NF-e modelo 21 e 22: por que serão substituídas pela NFCom?

As NF-e modelo 21 e 22 desempenham um papel essencial nas transações dos setores de comunicação e telecomunicação no Brasil. Por quê? Ambas têm o objetivo de regulamentar e registrar a prestação de serviços dessas áreas.

No entanto, com a evolução tecnológica e a necessidade de padronização fiscal, a Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom), modelo 62, vai substituir essas versões da NF-e. 

A mudança, que acontecerá a partir de 1º de novembro de 2025, de acordo o Ajuste SINIEF nº 34/24, representa um grande impacto para as empresas do setor, o que exige adequações e reestruturações nos sistemas fiscais.

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Neste artigo, aprenda o que é a NF-e modelos 21 e 22, o que é a NFCom, quais são os desafios para emissão, suas implicações tributárias e como as empresas devem se preparar para essa transição. Vamos lá?

O que é NF-e modelo 21 e 22?

A nota de serviço de comunicação (modelo 21) e a nota fiscal de serviço de telecomunicação (modelo 22) são documentos fiscais que registram a prestação de serviços para esses setores. Dessa forma, garantem transparência e conformidade com as exigências legais do sistema tributário brasileiro. 

A nota fiscal modelo 21, em específico, apresenta-se como uma alternativa útil para veículos de comunicação utilizarem no faturamento de serviços, como:

• publicidade;
• telefonia;
• rádio;
• televisão.

Por ser isenta de Imposto Sobre Serviços De Qualquer Natureza (ISSQN), a nota fiscal de comunicação oferece economia às empresas que a adotam. Já a nota fiscal modelo 22, por sua vez, é um documento fiscal eletrônico que registra transações no setor de telecomunicações, especialmente por empresas de telefonia. 

As NF-e modelo 21 e 22 possuem layout específico e dispensam o Certificado Digital para sua emissão (um documento necessário somente no momento da transmissão dos arquivos à Secretaria da Fazenda).

Qual problema resolvem no setor de telecomunicação?

Antes da implementação dessas notas fiscais, havia uma grande dificuldade na fiscalização e arrecadação de tributos que tinham relação com os serviços de comunicação. Os principais desafios que essas notas ajudaram a solucionar incluem:

• falta de padronização nos documentos fiscais do setor;
• dificuldade na fiscalização das operações interestaduais;
• possibilidade de sonegação fiscal devido à ausência de controle efetivo;
• necessidade de um mecanismo confiável para documentar e tributar corretamente esses serviços.

Como funcionam as notas fiscais de comunicação e telecomunicação?

Tanto a nota fiscal de telecomunicação como a de comunicação funcionam para registrar transações de empresas do ramo, como emissoras de televisão, TV por assinatura, telefonia e internet. Esses documentos garantem que empresas tenham um controle preciso sobre os serviços e seus valores. 

A seguir, confira como emitir as NF-e modelo 21 e 22, quem tem a obrigação por lei na emissão, como validar o processo, quais categorias empresariais são exceções, quais impostos afetam esses documentos fiscais, além dos erros frequentes e soluções pertinentes.

Como emitir as NF-e modelo 21 e 22? 

Emitir notas fiscais de comunicação e telecomunicação envolve etapas como a geração do documento, a assinatura digital, transmissão para o governo e a autorização de seu uso. Todas asseguram a legalidade da transação tributária. Veja a seguir, os detalhes sobre cada fase do procedimento.

• Geração do documento: a empresa prestadora gera a nota fiscal eletrônica (NF-e) em um sistema de faturamento e insere todas as informações necessárias, como dados do cliente, descrição do serviço prestado e valores;
• Assinatura digital: essa formalidade garante a autenticidade do documento.
• Transmissão para a Secretaria da Fazenda (SEF): a empresa envia o documento eletronicamente à SEFAZ do estado em que está registrada;
• Autorização de uso: após a análise, a SEF emite uma autorização, que permite o uso da nota fiscal.

Além do aspecto legal, o processo de emissão das NF-e modelo 21 e 22 garante que a sua empresa esteja em conformidade com a Receita Federal e evita problemas futuros com a fiscalização.

Quem deve emitir?

