Gerir uma empresa de forma eficiente é quase um malabarismo de pratos. Independentemente do setor, mantê-los girando significa otimizar diariamente todos os processos do negócio. Diante disso, uma ferramenta fundamental para qualquer empreendimento é um bom controle de vendas.
Trata-se de um processo que demanda uma série de etapas e atividades técnicas. Logo, na falta de capacitação, gestores e empreendedores ficam perdidos, sem saber se a empresa está crescendo ou caminhando para o fracasso. E, infelizmente, sabemos que sem vendas, o futuro de um negócio é o seu encerramento.
Um mapeamento feito em 2023 pelo projeto Varejo Inteligente Conecta Brasil, parceria do Sebrae e da Câmara de Dirigentes Lojistas de Belo Horizonte (CDL/BH), ilustra muito bem o cenário.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
O estudo identificou que a causa de muitas empresas não sobreviverem é a falta de capacitação de funcionários e empreendedores.
Este outro levantamento, realizado pelo Sebrae no mesmo ano, reforça o dado: 30,2% das empresas do setor de comércio fecharam em 5 anos, sendo que 42% dos empregados entrevistados tinham pouca ou nenhuma capacitação.
Então, como fazer o controle de vendas de um negócio e assegurar que este seja um conhecimento comum a todos os envolvidos no processo?
Para responder a estas e outras perguntas, preparamos este conteúdo para explicar o que é e como implementar o controle de vendas, quais as diversas etapas do sistema e como maximizar seus resultados e impulsionar suas vendas.
Vamos lá?
O que é controle de vendas?
O controle de vendas de uma empresa é o processo de monitoramento e gestão de todas as atividades relacionadas à venda de produtos ou serviços.
Como mencionamos anteriormente, esse sistema percorre uma série de etapas, além de demandar inúmeras tarefas. Para melhor ilustrar, dividimos a estrutura de um controle de vendas segundo o esquema abaixo.
Controle financeiro
Registro de tudo que entra e sai do caixa: diária, mensal e anualmente. Ajuda a monitorar despesas e lucros, e saber quanto dinheiro está disponível para investimentos ou contratações.
Controle de estoque
Gerenciamento e armazenamento de todos os tipos de estoque: materiais, produtos e equipamentos (até itens pequenos, como pilhas). Para um controle de vendas efetivo, é aconselhável evitar excessos para não desperdiçar dinheiro com armazenamento.
Emissão de notas fiscais
Automatização da emissão de notas fiscais para reduzir erros e facilitar o processo. Neste caso, usar ferramentas que conectam com os meios de pagamento, permite a emissão automática para cada venda e possibilita a melhora da gestão fiscal.
Meios de pagamento diversos
A oferta de várias opções de pagamento (cartões de crédito, boleto) pode aumentar as vendas da empresa. Clientes gostam de escolher como pagar, então quanto mais opções, melhor.
Relacionamento com o cliente
No controle de vendas, manter um bom relacionamento com seus clientes fortalece a sua marca, afinal, clientes satisfeitos compram novamente e recomendam a empresa.
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Tenha um controle maior do financeiro da sua empresa com essa planilha gratuita da NFE.io! Com ela você poderá registrar entradas e saídas, gerenciar os recebimentos e pagamentos recorrentes e ter previsibilidade financeira de todo o seu ano!
Escute os feedbacks e use-os para melhorar continuamente. Use métricas para entender e fidelizar os clientes.
Benefícios do controle de vendas
É um sistema importante para uma empresa porque permite acompanhar todas as vendas, o que ajuda a entender quais produtos ou serviços têm mais sucesso. Ele também:
- ajuda a planejar melhor;
- evita a falta de estoque;
- identifica oportunidades de crescimento;
- melhora o atendimento ao cliente.
Além disso, ter um bom controle de vendas facilita a tomada de decisões, o que garante que a empresa cresça de maneira sustentável e eficiente.
Como fazer controle de vendas?
Fazer o controle de vendas em uma empresa envolve e interliga várias etapas simples e organizadas, e o desempenho de cada uma possibilita o crescimento de um empreendimento.
