A automação da emissão e consulta de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) se tornou um processo crucial para empresas de diversos portes. Por meio de uma API para consulta de NF-e, o que antes exigia procedimentos complexos e demorados, hoje se resolve com um simples clique.
Para os departamentos fiscais, o uso de APIs representa uma mudança fundamental que não apenas impulsiona a produtividade, mas também elimina a complexidade burocrática no tratamento de notas fiscais e outros documentos essenciais para a operação de uma empresa.
Felizmente, essa tecnologia tende a alcançar novos patamares: de acordo o estudo da consultoria Gartner, até 2025, mais de 80% das empresas usarão IA e automação.
Então, quer saber mais sobre esse tipo de automação? Neste artigo, compreenda o que é e como funciona uma API para consulta de NFS-e, o que significa o formato XML de documentos fiscais e a importância dessa tecnologia na gestão empresarial.
Vamos lá?
O que é arquivo XML?
O arquivo XML de notas fiscais é um documento digital que representa as Notas Fiscais Eletrônicas. A sigla significa “Extensible Markup Language”, uma linguagem de marcação que estrutura e armazena informações de forma organizada.
A Receita Federal e as Secretarias da Fazenda (SEFAZ) dos estados adotaram esse formato para a emissão e a recepção de notas fiscais eletrônicas. O arquivo XML contém todas as informações relevantes sobre uma transação comercial, como:
- dados do emitente (quem emite a nota);
- do destinatário (quem recebe);
- descrição dos produtos ou serviços;
- valores;
- impostos.
O sistema que emite as Notas Fiscais Eletrônicas gera o arquivo automaticamente. Em seguida, o envia à SEFAZ do estado de origem do serviço para validação. Ao final, o XML se torna o documento oficial que comprova a operação.
Além de servir como um registro legal, essa extensão de arquivo facilita a automação dos processos fiscais e permite que as empresas enviem e recebam informações de forma rápida e eficiente.
É importante que tanto o emitente quanto o destinatário guardem esse arquivo por um período de cinco anos, conforme a legislação, para fins de consulta de notas fiscais e/ou fiscalização das autoridades.
Por que realizar uma consulta de notas fiscais XML?
Realizar uma consulta de notas fiscais é importante para verificar a autenticidade dos documentos. Essa consulta garante que a nota fiscal é válida e que seus dados estão corretos. Assim, evita fraudes e problemas com a Receita Federal.
Outra razão para a consulta é o controle financeiro e contábil. Empresas podem acompanhar suas compras e vendas para garantir que todos os valores de transações estejam registrados corretamente. A conferência facilita a gestão e a elaboração de relatórios financeiros.
Agora que já entende a importância da prática, que tal descobrir como funciona a consulta de nota fiscal na Receita Federal?
Leia mais: Domine os tipos de Nota Fiscal Eletrônica (NFs) [Guia]
Como funciona a consulta de nota fiscal na Receita Federal?
A consulta de nota fiscal na Receita Federal se dá por meio de um sistema on-line que verifica a validade do documento.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
O usuário precisa informar a chave de acesso da nota fiscal, que é um código único gerado no momento da emissão. O sistema, então, retorna informações sobre a nota, como a situação e os dados do emitente.
Esse processo é importante para empresas que precisam garantir a conformidade fiscal. A consulta ajuda a evitar problemas futuros com a Receita, como multas e penalidades. Além disso, permite que as empresas tenham um melhor controle sobre suas operações.
A grande questão é que a consulta manual é limitada devido às restrições quanto ao número de buscas e a necessidade de um certificado digital para acessar informações mais detalhadas.
Assim, o processo pode ser demorado e menos eficiente para quem precisa consultar várias notas. Nesse caso, a solução é utilizar uma API para consulta de NFS.
O que é API?
Uma API, ou Interface de Programação de Aplicações, é um conjunto de regras que permite que diferentes programas se comuniquem, por meio de métodos e formatos que facilitam a troca de informações.
Com uma API, um software pode solicitar dados ou serviços de outro de forma padronizada.
Devido à integração de diferentes sistemas, a tecnologia é essencial para o desenvolvimento de aplicativos com funcionalidades mais complexas e conectadas.
Podem ser apps de serviços voltados para pagamentos, bancos de dados e, claro, emissão e consulta de notas fiscais.
Após compreender o conceito, você provavelmente quer saber como é a integração de uma API para consulta de NFS, acertamos? Siga em frente e descubra!
Como é a integração de empresas com a API da Sefaz?
A integração de empresas com a API da Sefaz ocorre por meio de um processo que configura sistemas para se comunicarem com a plataforma estadual.
Com a obtenção de credenciais de acesso, as empresas seguem as especificações técnicas fornecidas pela Sefaz, que incluem a autenticação e o envio de dados fiscais em XML.
Uma vez configurada a API, as empresas conseguem consultar e enviar informações sobre NFS de forma automatizada.
Leia mais: Como consultar a disponibilidade da Sefaz para NF-e?
Quais os benefícios de utilizar uma API para consulta de NFS?
Os benefícios de utilizar uma API para consulta de NFS são muitos, e impactam diretamente a eficiência operacional das empresas.
Com a tecnologia, você automatiza todo o processo de consulta e elimina a necessidade de acessar manualmente diferentes portais das prefeituras. Além disso, é possível:
- reduzir erros humanos na coleta de dados;
- economizar tempo e recursos;
- integrar com sistemas existentes;
- padronizar os dados recebidos;
- armazenar informações com segurança;
- aumentar o processo conforme o crescimento da empresa;
- rastrear consultas realizadas.
A API também permite o monitoramento constante das notas fiscais de serviço. Dessa forma, sua empresa identifica possíveis inconsistências e toma rápidas decisões.
Além disso, você garante que todas as informações fiscais estejam sempre atualizadas e em conformidade com a legislação.
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