CSOSN 400: qual o procedimento em casos de uso indevido?

Você já emitiu uma nota fiscal com CSOSN 400 e depois descobriu que não era o código correto para aquela operação? Se a resposta é sim, saiba que esse erro pode trazer dores de cabeça — desde multas até problemas na fiscalização. 

O CSOSN 400 tem regras definidas, mas seu uso indevido ainda é comum, seja por falta de informação ou interpretação equivocada da legislação. Se você quer a regularização de sua situação e garantir que suas próximas notas estejam conforme a lei, não perca este guia prático!

Neste artigo, você aprende o que é CSOSN 400, para que serve esse código, quando utilizar CSOSN 400 e como fazer uma nota eletrônica com o conjunto numérico. Além disso, veja o passo a passo para corrigir as emissões indevidas e evitar problemas com o Fisco. 

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Vamos lá?

O que são os Códigos de Situação Tributária (CST)?

Para entender o que é o CSOSN 400, é preciso saber o que são os Códigos de Situação Tributária (CST). Basicamente, são padrões de códigos numéricos que classificam a forma de tributação de uma determinada operação comercial. Ao todo, são três tributos principais:

• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

As empresas têm a obrigação de informar esses códigos em documentos fiscais eletrônicos (como a NF-e e o SPED Fiscal). É importante ressaltar que a exigência vem tanto da Receita Federal quanto as Secretarias Estaduais da Fazenda (SEFAZ). 

E o que é CSOSN? 

O CSOSN (Código de Situação da Operação do Simples Nacional) é um código de uso exclusivo no regime e serve para identificar a situação tributária das operações com o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), além de simplificar a apuração e a declaração do imposto.

Esses códigos variam de acordo com a situação tributária da operação, como vendas com ICMS, isenção e substituição tributária. Cada conjunto numeral indica um tratamento específico em relação ao ICMS, o que facilita o cumprimento das obrigações fiscais para as micro e pequenas empresas que optam pelo Simples Nacional.

Qual a diferença entre CSOSN e CST?

Como já mencionamos, o CST tem foco em empresas que não estão no Simples Nacional, como aquelas optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Arbitrado. De acordo com o Anexo do Convênio SINIEF s/n, de 1970, os códigos do CST são numerados de 00 a 90. 

Já a criação do CSOSN serve para empresas optantes pelo Simples Nacional, com o objetivo de atender às suas particularidades. Seus códigos variam de 101 a 900, conforme determinado pelo Ajuste SINIEF 07/2005, e refletem as operações dentro do contexto específico.

O que significa cada código de situação tributária do ICMS?

O CST tem formação com base em duas tabelas: A, que define a origem da mercadoria ou serviço, e B, que estabelece a tributação pelo ICMS. A combinação das informações dessas tabelas gera os códigos correspondentes. Confira!

Tabela A – Origem da Mercadoria ou Serviço

Tabela B – Tributação pelo ICMS

Já os contribuintes do Simples Nacional, também de acordo com os códigos da Tabela B, devem empregar o CSOSN na emissão de suas notas fiscais, como você verá a seguir.

Tabela de equivalência CSOSN e CST

A tabela de equivalência entre CSOSN e CST serve para facilitar a conversão entre os códigos fiscais que empresas do Simples Nacional utilizam e aquelas que operam no regime normal de tributação (como Lucro Presumido ou Lucro Real).

Número do CSOSN	CST
101	00 Tributada Integralmente 20 Com redução de Base de Cálculo
102	40 Isenta 41 Não tributada 50 Suspensão 51 Diferimento
103	00  20  40  Nota fiscal emitida em massa via excel? Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha? 41  50  51
201	10 Tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária 70 Com redução da Base de Cálculo e cobrança de ICMS
202	10  30 Isenta ou não tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária 70
203	10 30 70
300	00 20 40 41 50 51
400	00 20 40 41 Não tributada 50 51
500	60 ICMS pago anteriormente por substituição tributária
900	00 20 51 90 Outras situações não especificadas

Lembre-se de que aplicar adequadamente qualquer um desses códigos é fundamental para manter a regularidade tributária, agilizar processos e garantir a segurança fiscal dos negócios. E, com base no fato de que cada código tem uma função, confira a seguir o que é e para que serve o CSOSN 400.

O que é o CSOSN 400?

O CSOSN 400 é um código que identifica operações de empresas optantes pelo Simples Nacional que não se submetem à tributação por este regime. Essa combinação numérica integra o conjunto de códigos CSOSN que, como já mencionamos, atendem às particularidades tributárias das empresas enquadradas neste regime distinto. 

