O pagamento adequado de impostos é essencial para a saúde financeira e para a situação regular do negócio. Além dos tributos federais e estaduais, é essencial ter atenção ao ISS retido pelo tomador, principalmente para quem contrata serviços.
Ao mesmo tempo, esse é um tema cercado de detalhes e diferenças entre municípios. Como consequência, muitos gestores cometem erros que impactam diretamente o caixa da empresa e sua regularidade.
De acordo com a própria Receita Federal, as falhas em retenções e recolhimentos de impostos estão entre os principais motivos de notificações a tomadores e prestadores de serviços. O motivo é a integração do sistema, que valida rigorosamente as informações.
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Portanto, sem atenção a esse processo, sua empresa pode encarar consequências diversas relacionadas à falta de conformidade fiscal. Logo, o ideal é compreender o assunto para saber como agir.
Ao continuar a leitura, você descobre o que é o ISS retido pelo tomador, como calculá-lo e por que dar atenção a essa questão.
Aproveite!
O que é ISS?
ISS é a sigla para Imposto Sobre Serviços, um tributo municipal que incide sobre a prestação de serviços por empresas e profissionais autônomos. A alíquota é variável entre os municípios.
Na maioria dos casos, quando uma empresa presta um serviço — como consultoria, manutenção, publicidade e serviços de TI, por exemplo —, é preciso pagar o imposto ao município onde ocorreu a prestação de serviços.
No entanto, há exceções e o recolhimento de ISS pode ocorrer no município que também é a sede do CNPJ.
A compreensão sobre o que é o ISS e como funciona é essencial para evitar erros fiscais, manter a conformidade tributária e consolidar uma boa gestão financeira.
O que é ISS retido?
O ISS retido se caracteriza pelo recolhimento do imposto diretamente na fonte de pagamento. Em vez de o prestador pagar o tributo depois, o tomador já deduz o valor e o repassa à prefeitura.
Vale notar que essa é uma espécie de exceção ao que determina a Lei Complementar (Lcp) n° 116/2003, que atribui ao prestador de serviço a responsabilidade de apurar e recolher o imposto devido. Quando há retenção, no entanto, essa obrigação passa para o tomador.
Na prática, significa que o ISS retido é pago pelo contratante do serviço, como outra empresa ou um órgão público.
Quando o ISS é retido na fonte?
O ISS é retido na fonte quando a legislação municipal obriga o contratante do serviço a recolher o tributo, em vez de deixar essa responsabilidade para o prestador. Nesse caso, o contratante faz o recolhimento no momento do pagamento, antes de repassar o valor a quem executou o serviço.
Esse tipo de retenção ocorre em situações específicas, como em determinadas contratações por órgãos públicos. Certas empresas também precisam realizar esse processo, caso a legislação do município seja mais rígida e faça essa exigência.
O principal objetivo costuma ser evitar a inadimplência tributária. Como é o próprio contratante que realiza o procedimento, há menos riscos de o valor do imposto não ser recolhido corretamente, o que prejudicaria a arrecadação da prefeitura.
O que é ISS retido pelo tomador?
ISS retido pelo tomador é a situação que ocorre quando a empresa que contrata um serviço fica responsável por recolher e pagar o valor desse tributo. É o oposto do que normalmente acontece, já que o mais comum é que essa seja uma obrigação da prestadora.
Esse modelo de recolhimento também é chamado de ISS retido na fonte — ou seja, os termos representam o mesmo processo tributário. Portanto, cabe ao tomador descontar o valor do imposto na hora de efetuar o pagamento para quem prestou o serviço.
Também é obrigação do tomador (ou contratante) realizar o pagamento junto à prefeitura. Desse modo, a responsabilidade fiscal nesse caso passa para a companhia que contrata uma empresa ou um profissional autônomo para prestar serviços.
A regra de retenção do ISS pelo tomador vale tanto na relação entre empresas (B2B) quanto entre empresas e governo (B2G).
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Quando o prestador do serviço é uma pessoa física, a lógica permanece. Logo, uma empresa que contrata uma pessoa física para prestar o serviço é obrigada a reter o ISS.
