O controle de contas a pagar e receber é essencial para empresas de qualquer porte que queiram fazer o negócio prosperar, sem enfrentar problemas de caixa.
É comum que muitos empreendedores e gestores comecem seus negócios de uma forma muito empírica, tocando as coisas com garra e intuição, mas sem muito controle.
Por isso, não é raro encontrar quem misture finanças pessoais com as finanças da empresa, compartilhando até as contas bancárias.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Além de um procedimento arriscado juridicamente, confundir as obrigações financeiras da vida privada com as da gestão empresarial definitivamente não é um uma boa ideia.
Isso leva a um descontrole sobre as despesas da empresa e dificulta entender o que realmente está entrando nas contas bancárias. Ou seja, o que de fato tem no caixa da organização.
A seguir, veja como o controle de contas a pagar e receber contribui para a saúde organizacional.
O que são contas a pagar e receber?
As contas a pagar e receber de uma empresa são os direitos e deveres da instituição perante os fornecedores e clientes. Por isso, é um dos setores responsáveis pela saúde financeira da organização.
Por um lado, as contas a pagar representam todas as obrigações que a empresa possui, incluindo: boletos referentes às matérias-primas, custos com mão de obra, aluguel, água, luz, telefone, impostos, dentre outras obrigações.
Já as contas a receber representam as vendas efetuadas para os clientes, sejam elas à vista ou a prazo. Portanto, é todo o valor que entrará no caixa da organização.
Qual a importância do controle de contas a pagar e receber?
Manter o controle sobre as contas a pagar e receber é fundamental para evitar qualquer tipo de problema no fluxo de caixa da empresa.
Esse controle permite um maior ajuste nos prazos entre o pagamento e recebimento, visto que os gestores passam a ter mais propriedade para saber qual prazo de pagamento poderão conceder ao cliente e qual o melhor prazo para comprar.
Em paralelo, esse controle evita que os sócios confundam as finanças empresariais com as, o que tende a descapitalizar a organização.
Como ter eficiência no controle de contas a pagar e receber?
Para ter eficiência nas contas a pagar e receber é preciso ter muita disciplina e organização no momento de controlar o orçamento da empresa.
Conforme dissemos, um dos pontos mais importantes é saber diferenciar as finanças pessoais das organizacionais. Com isso em mente, listamos 12 dicas para você controlar as finanças com eficiência. Confira!
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- Relacione todas as suas despesas por data de vencimento
- Faça uma lista de seus recebimentos
- Organize o fluxo de caixa
- Nunca atrase os pagamentos!
- Saiba negociar seus compromissos
- Efetue cobranças
- Fique de olho nos inadimplentes
- Verifique as vantagens para pagamento em dia e antecipado
- Faça cotações frequentes
- Mantenha o cadastro de clientes atualizado
- Conte com um software de gestão
- Invista no gerenciador de notas fiscais
Logo adiante, veja mais detalhes sobre as dicas para controlar as contas a pagar e receber.
1- Relacione todas as suas despesas por data de vencimento
Você tem uma boa noção de tudo aquilo que paga por mês? Isso inclui: salários, fornecimento de água, energia elétrica, seguros, aluguel, telefonia, impostos e tantas outras contas a pagar.
Não tem como organizar contas a pagar e receber de uma empresa sem montar, pelo menos, uma planilha com tudo isso. Caso você prefira usar, um software de gestão financeira pode te auxiliar de forma fácil e rápida nessa estruturação, o que é mais indicado. Logo mais voltaremos neste ponto!
2- Faça uma lista de seus recebimentos
Se você vende faturado, tem a data exata em que determinados valores vão entrar no caixa, certo? Liste isso!
O mesmo vale para quem tem receitas recorrentes, como academias e escolas, ou empresas SaaS, que comercializam softwares como serviços.
Mas, se você tem um comércio, um varejo, por exemplo, ou um restaurante, é capaz também de fazer previsões de entradas, em função da sazonalidade e dos dias da semana.
Portanto, complete seu documento com essas entradas para que possa, em seguida, relacioná-las com as contas a pagar, listadas anteriormente.
3- Organize um fluxo de caixa
Agora que você montou essa estrutura, ficou fácil entender como organizar contas a pagar e receber de uma empresa.
