A complexidade da legislação tributária brasileira e o pagamento de diferentes encargos estão entre as principais dores dos empresários. No entanto, cumprir com as responsabilidades fiscais e fazer a retenção de impostos evita que as empresas fiquem irregulares com o Fisco, ou sofram penalidades e multas futuras.
Segundo a pesquisa Tax do amanhã – Tecnologias e recursos para os atuais desafios tributários das organizações, realizada pela Deloitte em 2023, 76% dos entrevistados desejam a simplificação da Reforma Tributária. Além disso, 53% esperam que ela elimine as redundâncias das obrigações acessórias, enquanto 51% querem que ela reduza.
Dentro deste cenário, quanto mais conhecimento um dono de negócio tiver sobre os deveres fiscais de sua empresa, melhor será para manter em dia o pagamento de seus impostos e assegurar a legalidade tributária.
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Neste guia completo, você vai saber tudo o que precisa sobre retenção de impostos na fonte: o que é, como acontece, a importância para o negócio, como calcular os tributos, e muito mais.
Continue a leitura e veja como aplicar no seu negócio!
O que é retenção de impostos? Entenda!
A retenção de impostos na nota fiscal ocorre quando uma empresa desconta um ou mais encargos do pagamento de um produto ou da prestação de serviço que faz para outra organização ou pessoa física. Nesta prática, o Governo Federal transfere a obrigação do recolhimento dos tributos, isto é, o repasse das taxas vai para outro indivíduo ou instituição diferente do contribuinte.
Um bom exemplo para entender melhor sobre a retenção de impostos é o que acontece com quem trabalha com carteira assinada. Seguindo as normas do Sistema Tributário Nacional, a organização retém os encargos do salário bruto na folha de pagamento e os repassa direto ao governo. Já o colaborador, recebe a quantia líquida e não precisa pagar o valor do imposto de renda à Receita Federal.
Saindo do modelo CLT, a retenção de impostos também se aplica às empresas que contratam prestadores de serviço independentes, ou outros empreendimentos. Nesta situação, o contratante deve reter uma porcentagem do valor a ser pago e passar ao Fisco.
Existem outras situações em que a retenção de impostos se aplica e se faz necessária. Continue lendo para saber!
Qual é o objetivo da retenção de impostos?
O intuito do governo com a retenção de impostos é reduzir a sonegação fiscal, uma vez que os encargos das empresas são pagos de forma antecipada, além de melhorar a arrecadação.
Além disso, a antecipação do pagamento dos tributos garante o recolhimento com valor inferior ao obrigatório. Assim, os empreendimentos conseguem se manter em dia com a legislação tributária, evitando problema com a Receita Federal.
Com a retenção de impostos, o controle tributário fica mais eficiente, uma vez que o órgão fiscalizador consegue reconhecer quais serão os próximos encargos que as organizações deverão pagar.
Como acontece a retenção de impostos?
Os empresários precisam entender que a retenção de impostos na nota fiscal acontece de forma distinta para cada negócio. Isto significa que os tributos recolhidos variam conforme o segmento que cada organização se enquadra.
Após identificar a categoria, é possível descobrir os encargos que seu empreendimento deve pagar. Dessa forma, ao vender uma mercadoria, ou prestar um serviço para alguém fica mais fácil calcular a retenção de impostos da nota fiscal.
Na prática, é preciso computar todos os tributos que têm que ser pagos e a porcentagem de cada um deles referente à quantia total da nota. Este procedimento é feito para saber o que vai ser direcionado à Receita Federal.
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Saiba a importância da retenção de impostos
Apesar de a retenção de impostos ser uma dor de cabeça para vários empresários brasileiros, ela é necessária. Como já citamos ao longo do texto, ela ajuda a reduzir a sonegação fiscal e a melhorar a arrecadação dos tributos.
Além disso, esta obrigação legal é importante por outros motivos que você vai poder conferir a seguir.