Além disso, o CSOSN 400, em específico, representa uma exceção importante porque sinaliza ao fisco e aos sistemas de controle tributário que determinada operação comercial não seguirá as regras de tributação do Simples, mas sim as regras do regime normal de tributação do ICMS. 

Portanto, esse código assegura a conformidade fiscal e o correto cumprimento das obrigações por parte das empresas. E, para que serve o CSOSN 400?

Para que serve o CSOSN 400?

O CSOSN 400 serve para a aplicação em operações que não têm vínculo ao recolhimento do Simples Nacional, mas que impactam a contabilidade da empresa. Essas situações, apesar de não envolverem entrada de recursos financeiros, influenciam o resultado contábil. 

Exemplos incluem devoluções de compras, vendas de bens do imobilizado, entrega de amostras grátis, concessão de bonificações, entre outras operações definidas pelos respectivos Códigos Fiscais de Operações e de Prestações (CFOP).

Ao utilizar o CSOSN 400 corretamente, a empresa assegura a precisão das informações contábeis e o cumprimento correto de suas obrigações fiscais.

Qual a importância do CSOSN 400 para o Simples Nacional?

A importância do CSOSN 400 para o Simples Nacional está na garantia do correto tratamento tributário das operações fora do regime. 

O código permite que a empresa optante identifique nas notas fiscais quais operações não se submetem às regras desse regime e, assim, evitar erros de tributação e possíveis problemas fiscais. E, quando utilizar o CSOSN 400? Veja a seguir!

Quando utilizar o CSOSN 400?

As empresas podem utilizar o CSOSN 400 quando estão em situações específicas no universo de operações do Simples Nacional e que fogem à regra geral de tributação desse regime, como:

• operações com mercadorias sujeitas à tributação concentrada em uma única etapa (monofásica);
• operações com produtos sujeitos ao regime de substituição tributária com retenção do imposto;
• vendas de bens do ativo imobilizado da empresa;
• comercialização de mercadorias não relacionadas ao objeto social principal.

Além disso, o CSOSN 400 também é necessário em outros casos, como em operações de importação tributadas pelo regime comum do ICMS, transações submetidas a regimes especiais de tributação não contemplados pelo Simples Nacional e em operações com antecipação tributária com encerramento de tributação.

Quais CFOP utilizar com o CSOSN 400?

Você pode utilizar CFOPs em situações específicas nas quais o CSOSN 400 é aplicável, como operações de bonificação, brindes ou comodato, relevantes para diversos segmentos empresariais. A seguir, veja em mais detalhes quais são esses códigos e os cenários possíveis para utilizá-los com a CSOSN 400.

Vale ressaltar que, antes de identificar quais CFOP utilizar com o CSOSN 400, tanto o primeiro quanto o segundo código devem sempre ser compatíveis entre si, afinal, pode haver rejeições de CSOSN e CFOP na NFe e/ou problemas fiscais posteriores.

Quais os erros comuns e penalidades por má classificação tributária?

A má classificação tributária em relação ao CSOSN 400 pode resultar em diversos problemas para as empresas, como a classificação errada de produtos, uso indevido do código, inadequação à legislação e falta de documentação. A seguir, veja mais detalhes de cada erro e as penalidades envolvidas.

• Classificação errada de produtos: empresas podem errar ao classificar produtos que não se enquadram nas condições do CSOSN 400, o que leva a uma tributação inadequada;
• Uso indevido de CSOSN: algumas empresas podem usar o código erroneamente para operações que, na realidade, preveem isenções ou reduções;
• Inadequação à legislação: não estar em dia com as mudanças na legislação tributária pode resultar em uma aplicação errada do código;
• Falta de documentação: a ausência de comprovação sobre a natureza da operação pode causar erros na classificação.

Já, entre as penalidades por má classificação tributária das NFe que não passaram por correção, estão:

• multa por erro na classificação pode variar de 75% a 150% do valor do imposto devido, a depender da gravidade do erro e da legislação estadual;
• pagar juros sobre o montante em atraso, o que eleva o custo total da penalidade.
• a Receita Federal ou a SEFAZ podem reter mercadorias até que a situação seja regularizada;
• a empresa pode ser sujeita a uma revisão fiscal, o que pode resultar em um aumento da carga tributária e complicações administrativas.

A correta classificação tributária, especialmente em relação ao CSOSN 400, é fundamental para evitar penalidades e garantir a conformidade fiscal.