As empresas prestadoras de serviços de comunicação têm a obrigação de emitir as notas fiscais. Entre os empreendimentos, estão:

• operadoras de telefonia: empresas que oferecem serviços de telefonia fixa e móvel;
• provedores de internet: negócios que fornecem acesso à internet, seja via banda larga, fibra óptica ou wireless;
• serviços de TV por assinatura: organizações que oferecem serviços de televisão por assinatura, o que inclui IPTV e satélite.

Além disso, empresas que prestam serviços adicionais, como mensagens de texto e criação de dados, também devem emitir essas notas.

Como gerar e validar esses documentos?

Com a implementação da nota fiscal eletrônica (NF-e), a emissão desses documentos passou a ser 100% por meio eletrônico. Portanto, empresas conseguem gerar e validar as NF-e modelo 21 e 22 manualmente (uma por uma) ou em massa, por meio de sistemas internos. O processo de geração e validação inclui:

• sistema integrado: utilização de software de gestão que integra a emissão de notas fiscais com o sistema de contabilidade da empresa;
• validação automática: o sistema verifica automaticamente se todos os campos obrigatórios estão preenchidos e se as informações estão corretas antes da transmissão;
• registro da NF-e: após a validação, ocorre o registro da nota fiscal na base de dados da empresa e na SEF, o que garante sua legalidade.

Essas etapas ajudam a evitar erros e garantem que as notas fiscais estejam sempre em conformidade com a legislação.

Quais são as exceções e as empresas dispensadas?

De acordo com a legislação estadual, algumas empresas podem ser dispensadas da emissão das NF-e modelo 21 e 22. As principais exceções incluem microempresas, empresas de pequeno porte e prestadores de serviços especiais. 

Essas dispensas podem variar de um estado para outro, o que torna importante que os empreendimentos verifiquem a legislação aplicável.

Como os impostos (ICMS, ISS) afetam essas notas?

As notas fiscais de comunicação e telecomunicação estão sujeitas a diferentes tributações, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS). A incidência desses encargos varia conforme:

Nota fiscal emitida em massa via excel?

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• tipo de serviço: aplica-se o ICMS sobre serviços de comunicação, enquanto o ISS incide sobre serviços de natureza não mercantil;
• legislação estadual: cada estado tem suas próprias alíquotas e regras para a aplicação desses impostos, o que pode resultar em diferentes valores finais nas notas fiscais;
• local da prestação do serviço: o local no qual ocorre a prestação do serviço pode influenciar a tributação, especialmente em serviços que abrangem diferentes estados.

Portanto, é fundamental que as empresas estejam atentas a essas variáveis para garantir a correta apuração e pagamento dos tributos.

Quais são as diferenças entre estados e regras fiscais?

As regras fiscais para notas de comunicação e telecomunicação variam significativamente entre os estados e impactam diretamente as empresas. As principais diferenças incluem:

• alíquotas de ICMS e ISS: o ICMS tem alíquotas definidas por cada estado (ex.: de 18% a 25%). O ISS, determinado pelos municípios, varia entre 2% e 5%;
• obrigações acessórias: alguns estados exigem obrigações acessórias, que são declarações ou documentos adicionais, como relatórios mensais/anuais. Outros podem pedir autorização prévia para emissão de notas;
• prazo de validação e autorização: prazos variam entre estados, o que afeta o fluxo de caixa, especialmente para empresas com ciclos de faturamento ágeis;
• incentivos fiscais: estados oferecem benefícios distintos, como isenções ou reduções de alíquotas, que influenciam as decisões de operação e expansão;
• normas de fiscalização: alguns estados realizam auditorias frequentes, enquanto outros são mais flexíveis.

Essas diferenças aumentam a complexidade da gestão fiscal porque exigem que as empresas acompanhem a legislação local.

Quais os problemas, erros comuns e soluções na emissão dessas notas?

A emissão das NF-e modelo 21 e 22 pode apresentar erros como informações incorretas e valores divergentes. Caso não haja uma resolução, há riscos de complicações fiscais e financeiras para a empresa. Veja mais detalhes sobre cada possibilidade de erro e suas respectivas soluções, a seguir.

