A digitalização por meio da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) revolucionou as operações fiscais no Brasil. E consultar a nota fiscal pela chave de acesso tornou-se essencial para a transparência nas operações comerciais brasileiras, afinal, garante autenticidade e facilita o controle fiscal.
A Lei Complementar 214, sancionada em janeiro de 2025, introduz mudanças que transformam o cenário fiscal brasileiro. A unificação de impostos, em particular, eleva a importância do sistema de consulta de notas fiscais e torna o acompanhamento fiscal ainda mais crucial para empresários e consumidores.
Felizmente, o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica oferece diferentes formas de acesso, e os portais estaduais das Secretarias da Fazenda se adaptam às necessidades de cada usuário.
Portanto, nesse artigo, aprenda em detalhes o que é a chave de acesso da nota fiscal, onde encontrar no documento e, principalmente, como consultar a NF-e por meio desse código. Então, vamos lá?
O que é a chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso é um código numérico único composto por 44 dígitos. O sistema gera o código automaticamente no momento da emissão da NF-e, como uma espécie de “impressão digital” do documento. Cada número carrega informações específicas, como:
- código do estado emissor (UF);
- data de emissão;
- Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) da empresa emitente;
- número da nota fiscal;
- código numérico aleatório;
- dígito verificador.
Essa estrutura permite que o documento seja validado por sistemas eletrônicos e facilita o controle por parte da Receita Federal e das Secretarias da Fazenda (SEFAZ) estaduais. A chave de acesso é essencial para:
- consultar a nota fiscal em portais oficiais;
- comprovar a validade de uma operação comercial;
- realizar o acompanhamento logístico de mercadorias;
- garantir a segurança e a transparência nas transações.
Por isso, seja você empresa ou consumidor, entender e saber como consultar a nota fiscal pela chave de acesso é crucial para o bom controle fiscal.
Onde fica a chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso, identificador único e essencial da NF-e, oferece ampla flexibilidade de exibição e aparece em diferentes formas de apresentação da nota fiscal, por meio do arquivo XML, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) impresso ou em plataformas digitais.
Essa versatilidade fortalece a rastreabilidade e a validação da nota fiscal, o que permite que órgãos fiscalizadores, empresas e consumidores confirmem com eficiência a autenticidade e a conformidade do documento. Abaixo, veja mais detalhes de onde fica a chave de acesso da nota fiscal.
DANFE
O DANFE é a versão impressa ou em PDF da NF-e. O documento acompanha o transporte da mercadoria e facilita a conferência da entrega. Embora não substitua o arquivo XML, contém dados importantes da nota, o que inclui a chave de acesso.
Você encontrará a chave de acesso logo no topo ou no meio do DANFE, geralmente em companhia de um código de barras. O número aparece em destaque, com espaçamento a cada 4 dígitos para facilitar a leitura.
No arquivo XML
O arquivo XML é o formato oficial da NF-e. É esse documento digital com validade jurídica e não o DANFE.
A chave de acesso aparece no início do arquivo, especificamente no campo Id da tag <infNFe>. Os números após “NFe” são exatamente os 44 dígitos da chave de acesso. Mesmo que não seja uma leitura fácil para um leigo, há diversos softwares e sistemas que abrem e organizam esses dados de forma clara.
Empresas têm a obrigação de armazená-lo. Antes, o mínimo era 5 anos. Com a implementação do Ajuste SINIEF nº 2/2025, o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos passa a ser por um período mínimo de 132 meses (11 anos).
Sistemas de gestão
Empresas que utilizam sistema ERP ou plataformas específicas para emissão de notas fiscais, geralmente, visualizam a chave de acesso de forma automática nos seus sistemas. Ao emitir ou consultar uma NF-e, a chave aparece como um campo de destaque, com os dados principais da nota.
Muitos sistemas de gestão permitem a localização de documentos fiscais com praticidade, especialmente quando se tem a chave de 44 dígitos em mãos.
Nesse cenário, entender como consultar a nota fiscal pela chave de acesso é essencial para visualizar o XML, enviar a nota por e-mail ou acompanhar o histórico de transações. A seguir, mostramos o passo a passo para fazer a busca de forma simples e segura.
Como consultar a nota fiscal pela chave de acesso?
Consultar uma NF-e com a chave de acesso é um processo simples e acessível a qualquer pessoa. Ao fazer essa verificação, você confirma que a nota existe e consta na base da Secretaria da Fazenda. Veja como fazer:
- Acesse o Portal Nacional da NF-e: entre no site oficial da plataforma;
- Selecione a opção “Consulta NF-e completa” ou “Consulta Resumida”: a versão completa exige um certificado digital para ver todos os dados da nota. O resumo da consulta exibe informações básicas como emitente, destinatário, valor da nota e situação.
- Insira a chave de acesso no campo indicado: digite os 44 dígitos da chave sem espaços.
- Preencha o CAPTCHA de verificação e clique em “Continuar”: você verá os dados disponíveis da nota fiscal.
Esse procedimento pode ser feito também nos sites da SEFAZ de alguns estados, caso a venda ou prestação de serviço seja local. A consulta permite a validação da NF-e, conferência de detalhes da operação e, se necessário, o download do XML para arquivamento.
Quem pode usar a chave de acesso para consultar uma nota fiscal?
Qualquer pessoa que tenha a chave de acesso pode consultar a nota fiscal — no entanto, o nível de informação acessível varia para emitente/destinatário e terceiros.
- Emitente e destinatário: se estiverem com certificado digital válido, conseguem acessar todos os dados da nota, inclusive os campos sigilosos como descrição dos produtos, CFOP e tributos.
- Terceiros (como transportadoras ou clientes finais): podem realizar a consulta pública e ver informações básicas, como valor total, data de emissão e dados do emitente.
Essa possibilidade amplia a transparência e permite que qualquer envolvido na operação tenha meios de verificar a validade do documento, o que evita fraudes, divergências fiscais ou problemas de recebimento.
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Negócios que utilizam uma plataforma integrada se beneficiam de uma gestão mais precisa, reduzem riscos de erros e garantem o cumprimento das obrigações legais de forma simples e confiável.
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