Mas, afinal, como aplicar o sistema? Aqui está um passo a passo para ajudar!
1. Registre e analise as vendas da sua empresa
Use um sistema de ponto de venda (PDV) ou uma planilha para anotar cada venda, data, produto, quantidade e valor. É importante que você reveja os registros de vendas para identificar tendências e padrões. Para isso, utilize gráficos e relatórios para visualizar os dados.
Além disso, a gestão de notas fiscais no registro de vendas auxilia o empreendedor a controlar melhor as trocas e devoluções. Elas comprovam a compra ao mostrar a data, o valor e a descrição do produto.
2. Mantenha um registro de estoque
Outro segredo do controle de vendas é equilibrar a quantidade de produtos disponíveis para evitar excessos e evitar que mercadorias fiquem paradas.
Assim, você garante a disponibilidade dos itens quando necessário, sem acumular estoque.
Dica extra: Atente-se às notas fiscais, pois permitem atualizar o estoque ao registrar a entrada dos produtos devolvidos e a saída dos produtos vendidos.
3. Crie um mapa do fluxo de vendas
Crie um fluxograma de vendas da sua empresa. O processo facilita a vida dos vendedores, pois ao final de cada etapa, a próxima tarefa fica mais clara e rápida. Um exemplo básico de fluxo pode ser:
- prospecção;
- apresentação;
- proposta;
- negociação;
- follow-up (acompanhamento);
- fechamento.
Também estabeleça objetivos claros e mensuráveis para sua equipe de vendas. Monitore o progresso em relação a essas metas e ajuste as estratégias conforme necessário.
4. Gerencie as informações dos clientes
Invista em atendimento personalizado ao conhecer profundamente as necessidades e preferências do seu cliente.
Um sistema de controle de vendas integrado ajuda a obter informações precisas, e oferecer o melhor serviço. Use um sistema de CRM (Customer Relationship Management) para armazenar informações sobre seus clientes, como histórico de compras e preferências.
5. Defina metas e objetivos
Para alcançar melhores resultados nas vendas, tenha um direcionamento claro. Definir metas e objetivos realistas é essencial para manter todos motivados e focados em suas atividades diárias.
Além disso, faça relatórios periódicos para analisar o desempenho das vendas e prever futuras demandas. A boa prática ajuda no planejamento e na tomada de decisões estratégicas.
6. Converse e acompanhe o desempenho de sua equipe
Sempre mantenha uma comunicação aberta e regular com sua equipe de vendas, garantindo o alinhamento de todos com os objetivos e estratégias da empresa.
Não se esqueça de monitorar o desempenho dos vendedores individualmente e como equipe, bem como oferecer feedback e treinamento quando necessário.
7. Acompanhe indicadores de venda periodicamente
Para saber se seu controle de vendas funciona, acompanhe os KPIs de vendas.
Esses indicadores de desempenho mostram como vão as vendas em relação às metas. Alguns KPIs importantes são a taxa de conversão (CVR), o ticket médio e o custo de aquisição de cliente (CAC).
É importante que você revise todos os processos de controle de vendas para identificar áreas de melhoria e ajustar as estratégias conforme necessário.
Assim, seguindo esses passos, você mantém um excelente controle de vendas na sua empresa e garante que todas as etapas do sistema funcionem de maneira organizada e eficiente.
Dica de como aprimorar o controle de vendas
Algumas tarefas podem ser trabalhosas e demoradas se feitas à mão. Por isso, a dica é: use a tecnologia a seu favor para automatizar tarefas rotineiras, economizar tempo e reduzir erros!
Uma ferramenta que pode auxiliar bastante em seu controle de vendas, é um sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica como o da NFE.io.
Nossa API registra todas as transações de forma organizada, o que permite fácil acesso a informações como data, valor e descrição dos produtos vendidos.
Esses fatores facilitam o monitoramento das vendas, a gestão financeira e a conformidade fiscal, e ajudam a empresa a operar de forma mais eficiente e eficaz.
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