• Informações incorretas (CNPJ, CPF, endereço, valores): exigem sistemas de verificação automática para correção. A capacitação da equipe também é essencial;
• Valores divergentes (diferença entre cobrança e registro): a solução, neste caso, é integrar sistemas de gestão e fazer auditorias internas;
• Falhas na transmissão (problemas técnicos na entrega à SEF): um ótimo recurso seria investir em uma infraestrutura de TI robusta e suporte ágil;
• Inobservância de prazos (atrasos na emissão/transmissão): a solução nessa situação seria automatizar processos e usar alertas de prazos;
• Mudanças na legislação (atualizações fiscais não aplicadas): a empresa pode acompanhar atualizações via consultorias, além de treinar a equipe.
• Falta de documentação (ausência de comprovantes): a implementação de um sistema de arquivamento organizado é uma possibilidade de solução.

Ao abordar esses problemas e implementar soluções, as empresas podem melhorar a eficiência na emissão de notas fiscais, reduzir riscos de penalidades e manter uma boa relação com seus clientes e com a fiscalização.

Quem e quando emitir as notas fiscais modelo 21 e 22?

Como mencionamos, empresas que atuam nos setores de comunicação e telecomunicação são as responsáveis por emitir as NF-e modelo 21 e 22. 

O momento ideal para emitir esses documentos é durante as transações que envolvem a prestação desses serviços, de acordo com a legislação tributária vigente. Cada negócio precisa utilizar sistemas adequados e manter seus processos atualizados para garantir a conformidade com as exigências da Sefaz.

Exemplos práticos de aplicação

Para que você entenda melhor como aplicar cada uma das NF-e modelo 21 e 22, separamos alguns exemplos práticos.

Imagine uma emissora de rádio que presta serviços de divulgação publicitária. Esse empreendimento pode emitir uma nota fiscal modelo 21 para registrar o faturamento dessa prestação de serviço. 

O mesmo acontece com empresas de telefonia que realizam serviços específicos de comunicação, como envio de SMS em massa para campanhas promocionais.

Para o modelo 22, pense em uma operadora que oferece pacotes de internet e telefonia para clientes residenciais. Nesse caso, a empresa emite notas fiscais modelo 22 para documentar essas transações. 

Provedores de internet que fornecem acesso à banda larga para empresas também utilizam este tipo de documento para registrar os serviços prestados.

Quais as penalidades e sanções fiscais?

A não emissão dos modelos 21 e 22 pode resultar em penalidades graves, como multas que variam de 10% a 100% do valor da operação sem registro. Além disso, há o risco de acusação de sonegação fiscal, que pode levar à suspensão das atividades da empresa e até prisão em casos mais graves. 

Essas sanções também incluem dificuldades no acesso a crédito e danos à reputação da empresa. Para evitar essas consequências, é essencial garantir a emissão correta e nos prazos estabelecidos pela legislação.

Como consultar as NF-e modelo 21 e 22?

Para consultar as NF-e modelo 21 e 22, acesse o site da SEFAZ do estado que emitiu a nota. O processo é simples e envolve a inserção de algumas informações específicas para garantir que você consiga acessar os dados corretos. 

Qual é o grande problema prático das notas fiscais modelos 21 e 22?

O grande problema prático dos modelos 21 e 22 é a complexidade e a variabilidade das regras fiscais entre os estados, porque podem levar a erros na emissão e a dificuldades de conformidade. Entre os principais desafios, estão:

• variação nas legislações: cada estado conta com suas próprias normas e alíquotas, o que exige a atualização e adaptação das empresas a essas mudanças. Esse detalhe pode aumentar a carga de trabalho do departamento fiscal e contábil;
• erros na emissão: a complexidade do sistema pode resultar em erros frequentes na emissão, como informações incorretas, o que pode levar a penalidades e retrabalho;
• necessidade de treinamento: as equipes responsáveis pela emissão dessas notas precisam de treinamento contínuo para lidar com as constantes mudanças na legislação e nos processos, o que pode ser um desafio para muitas empresas;
• integração de sistemas: a falta de integração entre os sistemas de gestão e a plataforma de emissão de notas fiscais pode resultar em inconsistências, o que dificulta o controle financeiro e a auditoria.

Esses complicadores são um grande desafio para diversas empresas desses setores e tornam o processo complexo, lento e exigente.