Já se o contratante for uma pessoa física, não há essa obrigação de reter e recolher o imposto, mesmo que o prestador de serviço também seja pessoa física.
Agora que você entende o que é ISS retido pelo tomador, é o momento de compreender em quais situações esse processo ocorre. Continue a leitura para descobrir!
Quando o ISS é retido pelo tomador?
O ISS deve ser retido pelo tomador caso a legislação do município determine que essa responsabilidade é do contratante e não do prestador de serviço. Quando há essa determinação, quem contrata o serviço é que deve descontar o valor do imposto do pagamento e repassá-lo para a prefeitura.
No entanto, essa regra se aplica apenas a casos específicos — como quando o prestador não conta com inscrição no município ou o contratante é um órgão público local.
Também há cenários nos quais a retenção é obrigatória para determinados códigos de atividades ou até para empresas de certos ramos. Um exemplo é a cidade de São Paulo, que traz determinações específicas no Código Tributário Municipal de São Paulo (Lei nº 13.701/2003) e no Regulamento do ISS (Decreto nº 553.151/2012).
Na capital paulista, tomadores de serviços de certos ramos, como instituições financeiras, empresas de grande porte, construtoras e órgãos públicos, ficam obrigados a recolher o ISS de serviços contratados. A regra vale independentemente do fato de o prestador de serviços ser de São Paulo.
Além disso, a Instrução Normativa SF/Surem nº 8/2011 traz uma lista de códigos de atividades sujeitas à retenção de ISS na fonte. Logo, consultar as regras específicas do município é essencial para saber quando o ISS é retido pelo tomador.
Responsabilidades do tomador em caso de não recolhimento do ISS retido
Se um tomador de serviços estiver obrigado a recolher o ISS na fonte e não o fizer, ele deverá assumir as consequências legais e financeiras da omissão. Logo, a prefeitura pode cobrar os valores devidos diretamente da empresa contratante — mesmo que o serviço tenha sido pago ao prestador.
Vale notar que a cobrança tende a ocorrer com juros e multas. Ainda, pode acontecer uma autuação fiscal pela falta de conformidade com as regras tributárias definidas para o município.
Portanto, cabe ao tomador, obrigado a reter o ISS, fazer um controle eficaz dos valores devidos e do repasse para a prefeitura. Do contrário, podem ocorrer punições financeiras e relacionadas à regularidade do negócio.
Como funciona o ISS retido pelo tomador no Simples Nacional?
Quando o prestador de serviços faz parte do Simples Nacional, a regra geral determina que o valor do ISS já faz parte do valor pago no Documento de Arrecadação Simples (DAS). Logo, a empresa ou profissional autônomo não precisa recolher e pagar por fora o valor do tributo.
No entanto, essa característica não impede que haja a obrigatoriedade de haver ISS retido pelo tomador. Como você viu até aqui, essa exigência ocorre para cenários específicos, de acordo com a legislação do município.
Nos casos de ISS retido pelo tomador, o prestador que faz parte do Simples Nacional deve ajustar o valor da nota fiscal e indicar que houve o recolhimento na fonte. Esse processo exige atenção, mas é necessário para evitar a ocorrência de bitributação.
Quais os riscos fiscais e penalidades por erros na contabilização de ISS retido pelo tomador?
Quando há a exigência de reter o ISS, erros cometidos pelo tomador podem ter graves consequências. Como mostramos, se o valor não for retido e repassado corretamente, a prefeitura pode cobrar o valor integral da empresa contratante, com juros e multas.
A empresa também pode ter a própria inscrição municipal bloqueada, o que a impede de prestar serviços no município até a regularização. Ainda, perde o direito à Certidão Negativa de Débitos enquanto não quitar os valores devidos.
Como consequência, o negócio pode ser prejudicado em suas operações cotidianas e em participações em licitações, por exemplo. O melhor modo de mitigar esses riscos fiscais e evitar as penalidades é por uma apuração correta, o que inclui emissão, conferência e registro das notas fiscais emitidas e recebidas.
Como calcular ISS retido pelo tomador?
