Mais do que simplesmente trazer números, o papel de uma nota fiscal eletrônica (NFe) é facilitar o controle de vendas de empresas e garantir que a tributação esteja sendo realizada adequadamente.
Assim, evitam-se erros com órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal.
Acontece que, dependendo de como esse processo é realizado, você pode encontrar problema na emissão de nota fiscal eletrônica.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Dessa forma, tudo aquilo que foi criado para facilitar a rotina do empresário pode se tornar uma grande dor de cabeça.
Imagine, por exemplo, que alguma informação foi perdida ou que você esqueceu do preenchimento e precisa comprovar a venda de uma mercadoria?
Ou que você teve uma nota fiscal rejeitada, mas não consegue entender o porquê disso? E se o órgão fiscalizador solicitar um dado, mas você não tiver uma boa gestão que organize as notas emitidas?
Evitar problema na emissão de nota fiscal eletrônica é fundamental. Mas, para isso, você precisa entender exatamente o que pode dar errado.
Veja a seguir os principais problemas encontrados e descubra como fazer para que sua empresa não saia prejudicada na emissão de NFe!
Veja também: O que é SPED e nota fiscal eletrônica: benefícios e como usar
Principais problemas na emissão de NFe
Os problemas mais comuns na emissão de NFe acontecem principalmente em empresas que ainda não possuem um software especializado em emissão de notas fiscais e dependem de pessoas para realizar esse procedimento manualmente.
Listamos os 7 principais problemas que ocorrem:
1- Preenchimento incorreto de dados
A correria do dia a dia muitas vezes é a responsável pelo erro mais comum em emissões de NFe e que poderia ser resolvido apenas mediante mais organização e cautela: o preenchimento de dados.
Como a empresa depende das informações de seus clientes para emitir a NFe corretamente, é importante manter um cadastro atualizado com CNPJ, endereços e contatos para não causar nenhum tipo de transtorno na consulta ou emissão de notas.
Lembre-se, também, que sua empresa poderá ser penalizada caso não envie a NFe ao cliente. Portanto, ter um e-mail atualizado é imprescindível para garantir que ele receba o arquivo oficial XML e, assim, comprove a segurança da venda.
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2- Não localizar a nota fiscal oficial
Falando em documento oficial, é importante entender a diferença do DANFE para o XML e, assim, saber exatamente onde localizar a nota fiscal quando preciso.
O DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, uma versão simplificada na nota, muito utilizada para o transporte de mercadorias, mas sem validade jurídica.
O que realmente representa a NFe, o documento fiscal de fato, é o arquivo XML, que deve ser guardado pelo período de cinco anos. Não pôde localizar a nota, apenas o DANFE? Isso pode significar um grande problema para a sua empresa.
Saiba mais: O que é Danfe Nota Fiscal? Pra que ele serve?
3- Denegação da NFe
Outro problema fiscal comum em casos de NFe é a sua denegação, ou seja, quando a nota fiscal não é autorizada.
Isso acontece quando a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) encontra algum problema com o emitente ou mesmo com o destinatário da nota fiscal, principalmente em sua inscrição estadual.
Quando acontece, aparece na tela, somente no final de todo o preenchimento, o “código 1” ou “código 2”, que pode significar uma falha em dados de cadastro.
4- Erro 508: nota rejeitada
A nota também pode ser rejeitada caso o emissor preencha especificamente o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) de forma incorreta.
Caso o número seja nulo ou contenha validade somente em operações realizadas fora do país, o erro 508 poderá aparecer na tela.
Nesses casos, apenas realizar a alteração do CNPJ válido poderá completar a emissão da nota.
5- Cancelamento
Os casos de cancelamento de NFe podem ocorrer, mas existe um prazo para que possa ser solicitado.
São 24 horas, a partir do momento em que a nota foi autorizada, que a NFe poderá ser cancelada, caso o envio da venda ainda não tenha sido realizado.
6- Correções
Já em casos de correções de nota fiscal, o empreendedor terá 30 dias para fazer a alteração na NFe e evitar inconsistências.
O grande problema nesse caso é que valores de impostos, quantidades de produtos e dados cadastrais, muito menos datas de emissões não poderão ser alteradas, portanto cuidado redobrado na hora da emissão!
7- Certificado digital
Geralmente sendo caracterizado como “erro 90”, os problemas com o certificado digital da empresa também podem acontecer no sistema.
O certificado nada mais é do que uma assinatura digital da empresa e necessária para a emissão de nota fiscal eletrônica. Caso esteja vencido, a autoridade certificadora precisará ser contatada para liberar o acesso novamente às emissões.
Saiba mais: Impostos sobre nota fiscal: quais são eles?
Por que não automatizar a emissão das notas fiscais?
Com todos os avanços proporcionados pela transformação digital, não há uma boa razão para não automatizar processos nas empresas.
A grande verdade é que, por ser um processo trabalhoso, preencher todas as informações pode gerar mais de um problema na emissão de nota fiscal eletrônica, seja em erro de digitação, esquecimento ou falha no próprio sistema das prefeituras.
E já parou para pensar que se hoje é mais simples emitir notas, também é mais fácil fiscalizá-las?
Para evitar maiores problemas, escolha um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas que possa automatizar de forma inteligente este trabalho, evitando a falha humana e garantindo todo o suporte que sua empresa precisa para seguir com tranquilidade.
Problemas com dados incorretos, perda do arquivo XML, denegação, rejeição ou cancelamentos, correções e certificado digital? Com o sistema certo de NFe do seu lado, você saberá exatamente como evitá-los!
Você conhece o sistema de gerenciamento de notas fiscais NFE.io?
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