Em uma transação de compra e venda, apenas o emissor da nota e o destinatário (comprador) têm acesso à nota fiscal. Porém, se existir uma terceira pessoa na relação comercial (um banco que precisa checar para fazer a antecipação de recebíveis, por exemplo), é preciso fazer a validação de nota fiscal. E como é feito esse processo?
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento obrigatório e que demonstra que a venda foi feita seguindo todos os preceitos estabelecidos pela lei, recolhendo devidamente todos os impostos.
Fazer vendas sem NF-e pode significar dor de cabeça para sua empresa. Além disso, os negócios informais podem enfrentar dificuldades para vender ou participar de uma licitação, por exemplo.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Então, para não perder nenhuma venda, lembre-se de manter o certificado digital em dia para fazer a emissão e também a validação de nota fiscal.
Quer entender melhor como validar nota fiscal eletrônica e garantir a segurança de todas as vendas relacionadas ao seu negócio? Continue a leitura e entenda os caminhos e a lei que regula o acesso a essa informação por terceiros.
O que é validação de nota fiscal?
A validação de nota fiscal é um procedimento que faz a checagem da autenticidade de uma nota fiscal, que é o documento que garante que a venda existiu, mostra quanto foi pago, os impostos incididos, etc.
Como destacamos na abertura do artigo, o emissor e o destinatário da nota não tem problema para acessar a NF-e, porém o contador da empresa, financeiras e transportadoras precisam seguir alguns protocolos para ter acesso a nota fiscal de um cliente.
Então, quando a nota fiscal é emitida, utilizando a assinatura digital da empresa, e passa pela avaliação da Sefaz, a transação tem valor legal.
Por meio de um sistema de emissão de NF-e, o arquivo XML do documento e a assinatura são validados. Caso exista algum erro do documento, o sistema retorna com uma mensagem de “nota inválida”.
Isso acontece devido a diferentes inconsistências nas informações da nota fiscal. Conheça alguns tipos de erros e seus respectivos códigos de rejeição no artigo: ‘7 tipos de rejeições de Inscrição Estadual na emissão da NF-e’.
Como validar nota fiscal eletrônica?
Geralmente, as informações das notas fiscais ficam disponíveis online e é possível acessá-las, porém a disponibilidade das informações pode ser limitada caso quem precisa acessar não tenha a autorização necessária.
Conheça as diferentes formas de conferir e fazer a validação de nota fiscal:
1. Portal da Nota Fiscal Eletrônica
No Portal da Nota Fiscal Eletrônica, basta seguir os seguintes passos para acessar e fazer a validação de nota fiscal:
- Acesse o site https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx;
- Clique na opção Consultar NF-e;
- Digite a Chave de Acesso da NF-e;
- Valide o captcha marcando a caixa de seleção;
- Clique em ‘Continuar’ para visualizar a nota fiscal.
2. Site da Sefaz estadual
Os sites das Secretarias de Fazenda de cada estado também possuem um espaço dedicado para pesquisa e validação de notas fiscais. Basta pesquisar online o endereço oficial do site do seu estado e preencher o formulário com os dados pedidos.
3. Pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro)
O Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) é outro canal de consulta disponibilizado pelo governo federal. Porém, mudanças recentes no sistema de pesquisa alteraram o acesso a validação de nota fiscal por terceiros por meio do serviço.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
A alteração está determinada na Portaria nº 519, de 18 março de 2020 (retificada em 01/04/2020), que definiu em seu artigo primeiro:
Art. 1º: O Anexo Único da Portaria RFB nº 2.189, de 6 de junho de 2017, fica substituído pelo Anexo Único desta Portaria, para vedar o acesso ao conjunto de dados e informações relativos à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) por terceiros.
Dessa forma, um terceiro que pesquisa uma nota fiscal pelo Serpro tem acesso a algumas informações, mas não a NF-e completa.
Para ter o acesso total, é preciso ter o certificado digital da empresa emissora ou do destinatário para realizar a checagem.
Para driblar essa limitação, existe a alternativa de validação de nota fiscal pelo site da Sefaz ou pelo Portal da Nota fiscal Eletrônica, porém a desvantagem é o tempo gasto, pois a checagem precisa ser feita uma de cada vez.
4. Sistema automatizado de consulta de nota fiscal
Os sistemas automatizados de consulta de NF-e são muito úteis para fazer a validação de nota fiscal, pois a pesquisa é muito mais ágil e centralizada.
A NFE.io possui uma ferramenta chamada Consulta de Nota Fiscal que pode ser integrada em softwares de ERP, TMS e WMS por meio de API e com poucos cliques faz a consulta de qualquer nota fiscal emitida em território brasileiro.
Dessa forma, a validação de nota fiscal é mais precisa e confiável, pois é possível ter certeza de que os dados dos clientes ou fornecedores batem com os registros da Receita Federal.
Alguns exemplos de empresas que se beneficiam da ferramenta são:
- Transportadoras que fazem bipagem de notas e precisam de mais agilidade e precisão na liberação de cargas e caminhões;
- Financeiras que usam a validação de nota fiscal como recursos antifraude na antecipação de recebíveis;
- Contadores que utilizam a validação de NF-e para recuperação de dados perdidos e apuração de impostos;
- Auditorias/Consultorias que precisam de informações precisas para auditar os clientes.
Facilite o dia a dia da sua empresa
Agora que você sabe o que é, para que serve e como validar uma nota fiscal eletrônica, pode entrar em contato com um dos especialistas da NFE.io e tirar todas as suas dúvidas sobre a ferramenta de Consulta de Nota Fiscal.
Nossa equipe vai auxiliá-lo em todo o processo e explicar todos os passos para que a validação de nota fiscal seja um processo ágil e preciso no seu negócio.
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