O cálculo do ISS retido pelo tomador depende do valor bruto do serviço contratado e da alíquota definida pela legislação do município onde a empresa presta o serviço. Em geral, essa taxa varia entre 2% e 5%, embora existam exceções.
Para saber efetivamente como calcular ISS retido pelo tomador, basta multiplicar a alíquota vigente para o tipo de serviço prestado sobre o valor bruto da nota fiscal. Se o serviço tiver um total bruto de R$ 20 mil e a alíquota for de 3%, o tomador deve reter R$ 600 do montante.
Após descontar o valor do tributo retido, o restante segue para o prestador de serviço. Nesse exemplo, a empresa ou profissional receberá R$ 19,4 mil.
O processo se torna ainda mais simples ao contar com a ajuda de um sistema emissor de nota fiscal robusto. Com essa solução, é possível realizar o cálculo automaticamente, de modo a evitar erros e acelerar o processo.
Diferenças na aplicação da retenção do ISS entre municípios
A retenção do ISS ocorre de forma distinta entre os municípios e uma das principais diferenças é a alíquota aplicada. Há cidades com valores mais baixos de ISS, enquanto outras preveem uma cobrança mais elevada. Logo, a contabilização de ISS retido pelo tomador varia entre as localidades.
Outra questão que se distingue entre as cidades envolve as regras de retenção do tributo. Como mostramos, São Paulo prevê a retenção pelo tomador para diversos tipos de serviços, mesmo quando a empresa prestadora está inscrita na cidade. Já outros lugares só exigem a retenção para quem não apresenta inscrição local.
Devido a essas diferenças, o ideal é que o tomador conheça a legislação tributária da cidade em que atua. Entender quais são essas regras antes de emitir ou pagar uma nota fiscal evita problemas e falta de conformidade fiscal.
Procedimentos para correção de erros na retenção do ISS
Erros podem acontecer na hora de recolher o ISS por parte do tomador, como valores incorretos ou mesmo a falta de retenção. Para corrigir falhas como essas, o primeiro passo é identificar o equívoco e saber qual foi a situação que gerou o erro.
Ao mesmo tempo, é preciso verificar as regras da prefeitura envolvida, já que as definições variam para cada local. Essa etapa permite saber qual é o resultado esperado e o que fazer para corrigir a situação.
A forma mais comum de reverter o problema é emitir uma nota fiscal substituta ou corrigir a declaração enviada ao fisco municipal. Se a empresa deixou de pagar o imposto ou pagou um valor abaixo do devido, deve gerar uma nova guia com o valor correto, o que inclui multa e juros.
Se o pagamento ocorreu de forma indevida ou excessiva, existe a possibilidade de solicitar o ressarcimento ou compensação para a prefeitura.
Como pagar o ISS retido na fonte?
O pagamento do ISS retido pelo tomador exige a emissão de uma guia de recolhimento. O próprio tomador emite o documento no sistema da prefeitura responsável pelo tributo. Vale lembrar que cada município costuma ter um portal específico, com códigos, prazos e procedimentos próprios.
Para gerar a guia, é essencial ter atenção ao preenchimento dos dados da nota fiscal, o que inclui o valor do imposto e os dados do prestador. Após a emissão, é necessário pagar a guia no prazo estabelecido para evitar multas e juros.
Outro ponto importante consiste em armazenar adequadamente o comprovante, junto à nota fiscal emitida pelo prestador do serviço. Caso seja necessário, é possível apresentar o comprovante para a prefeitura de modo a evitar punições.
Obrigações acessórias relacionadas ao ISS retido na fonte
Além de realizar o recolhimento do ISS retido na fonte, o tomador precisa cumprir certas obrigações acessórias. Essas etapas são importantes para formalizar e comprovar a retenção de imposto, de acordo com as exigências da Receita Federal.
A primeira obrigação acessória é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF). Nesse documento, devem constar as informações sobre tributos federais e, em alguns casos, as retenções realizadas. A exigência de incluir o ISS retido varia com as regras definidas para a empresa, de acordo com o setor de atuação.
Outra exigência é a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF). Nesse caso, o tomador precisa informar os pagamentos feitos com retenções, o que inclui os serviços sujeitos a ISS.