De maneira geral, as empresas devem se atualizar sobre possíveis mudanças na legislação (como a Reforma Tributária) e revisar periodicamente suas práticas para minimizar riscos de erros e consequências.

Qual o impacto do CSOSN 400 na apuração dos tributos?

Não há somente um impacto do CSOSN 400 na apuração tributária das empresas optantes pelo Simples Nacional.  Entre os principais estão:

• exclusão do valor da operação do cálculo, já que não são tributadas pelo regime simplificado;
• determinação de que estas operações seguirão as regras normais de tributação do ICMS conforme a legislação estadual aplicável;
• a não permissão do uso da alíquota unificada do Simples Nacional para estas operações específicas.

Quando uma empresa do Simples utiliza o CSOSN 400, por consequência, tem a necessidade de separar estas receitas do restante de seu faturamento para fins de cálculo do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). 

Além disso, o uso do código pode gerar a necessidade de cumprimento de obrigações acessórias adicionais, como:

• registros específicos de entradas e saídas; 
• apuração separada de créditos e débitos; 
• e em alguns casos, a emissão de guias específicas para recolhimento do imposto, a depender da legislação de cada estado.

Por isso, os contribuintes devem manter um controle rigoroso dessas operações para garantir a distinção correta entre as receitas tributadas pelo Simples Nacional e aquelas sujeitas ao regime normal. Com esses dados em mãos, como fazer a nota eletrônica com CSOSN 400?

Como fazer a nota eletrônica com CSOSN 400?

O CSOSN 400 tem uso em operações não tributadas pelo Simples Nacional. Portanto, para emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e) com esse código, siga os passos abaixo.

1. Acesse o sistema emissor de NF-e ou NFC-e: utilize um software de emissão de notas fiscais que permita configurar corretamente o CSOSN;
2. Preencha as informações da operação: inclua os dados do cliente, produto e valores que têm envolvimento na transação;
3. Selecione o CSOSN 400: no campo destinado à tributação e impostos, insira o código 400 como a situação tributária do ICMS;
4. Informe a origem da mercadoria: escolha o código correto da Tabela Origem da Mercadoria ou Serviço, conforme a origem do produto (ex.: 0 para nacional, 1 para importação direta);
5. Valide a nota: certifique-se de que todos os campos estão preenchidos corretamente e que a Unidade Federativa (UF) de origem permite o CSOSN 400;
6. Transmita a nota fiscal: após validar os dados, envie a NF-e para a SEFAZ.

Lembre-se: antes de saber como fazer a nota eletrônica com CSOSN 400, é importante verificar se o conjunto numérico em questão se alinha com as regras fiscais do estado no qual a operação ocorre, afinal, algumas UFs podem não permitir esse código.

Como a integração com sistemas de gestão auxilia na emissão com CSOSN 400?

O CSOSN 400, como já mencionamos, tem uso em operações como vendas para o exterior (exportação) ou outros casos sem incidência do imposto. Assim, a integração com sistemas de gestão (ERP, emissor de NF-e, automação fiscal) otimiza esse processo. Veja a seguir as garantias de utilizar essa ferramenta.

Preenchimento automático

Identifica operações isentas ou não tributadas, aplica o CSOSN 400 corretamente e evita erros manuais.

Cálculo automatizado do DAS

Exclui automaticamente essas operações da base de cálculo do Simples Nacional e assegura que não haja tributação indevida.

Validação fiscal em tempo real

Verifica se a operação se enquadra nos requisitos legais para uso da sequência numérica e evita a rejeição pela Sefaz.

Geração de relatórios e SPED fiscal

Registra corretamente as operações com CSOSN 400 no livro e no SPED fiscal, o que mantém a compliance contábil.

Redução de riscos fiscais

Minimiza autuações por aplicação incorreta de tributos, já que o sistema só libera o código quando a legislação permite.

Portanto, se você almeja a emissão de uma NFe com CSOSN 400 sem erros e com automatização, utilize a API da NFE.io! Com esse software, sua empresa garante:

• enquadramento automático do CSOSN 400 (e outros códigos) conforme a operação;
• integração com ERPs e sistemas contábeis, o que elimina retrabalho;
• validação fiscal inteligente que evita rejeições na Sefaz;
• relatórios detalhados para auditoria e SPED Fiscal.

Portanto, não corra riscos! Converse com um de nossos especialistas, experimente a NFe.io e emita NF-e com segurança e precisão!