fiscal, o compliance é uma ferramenta que ajuda a promover a melhoria contínua dos processos.
Agora que você já sabe como organizar um departamento fiscal, que tal colocar em prática todas essas dicas que viu aqui? Faça isso e veja os resultados positivos desse setor refletirem na empresa como um todo.
Saiba mais: Tudo sobre departamento fiscal e confira 5 dicas para melhorar sua gestão
Como um gerenciador de notas fiscais pode ajudar na gestão do departamento fiscal?
Além do cálculo e emissão automática das notas, um gerenciador eletrônico de notas fiscais como o NFe,io conta com um painel de controle de todas as notas emitidas. Assim, a Gestão fica muito mais fácil!
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Olá, estou gostando muito das dicas do seu Blog.