Para enfrentar essa realidade, o governo reconheceu a importância de estabelecer um sistema mais eficiente e prático; e criou a Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom). Mas afinal, o que é a NFCom e quais vantagens oferece?

O que é a NFCom e por que foi criada?

A NFCom é um tipo de nota fiscal que abrange os serviços de comunicação e telecomunicação de todo o país. Sua criação teve como objetivo substituir as NF-e modelo 21 e 22 e tornar o processo mais ágil, seguro e uniforme.

Vale relembrar que a obrigatoriedade do modelo 62 inicia-se em 1º de novembro de 2025. As empresas precisam ajustar seus processos internos para garantir a conformidade com as novas regras fiscais.

Leia mais: NFCom: quem será obrigado a emitir? O que muda em 2025?

Quais os objetivos e benefícios da NFCom?

Além de substituir as NF-e modelo 21 e 22, a NFCom tem como principal objetivo simplificar as obrigações acessórias dos contribuintes do setor de telecomunicações e permitir um acompanhamento mais eficiente e em tempo real pelo Fisco. Devido a esse propósito, existe uma série de vantagens. Veja quais são a seguir.

1. Redução da complexidade tributária: a NFCom padroniza e unifica a emissão de notas fiscais para serviços de comunicação e telecomunicações, o que elimina a necessidade de documentos fiscais distintos;
2. Facilidade no cumprimento das obrigações acessórias: com a digitalização do processo, as empresas do setor reduzem o tempo e os custos dedicados à emissão, validação e armazenamento de documentos fiscais;
3. Acompanhamento em tempo real pelo Fisco: a fiscalização tem acesso instantâneo às transações realizadas, além de permitir maior controle e eficiência na arrecadação de tributos;
4. Redução de custos operacionais: a automação na emissão minimiza a necessidade de processos manuais, o que diminui erros e retrabalho nas operações fiscais;
5. Maior segurança e transparência: a digitalização reduz riscos de fraudes, garante a autenticidade dos dados e melhora a rastreabilidade das operações;
6. Integração com sistemas estaduais e federais: a NFCom facilita a comunicação entre órgãos fiscais, assegura um fluxo mais eficiente de informações e aumenta a efetividade na arrecadação de tributos;
7. Combate à evasão fiscal: com o monitoramento contínuo das transações, é mais difícil para as empresas sonegarem impostos, o que aumenta a conformidade com a legislação.

Além de seguir a tendência de digitalização de documentos fiscais, assim como a NF-e e a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), o novo documento faz parte da Reforma Tributária, que busca a modernização do sistema tributário brasileiro.

Como preparar sua empresa para a transição?

Agora você já sabe que a substituição das NF-e modelo 21 e 22 pela NFCom representa uma mudança significativa para empresas do setor de telecomunicações e comunicação. Para garantir uma transição suave e evitar problemas com o Fisco, siga as seguintes etapas.

Entenda a legislação vigente

Acompanhe as normas e regulamentações estabelecidas pelos órgãos fiscais para garantir que sua empresa esteja em conformidade com os novos requisitos da NFCom.

Atualize seus sistemas fiscais e contábeis

Certifique-se do preparo de seu software de gestão fiscal para emitir a NFCom. Se necessário, busque soluções que ofereçam integração automática.

Capacite sua equipe

Treine seus colaboradores para que compreendam o funcionamento da NFCom, desde a emissão até a gestão das notas fiscais. Essa medida evita erros e agiliza processos internos.

Adote um sistema de automação fiscal

Ferramentas de emissão automática de notas fiscais ajudam a reduzir erros, garantem conformidade com a legislação e simplificam a gestão fiscal da sua empresa.

Faça testes antes da implementação total

Antes de migrar completamente para a NFCom, realize testes em ambiente de homologação para identificar possíveis falhas e ajustes necessários.

Escolha um parceiro tecnológico confiável

A transição para a NFCom pode ser complexa, mas contar com uma solução robusta facilita o processo e reduz riscos.

Portanto, otimize sua emissão de notas fiscais com a NFE.io! Nossa plataforma automatiza o processo de emissão da NFCom e garante conformidade e eficiência para o seu negócio. Fale com um de nossos especialistas e simplifique sua gestão fiscal!