Nota Fiscal Eletrônica, gestão empresarial e meios de pagamento – Blog Nfe.io
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Como organizar contas a pagar e receber de uma empresa pode melhorar (muito) seus resultados

Seu fluxo de caixa não tem nenhum controle? Você não tem nenhuma ideia das contas que tem a pagar ou a receber em seu negócio? Organize o financeiro de seu empreendimento! Veja nesta postagem como organizar contas a pagar e receber de uma empresa e trabalhe com mais segurança.

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Muitos empreendedores e gestores empresariais começam seus negócios de uma forma muito empírica, tocando as coisas com garra e intuição, no dia a dia de seus empreendimentos.

Por isso, não é raro encontrar quem misture finanças pessoais com as finanças da empresa, compartilhando até as contas bancárias.

Além de um procedimento arriscado juridicamente, confundir as obrigações financeiras da vida privada com as da Gestão Empresarial definitivamente não é um uma boa ideia.

Isso leva a um descontrole sobre as despesas de sua empresa e dificulta entender o que realmente está entrando nas contas bancárias. Ou seja, o que de fato tem no caixa da organização.

Nesse contexto, saber como organizar as contas a pagar e receber de uma empresa é fundamental para a sustentabilidade do negócio.

Deixe de lado as práticas amadoras e aprenda de uma vez por todas como fazer isso da forma certa.

8 dicas de como organizar contas a pagar e receber de uma empresa

1- Relacione todas as suas despesas por data de vencimento

Você tem uma boa noção de tudo aquilo que paga por mês? Salários, fornecimento de água, energia elétrica, seguros, aluguel telefonia, impostos e tantas outras contas a pagar?

Não tem como organizar contas a pagar e receber de uma empresa sem montar pelo menos uma planilha com tudo isso. Caso você prefira usar (o que é mais indicado), um software de gestão financeira pode te auxiliar de forma fácil e rápida nessa estruturação.

2- Faça uma lista de seus recebimentos

Se você vende faturado, tem a data exata de quando determinados valores vão entrar. Liste isso!

O mesmo vale para quem tem receitas recorrentes, como academias e escolas, ou empresas SaaS, que comercializam softwares como serviços.

Mas, se você tem um comércio, um varejo, por exemplo, ou um restaurante, é capaz também de fazer previsões de entradas, em função da sazonalidade e dos dias da semana.

Portanto, complete seu documento com essas entradas para que possa, em seguida, relacioná-las com as contas a pagar, listadas anteriormente.

3- Organize um fluxo de caixa

Agora que você montou essa estrutura, ficou fácil entender como organizar contas a pagar e receber de uma empresa.

Comparando os valores que vão entrar e sair dia a dia, você tem um fluxo de caixa montado.  Isto é: você sabe quanto vai ter de saldo (ou falta) de recursos para honrar seus compromissos ao longo de um período.

Parabéns: as coisas estão começando a ficar organizadas em sua empresa!

Mas como ajustar as contas a pagar e receber de uma empresa para evitar o descontrole dos pagamentos?

Veja mais dicas a seguir:

4- Nunca atrase os pagamentos!

Se você tem dinheiro em caixa, pague em dia e evite multas, além de evitar uma reputação ruim na praça.

Aliás, se você tiver montado seu fluxo de caixa direitinho e estiver fazendo uma boa administração do caixa, vai perceber com antecedência se vai ou não ter dinheiro para pagar as contas.

Tome providências antecipadas para evitar a inadimplência. Mas e se não for possível?

5- Saiba negociar seus compromissos

Percebeu que não vai ter caixa para pagar determinada conta? Não deixe que ela vença!

Se antecipe a isso e converse com seu fornecedor.

Peça mais prazo ou um parcelamento, mostre boa fé e evite danos ao seu nome e ao seu patrimônio.

Ajuste as datas também. Se a falta de dinheiro tem sido frequente em determinado período, negocie novas datas de vencimento. Garanta que pagamentos e recebimentos estejam alinhados no seu caixa.

6- Fique de olho nos inadimplentes

Da mesma forma que você pode ter dificuldades eventuais de pagamento, seus clientes também podem ter.

Fique atento a isso e tome as providências necessárias para diminuir ao máximo o risco de inadimplência, consultando bancos de dados e informações sobre as empresas e pessoas com quem trabalha.

7- Vantagens para pagamento em dia e antecipado

Algumas escolas, academias e faculdades costumam fazer promoções para quem paga os boletos até o vencimento.  Por exemplo, oferecem a possibilidade de participar de sorteios de notebooks e tablets no final do ano para todos os alunos (ou pais de alunos) que estão em dia com as parcelas.

Outra dica interessante é dar desconto para pagamento antecipado.

8- Faça cotações frequentes

Mesmo com seus fornecedores de confiança, não deixe de fazer novas cotações e orçamentos.

Faça pesquisas e compare com o que oferecem os concorrentes e, caso veja vantagens de preço ou condições de pagamento, negocie com seus atuais fornecedores e tente convencê-los a fazer algo semelhante.

Aliás, é fundamental tentar ter ao menos três fornecedores de cada item que você compra em sua empresa, evitando assim “ficar na mão” de algum deles.

Essas foram algumas dicas de como organizar contas a pagar e receber de uma empresa.

Não deixe de colocá-las em prática e, se possível, valer-se de um software de gestão financeira para auxiliar nesse processo e ter dados mais confiáveis sempre à mão.

Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, uma solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente.

Empreendedor e Fundador da NFe.io e outras startups. Focado em ajudar empreendedores a escalar seus negócios. Interessado? Marque um papo!
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