- Evita que as organizações cometam erros fiscais, como a bitributação;
- Impede que as empresas paguem multas altas, ou sejam acusadas de sonegação fiscal, por exemplo, por cometerem irregularidades;
- Diminui a possibilidade de os empresários sofrerem penalidades do governo por não reterem os impostos certos, conforme a categoria do empreendimento;
- Protege os donos de negócio de ter problemas futuros com o Fisco;
- Permite às empresas economizarem pelo cumprimento da legislação tributária;
- Possibilita que impostos como COFINS, CSLL, INSS retornem aos brasileiros em serviços que abrangem a seguridade social: auxílio-doença, assistência social e seguro-desemprego.
Como calcular impostos retidos na fonte?
Antes de calcular os impostos retidos na fonte, é imprescindível saber a categoria na qual o negócio se enquadra conforme o segmento de atuação. Com isso, é possível conhecer as taxas que precisam ser retidas nas notas fiscais emitidas.
Para entender melhor sobre o cálculo de tributos, vamos usar o exemplo do empreendimento A, que emitiu uma nota fiscal de prestação de serviço para a organização B.
Nesta situação, a empresa A deve reter PIS, COFINS, CSLL e IRPJ. Sabendo disso, fica mais simples identificar a alíquota que cada tributo possui. Confira!
- PIS: 0,65%;
- COFINS: 3%;
- CSLL: 1%;
- IRPJ: 1,5%.
Agora que você já tem conhecimento da porcentagem dos encargos, vamos aos cálculos do valor retido na fonte de cada um deles, tendo como base a quantia da nota fiscal emitida: R$ 30.000.
- PIS: 30.000 x 0,0065 = 195
- COFINS: 30.000 x 0,030 = 900
- CSLL: 30.000 x 0,010 = 300
- IRPJ: 30.000 x 0,015 = 450
Ao somar todos os valores acima, você terá a quantia total de impostos que deverão ser retidos na fonte. Neste caso, a empresa A terá que repassar para o governo R$ 1845,00. Ou seja, do valor bruto da nota fiscal de R$ 30.0000, ela receberá R$ 28.155,00.
A cada emissão de nota fiscal, esse cálculo deverá ser repetido, respeitando os tributos da empresa e usando a fórmula abaixo:
Valor do produto ou serviço (em Reais) x valor da alíquota do imposto a ser retido
No caso de organizações que precisam realizar o pagamento de colaboradores, a carga tributária é diferente, exigindo outro cálculo do contador. Nessa situação, ele também deve considerar as normas da substituição tributária.
Impostos sujeitos a retenção: conheça!
Os impostos sujeitos a retenção podem ser municipais, estaduais ou federais, e cada um tem uma alíquota que varia com a atividade da organização.
A questão fiscal é tão ampla, que para entender sobre os encargos sujeitos a retenção é preciso saber as classificações que o Fisco faz das empresas. Sendo assim, existem as categorias Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, e cada uma tem suas particularidades.
Simples Nacional
As organizações optantes pelo Simples Nacional recolhem tributos com o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Este documento integra impostos municipais, estaduais e federais, os quais devem ser repassados ao governo. São eles:
-
- IRPJ: Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
- CSLL: Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido;
- PIS: Programa de Integração Social;
- COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
- IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados;
- ICMS: Imposto sobre circulação de mercadoria e serviços;
- ISS: Imposto sobre serviços;
- CPP: Contribuição Patronal Previdenciária.
Essas contribuições devem ser retidas de Microempreendedor Individual (MEI), Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP).
Vale lembrar que os tributos têm suas próprias alíquotas, e todas as categorias devem emitir nota fiscal, exceto o MEI, embora seja aconselhável.
Lucro Presumido
Essa categoria precisa reter impostos, como PIS, COFINS, ICMS e ISS, e seu cálculo é feito de forma individual. Para isso, o contador considera o faturamento anual de até R$ 78 milhões.
Lucro Real
Organizações que faturam acima de R$ 78 milhões se enquadram no Lucro Real.
