Quer saber como emitir nota fiscal de venda sem errar? Como toda e qualquer circulação de mercadoria só pode acontecer acompanhada do documento fiscal, é crucial estar atento a essa questão para evitar multas e penalidades.
Vale ressaltar que, com o avanço da tecnologia, a emissão de notas fiscais ficou mais simples e, dependendo do sistema utilizado, praticamente todos os erros de emissão são anulados.
Neste artigo, vamos mostrar quais são os principais tipos desse documento e como você pode emitir uma nota fiscal com um passo a passo bem simples. Boa leitura!
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O que é uma nota fiscal de venda?
A nota fiscal de venda é um documento que formaliza a transação comercial e comprova que ocorreu a comercialização de produtos ou serviços para uma pessoa física ou jurídica. Esse documento reúne diversas informações relevantes que são obrigatórias, inclusive, para o recolhimento dos tributos devidos.
Por se tratar de um documento obrigatório, ele faz parte da rotina de todas as empresas que vendem produtos e serviços, independentemente do enquadramento. E, em alguns casos, uma mesma organização pode emitir mais do que um único modelo de NF.
Seja MEI, ME enquadrada no Simples Nacional ou grande corporação que está no Lucro Presumido ou Real, não há como fugir da emissão da nota fiscal.
Qual a importância da nota fiscal?
A nota fiscal é mais do que um documento obrigatório. Ela é importante para comprovar que uma venda foi realizada. Assim, tanto a empresa que vendeu o produto, quanto o próprio cliente, têm mais segurança jurídica caso precisem acionar seus direitos. Em paralelo, esse documento elenca os tributos recolhidos.
Para a organização, a nota fiscal é um comprovante de que realmente a venda se consolidou e, caso o cliente não faça o pagamento do pedido, ela poderá protestar os títulos e até mesmo abrir uma ação judicial de cobrança.
Além disso, a NF comprova que um determinado tributo foi calculado corretamente e será recolhido pela organização que fez a emissão.
Já para o cliente, essa é uma forma de se proteger caso algum produto esteja em desconformidade. Afinal, no momento de procurar qualquer órgão de proteção ao consumidor, será exigida a nota fiscal de compra.
Assim sendo, podemos notar que esse é um documento importante para todos os envolvidos e, por essa razão, precisa ser arquivado corretamente.
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Quais são os principais tipos de nota fiscal?
Agora que já mostramos o que é e qual a importância da NF, vale conhecer os principais tipos de nota fiscal de venda. Eles podem variar de acordo com a natureza do produto ou serviço oferecido, incluindo:
- nota fiscal avulsa;
- nota fiscal avulsa eletrônica;
- nota fiscal eletrônica;
- nota fiscal de consumidor;
- nota fiscal de serviço.
Confira mais detalhes sobre cada tipo de nota fiscal.
1. Nota fiscal avulsa
Essa é uma nota fiscal disponível para microempreendedores individuais e profissionais autônomos, uma vez que não é necessário ter CNPJ para emiti-la.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
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Porém, nem todos os estados permitem a emissão desse tipo de nota. Dessa forma, para emiti-la, é preciso comparecer até a prefeitura da cidade e se certificar de poder fazer a emissão, conforme os documentos de cada local.
2. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
Esse tipo é idêntico ao anterior. A única diferença é que ela é emitida de forma eletrônica. Nesse sentido, os passos são os mesmos para viabilizar a emissão da nota avulsa, só que todo o processo pode ser feito online.
Desse modo, é crucial procurar a SEFAZ ou a prefeitura para confirmar a possibilidade de emitir uma nota fiscal avulsa online. Em caso positivo, você receberá os acessos que forem necessários.
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3. Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica é a mais comum de todas. Para emiti-la, é primordial ter a autorização da Secretaria da Fazenda do seu estado. Essa autorização é dada após o cumprimento de todas as obrigações, como o certificado digital para assinar as notas online.
Com todos os requisitos preenchidos, você vai precisar de um software emissor. No site da SEFAZ, há uma opção gratuita. E, caso queira ter uma solução tecnológica mais sofisticada, você pode adquirir um sistema pago.
4. Nota fiscal de consumidor (NFC-e)
Esse é um tipo de nota emitido exclusivamente pelo comércio varejista e substitui o antigo cupom fiscal. Isso quer dizer que não há mais a obrigatoriedade de se ter aquelas impressoras fiscais que pesavam no bolso do comerciante.
A NFC-e é emitida em vendas presenciais ou entregas em domicílio. A emissão é feita diretamente com a SEFAZ, garantindo mais agilidade para o estabelecimento e para o próprio consumidor.
5. Nota fiscal de serviço (NFS-e)
Por fim, a nota fiscal de serviço é voltada exclusivamente para quem presta serviços para outras pessoas ou empresas. Por exemplo, uma agência de marketing digital presta serviços e, por isso, precisa emitir a NFS-e.
Esse tipo de nota é emitido diretamente no site da prefeitura e, por isso, é necessário ter a autorização do órgão para que você possa emiti-la.
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Como emitir nota fiscal de venda? Veja o passo a passo simples!
Sabendo o que é e quais são os principais tipos de notas fiscais, vamos mostrar como você pode emitir nota fiscal de produtos de forma bem simples.
1. Veja qual será a nota emitida
Como há vários tipos de notas fiscais, o primeiro passo é escolher aquela adequada para a operação que você está realizando. Por exemplo, para comercializar produtos no varejo, usa-se a NFC-e. E, se a proposta é prestar serviços, a nota escolhida será a NFS-e.
2. Faça o credenciamento necessário
Após entender qual é a nota que você vai emitir, é preciso fazer o credenciamento junto à SEFAZ do seu estado. O órgão vai pedir uma lista de documentos e, após entregá-los corretamente, você estará apto a fazer as emissões.
3. Adquira um certificado digital
Após a autorização da SEFAZ, será necessário adquirir um certificado digital. Ele funciona como uma espécie de identidade virtual, que valida a autenticidade das informações. Aliás, a única modalidade empresarial que não precisa desse certificado é o MEI.
Essa aquisição pode ser feita em qualquer Autoridade Certificadora. Geralmente, as opções mais comuns de certificado são o A3 e A1, sendo que a principal diferença entre eles é a validade.
4. Escolha o software emissor
Assim que você já estiver com o certificado digital, basta escolher o software emissor, que pode ser gratuito ou pago. No caso da opção gratuita, há uma certa limitação das funcionalidades, devendo preencher a maior parte das informações manualmente.
E, se optar por um sistema mais robusto, como o NFe.io, você terá mais funcionalidades, como o preenchimento automático de todos os campos e até o cálculo automático dos impostos devidos.
Com ele, você não perde tempo preenchendo os campos, evitando retrabalho e multas por conta de erros no preenchimento.
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