Comparando os valores que vão entrar e sair, dia a dia, você tem um fluxo de caixa montado. Isto é, você sabe quanto terá de saldo (ou falta) de recursos para honrar seus compromissos.
O fluxo de caixa traz as movimentações financeiras de uma empresa, com as receitas e as despesas de determinado período.
Por sinal, as contas a receber devem estar sempre relacionadas com as contas a pagar.
Conhecer bem os prazos para pagamento e recebimento é fundamental para que se possa projetar o fluxo de caixa e, assim, saber quanto de capital de giro será necessário para suportar os meses de baixa, sem prejudicar a margem de lucro.
Vale ressaltar que a projeção do fluxo de caixa precisa ser feita de maneira periódica, geralmente de três em três meses.
Parabéns: as coisas estão começando a ficar organizadas em sua empresa!
Mas como ajustar as contas a pagar e receber de uma empresa para evitar o descontrole dos pagamentos?
Veja mais dicas a seguir!
4- Nunca atrase os pagamentos!
Se você tem dinheiro em caixa, pague em dia e evite multas, além de preservar a boa reputação na praça.
Aliás, se você tiver montado seu fluxo de caixa direitinho e estiver fazendo uma boa administração do caixa, vai perceber com antecedência se terá ou não dinheiro para pagar as contas.
Tome providências antecipadas para evitar a inadimplência. Mas e se não for possível?
5- Saiba negociar seus compromissos
Percebeu que não terá recursos em caixa para pagar determinada conta? Não deixe que ela vença!
Antecipe-se a isso e converse com seu fornecedor.
Peça mais prazo ou um parcelamento, mostre boa fé e evite danos ao seu nome e ao seu patrimônio.
Ajuste as datas também. Se a falta de dinheiro tem sido frequente em determinado período, negocie novas datas de vencimento. Aqui, garanta que pagamentos e recebimentos estejam alinhados no seu caixa.
6 – Efetue cobranças
Convenhamos que uma das tarefas mais constrangedoras é cobrar de alguém que está te devendo. Porém, podemos dizer que esse é um mal necessário.
Por isso, uma forma de como organizar contas a receber de uma empresa é contar com um profissional que se dedique à cobrança, entre suas tarefas.
Ele precisa estar bem preparado e munido dos melhores argumentos para fazer uma boa negociação e, ao mesmo tempo, conseguir reter o cliente, sem causar um desgaste.
Vale lembrar que nem sempre o cliente deixa de pagar porque ele agiu de má fé; é comum que ele simplesmente esqueça as datas de pagamento. Nesse caso, envie mensagens SMS ou e-mail para lembrá-lo sobre a data de vencimento.
7- Fique de olho nos inadimplentes
Da mesma forma que você pode ter dificuldades eventuais de pagamento, seus clientes também podem ter.
Fique atento a isso e tome as providências necessárias para diminuir ao máximo o risco de inadimplência, consultando bancos de dados e informações sobre as empresas e pessoas com quem trabalha.
Isso porque, infelizmente, nem todas as suas vendas serão convertidas em receitas.
A inadimplência dos clientes é uma realidade para praticamente todos os empresários e, se não for devidamente controlada, pode trazer graves perdas para o seu negócio.
Logo, uma boa estratégia a ser adotada é calcular o índice médio de inadimplência. Ao fazer isso, você conseguirá projetar o fluxo de caixa de maneira mais precisa, sem superestimar as contas a receber.
Nessa linha, procure medir e avaliar a taxa de inadimplência do seu negócio mensalmente. Assim, você estará mais preparado para enfrentar os próximos períodos.
Saiba mais: Como reduzir a inadimplência nas empresas: entenda os dois lados da moeda
8- Vantagens para pagamento em dia e antecipado
Se a sua taxa de inadimplência está muito alta, uma forma eficiente de reduzi-la é oferecer vantagens para os clientes que efetuarem seus pagamentos antes do prazo de vencimento.
Descontos e cupons promocionais são alguns exemplos de benefícios que podem ser oferecidos. Procure também ser flexível na hora de negociar as formas de pagamento.
Algumas escolas, academias e faculdades costumam fazer promoções para quem paga os boletos até o vencimento. