A nota fiscal é um documento para registrar operações financeiras de uma empresa. É usada quando sua loja – por exemplo – vende um produto ou serviço para um cliente (que pode ser pessoa física ou jurídica) e precisa registrar essa venda. A nota fiscal de entrada registra a transação contrária, ou seja, quando sua loja compra um produto de um fornecedor, a empresa precisa registrar essa transação, ou seja, essa entrada.
A nota fiscal de entrada, chamada também de nota fiscal de compra, também deve ser emitida em um outro caso especial, quando sua loja estorna um produto já vendido a um cliente.
Como lançar uma nota fiscal de entrada, esta é a sua dívida?
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O que é e em quais situações emitir uma nota fiscal?
Antes, vamos entender por que o documento é lançado e por que faz parte da rotina do trabalho administrativo da contabilidade da empresa.
Como a mercadoria será devolvida pelo cliente, a empresa emite uma nota como se tivesse comprando o produto dele.
Na realidade, o que houve foi uma devolução. Resumindo, se a compra vai entrar no caixa da empresa, ela precisa ser registrada.
Veja também um dos mais usados sistemas para notas fiscais de serviço: O que é Ginfes Nota Fiscal: Veja o passo a passo de como usar
O que é a nota fiscal, afinal?
A função da nota fiscal também é de sinalizar o imposto que deve ser pago para governo, referente a determinada venda e, além disso, “avisar” ao setor de contabilidade sobre essa transação.
A regra é simples: quando há uma transação financeira, a loja precisa emitir uma nota fiscal.
Há notas fiscais de entrada e saída, ambas podem ser emitidas em diversas situações.
Mais à frente, vamos entender a diferença entre elas e quando emitir uma nota fiscal de entrada, ou seja, como lançar uma nota fiscal de entrada de forma correta.
O que é Nota Fiscal de Entrada?
Emitir uma nota fiscal de entrada significa que uma empresa precisa registrar a entrada de alguma mercadoria comprada ou serviço adquirido por ela.
Assim, tudo o que entra na empresa fica documentado, como a quantia de impostos gastos na compra e serviço.
Além disso, a nota fiscal de entrada também tem mais uma função.
Ela garante a logística da mercadoria de forma legal, permitindo o fluxo dos produtos entre o fornecedor e o cliente.
Fique por dentro de mais detalhes importantes sobre notas fiscais: Guia: Certificado Digital para emissão de nota fiscal eletrônica
Mas quando emitir uma nota fiscal de entrada?
Não basta saber como lançar uma nota fiscal de entrada, é preciso ter certeza de quando emitir uma nota fiscal de entrada é realmente necessário, considerando questões referentes à tributação sobre a mercadoria, entre outras situações.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
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Veja em quais casos você deve lançar uma nota fiscal de entrada:
- Em caso de devolução de venda. Quando o cliente pessoa física não emite nota fiscal, há estorno do produto e da nota;
- Em caso de um autônomo encaminhar produto;
- Quando exposições – em eventos, por exemplo – voltam à empresa de origem;
- Quando a empresa comprar mercadoria importada do exterior;
- Em caso de item arrematado em leilão ou em licitação pública.
Como lançar uma nota fiscal de entrada?
Não há segredo em como lançar uma nota fiscal de entrada, é bastante simples.
A empresa ou o usuário preenche o formulário inserindo os dados acerca da entrada de mercadoria.
Não se preocupe porque esse processo, em que campos da nota fiscal precisam ser preenchidos, é intuitivo.
Se você sabe quanto custa a mercadoria, de qual fornecedor comprou e os dados dele e da empresa, será fácil preencher o formulário.
Vale lembrar que os campos da nota fiscal referentes a alíquotas e cálculos de impostos sobre a mercadoria não devem ser preenchidas, porque a taxa de imposto será calculada ao final, na saída do item.
Veja ainda mais dicas sobre como emitir uma nota fiscal: Regras para emissão de nota fiscal: o que é necessário saber
Quem deve emitir nota fiscal de entrada?
Todos as empresas e ou pessoas jurídicas autônomas contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) que recebem e transportam produtos e serviços de suas empresas são obrigadas, por lei, a lançar notas fiscal de entrada.
Mais que um detalhe burocrático, é a única forma de manter seu negócio dentros das regras fiscais, evitando problemas para seu negócio.
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