Com o envio correto dessas declarações, há menos chances de surgirem cruzamentos de dados que levam à malha-fina, por exemplo. Também é possível diminuir as chances de autuações e outras penalidades fiscais.
Como agir nos casos de ISS retido pelo tomador?
Se ocorrer a retenção de ISS por parte do tomador, é fundamental que o prestador de serviços registre a informação corretamente na nota fiscal. Esse cuidado evita o pagamento em duplicidade e garante que ambas as partes sigam as regras tributárias.
Outro ponto importante é armazenar o comprovante sobre o ISS retido pelo tomador. Essa é a melhor maneira de comprovar o recolhimento de acordo com as regras municipais — especialmente no caso de fiscalizações futuras.
O prestador de serviços, por sua vez, precisa ajustar o próprio controle financeiro para considerar o valor líquido recebido. Como a quantia do ISS não será repassada a ele, o pagamento pela prestação de serviço será menor.
Como recuperar ISS retido na fonte?
Em determinadas situações, pode acontecer de o tomador de serviços pagar um valor maior que o devido na retenção de ISS. O mesmo ocorre com o pagamento em duplicidade ou de maneira indevida.
Se a empresa conseguir comprovar essa situação, é possível solicitar a recuperação do ISS retido pelo tomador na forma de ressarcimento ou de compensação. Logo, se a legislação local autorizar, é possível compensar o valor pago a mais em futuros serviços.
O processo varia de acordo com cada município, mas é comum ter que apresentar a documentação completa, como nota fiscal e comprovante de retenção e pagamento da guia.
Impacto da retenção do ISS no fluxo de caixa das empresas
A necessidade de reter o ISS pode ter diversos impactos no fluxo de caixa das empresas. Como o tomador assume a responsabilidade do recolhimento, é preciso desembolsar o valor diretamente ao fisco, além da quantia líquida ao prestador. Assim, cada pagamento exige duas operações: uma para a prefeitura e outra para quem prestou o serviço.
Embora não se trate de um custo extra, já que se desconta o valor do total pago ao prestador, ainda podem ocorrer problemas de fluxo de caixa. Para os tomadores que têm muitos contratos com prestadores, pode ocorrer um problema no fluxo de caixa devido a um volume maior de saídas e à necessidade de cumprir o calendário fiscal.
Para o prestador de serviços, o impacto no fluxo de caixa tende a ser mais significativo. Se a empresa ou o profissional não se preparar para o desconto diretamente na fonte, a previsão de entrada de receitas fica prejudicada. Como consequência, também afeta o planejamento financeiro.
Conforme você aprendeu, o ISS retido pelo tomador é uma obrigação fiscal que recai sobre os contratantes de serviços em determinadas situações. As regras variam para cada município, então é essencial conhecer a legislação local para manter a conformidade fiscal do negócio.
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Perguntas frequentes sobre ISS retido na fonte
Pode ocorrer desconto no pagamento do ISS?
Sim. Alguns municípios oferecem descontos no pagamento de ISS para situações especiais, como quitação antecipada ou programas fiscais pontuais. No entanto, essas condições diferenciadas não são obrigatórias e, quando existem, variam para cada cidade.
O pagamento duplo do ISS é possível?
Sim, o pagamento duplo do ISS ou bitributação pode acontecer em determinadas situações. É o que ocorre quando prestador e tomador não têm a comunicação adequada e ambos recolhem o imposto, sem saber que a obrigação já foi cumprida.
E se o pagamento do ISS não for realizado?
Se o pagamento do ISS não for realizado e o tomador tiver a obrigação de recolhimento, a empresa pode sofrer multas, juros e outras penalidades. Entre as consequências, estão a inscrição do negócio na dívida ativa, a suspensão do registro de prestação de serviços na prefeitura e restrições fiscais.
O que quer dizer ISS retido na fonte pelo tomador?
ISS retido na fonte pelo tomador significa que a empresa que contrata um serviço é a responsável por recolher esse tributo municipal e repassá-lo para a prefeitura. Essa obrigação inverte a lógica de deixar o pagamento do imposto a cargo do prestador de serviço.