Aqui são retidos impostos como CSLL com uma alíquota de 9% sobre o lucro e IRPJ com porcentagem de 15% para um lucro mensal de R$ 20mil e 25% para quem fatura acima desse valor. Já PIS, COFINS, ICMS E ISS são calculados conforme o faturamento no mesmo período.
Quem precisa reter impostos obrigatoriamente?
Como já citamos ao longo deste artigo, o regime tributário dos empreendimentos influencia na retenção de tributos.
As organizações optantes pelo Simples Nacional estão isentas de reter impostos federais na nota fiscal, mas recolhem oito encargos por meio do pagamento do DAS mensal. Portanto, se você tem uma Microempresa Individual, Microempresa ou uma Empresa de Pequeno Porte saiba que terá que pagar apenas o documento acima.
Os empreendimentos que se enquadram nos regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido, ou seja, aqueles de grande porte, são obrigados a reter impostos na fonte, não importa a área de atuação deles. Com isso, os percentuais cobrados também são altos, tendo em vista o elevado faturamento anual.
As alíquotas de PIS, COFINS e CSLL recolhidas das organizações que se enquadram nesses dois regimes tributários são obrigatórias e podem variar segundo a atividade que desempenham. No entanto, o percentual fica em torno de 1,5% e 4,65%.
Vale destacar que empresas que prestam serviços só precisam reter impostos como PIS, CSLL e COFINS quando o valor da nota fiscal for acima de R$ 215,05.
Quando fazer recolhimento de impostos?
O prazo para uma empresa fazer o recolhimento de impostos retidos na fonte varia conforme as normas aplicadas para cada tributo. Não existe uma regra única. Por isso, é importante ter atenção a este item.
Outro ponto crucial que deve ser considerado para saber o vencimento do tributo a ser pago é o fato gerador. Isto é, a situação prevista na legislação tributária para o contribuinte, seja pessoa física ou jurídica, efetuar o pagamento dos encargos.
Para cada imposto, o fato gerador é diferente. No Imposto de Renda, por exemplo, ele ocorre pelo crédito ou pagamento realizado para a empresa prestadora, não existe uma ordem exata.
Nas Contribuições Sociais Retidas na Fonte, que é o caso dos tributos COFINS e PIS, o fato gerador é o pagamento para a pessoa jurídica beneficiária.
O recolhimento do IR e do CSRF acontece via Documento de Arrecadação de Receitas Federais DARF. Ele deve ser feito até o último dia do segundo decêndio do mês seguinte àquele que tiver ocorrido o pagamento à organização prestadora do serviço.
Já no ISS e INSS, o vencimento para recolher esses encargos será a data da emissão das duas notas fiscais.
Vale ressaltar que o recolhimento do INSS deve ser feito pela contratante até o dia 20 do mês seguinte que a nota fiscal foi emitida. E o ISS deve ser recolhido com a data estipulada pela prefeitura local da prestação do serviço.
Retenção de impostos: a prática fiscal vital para sua empresa
Por mais que os empresários não gostem de recolher encargos nas notas fiscais emitidas quando realizam uma venda ou prestação de serviço para uma empresa ou pessoa física, fazer a retenção de impostos, de forma correta, reflete que a vida tributária da organização está saudável e em dia com o Governo Federal.
Neste artigo, ficou claro que entender sobre essa obrigação tributária contribui para as organizações não terem problemas legais com a Receita Federal e evitarem penalidades e multas futuras com o órgão fiscalizador.
Apesar de serem diferentes tipos de tributos recolhidos, que variam conforme a categoria de cada empresa, saber como acontece a retenção de impostos, conhecer os tipos de encargos sujeitos a retenção e quando precisa fazer o recolhimento deles ajuda a fazer uma gestão fiscal adequada. Afinal, toda empresa que deseja crescer precisa manter o bom funcionamento financeiro e tributário.
Ter um sistema de gestão de nota fiscal eficiente auxilia na automatização e centralização dos registros desse documento fiscal numa única plataforma, além de evitar perder prazos de pagamento de impostos.
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