Erros na hora de emitir uma nota fiscal de serviço eletrônica podem acontecer por diferentes motivos, como falhas na finalização e informações incorretas no preenchimento. Quando isso ocorre, a nota fiscal de substituição pode corrigir as imprecisões da NFS-e original e emitir uma nova, anulando a anterior.
A possibilidade de corrigir os erros de uma nota fiscal de serviço já emitida contribui com a gestão contábil e a legalidade fiscal das empresas.
Então, se em algum momento você cometer um erro de preenchimento em suas notas fiscais de serviço, saber como consertar pode manter sua empresa em conformidade com o Fisco.
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Este artigo vai te mostrar como emitir uma nota fiscal de substituição em 7 passos. Continue lendo para descobrir como fazer na prática!
O que é NFS-e? Entenda o significado!
A nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) é um documento que formaliza a compra ou a venda de serviços entre empresas ou entre empresas e pessoas físicas. Com o registro, é possível identificar o tipo de serviço comercializado entre as partes e comprovar os tributos recolhidos nas operações.
Portanto, após realizar qualquer transação comercial de serviço, sua empresa deve emitir uma NFS-e para o comprador, como forma de cumprir suas obrigações tributárias e se manter legal com a Receita Federal.
Além disso, saber o que é a nota fiscal de serviço eletrônica é importante, pois ela cumpre uma função primordial na cadeia de suprimentos. Isto é, possibilita o registro correto da comercialização, contribuindo com a gestão financeira empresarial.
Aqui, nos referimos à NFS-e, mas qualquer aquisição, seja de produto ou serviço, deve ser comprovada por meio de nota fiscal eletrônica. Essa é a forma legal de provar que alguém (empresa ou consumidor final) vendeu e faturou.
Nota fiscal de substituição: o que é para que serve?
A nota fiscal de substituição é um documento legal usado para corrigir dados incorretos ou incompletos preenchidos na NF-e original. Após a correção, é emitida uma nova NF no lugar com as informações certas. Quando esse processo acontece, automaticamente, o sistema de emissão de notas anula a anterior errada.
Vale ressaltar que a nota fiscal de substituição deve ser emitida com as mesmas informações do documento primário, deixando de lado apenas os erros preenchidos, que têm que ser corrigidos. Sua emissão é feita pelo sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu município.
Existem alguns motivos que levam um dono de empresa a utilizar a nota fiscal de substituição. Confira os principais:
- cancelamento de operações comerciais após a emissão da nota fiscal eletrônica;
- diferença entre os produtos ou serviços descritos na nota e os fornecidos para os compradores;
- falhas de preenchimento ou informações incompletas na NF-e, como dados bancários, por exemplo, que não podem ser alteradas com a carta de correção.
Como emitir a nota fiscal de substituição?
Agora que você já entendeu o conceito e para que serve a nota fiscal de substituição, chegou o momento de descrever como emitir o documento fiscal que pode corrigir as NF-e incorretas.
Acompanhe os passos a seguir para substituir uma nota fiscal eletrônica!
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- Passo 1: acesse o sistema de nota fiscal da Secretaria da Fazenda do seu município.
- Passo 2: procure pela aba NFS-e da página principal do portal da SEFAZ. Essa opção pode variar de acordo com o site da secretaria de cada município.
- Passo 3: preencha o número da NF-e que será substituída. Após preencher, o próprio sistema emissor vai exibir a nota fiscal original errada para corrigi-la.
- Passo 4: preencha, de forma objetiva, no campo “justificativa” o motivo da substituição da nota.
- Passo 5: em seguida, o sistema permitirá fazer as correções necessárias.
- Passo 6: com os ajustes feitos, a plataforma libera a NF-e para emissão. Com isso, o sistema cancela, de forma automática, a nota substituída;
- Passo 7: é possível ter acesso à nota fiscal substituta, já com os dados certos, e à que foi cancelada, com as informações incorretas.
Para emitir a nota fiscal de substituição, é imprescindível que o novo documento esteja dentro do prazo de 60 dias após a data de emissão da NF original. Do contrário, não é possível realizar o procedimento.
Posso substituir uma nota fiscal?
Essa é uma pergunta à qual você deve atentar, pois impacta o cumprimento das obrigações tributárias do seu negócio.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Toda vez que uma nota fiscal eletrônica é emitida com informações incorretas ou incompletas por você ou algum colaborador da sua empresa, é indispensável substituir o documento original errado por um certo, e não cancelá-lo para emitir outro registro fiscal. Assim, você evita sofrer penalidades e multas do Fisco.
Em muitos municípios, inclusive, o cancelamento da nota só é permitido em até 24 horas após a data de autorização pela autoridade fiscal competente, ou em situações em que o serviço ofertado não foi prestado pela organização ou pela pessoa física.
Também é importante ter em mente, que para cancelar uma NF-e, a legislação tributária não permite que a nota original tenha um histórico de substituição. Essa proibição acontece uma vez que não é possível cancelar um documento que já foi substituído.
Tempo para cancelar uma nota fiscal
Antes de utilizar a nota fiscal de substituição para corrigir um erro de preenchimento, por exemplo, é possível cancelar o documento, desde que cumpra o prazo determinado pela legislação tributária.
Portanto, você pode cancelar uma nota em até 24 horas após sua emissão pelo sistema. A partir desse prazo, orientamos usar a nota de substituição.
Como você viu neste texto, emitir uma nota fiscal errada ou com dados incompletos pode causar problemas com os órgãos fiscalizadores e gerar sanções e multas para o seu negócio.
Para evitar que isso ocorra com a sua empresa, é fundamental ter atenção no momento do preenchimento das suas notas. Porém, caso alguma falha aconteça na digitação dos dados de sua NF-e, com o passo a passo descrito aqui, você já sabe como emitir uma nota fiscal de substituição.
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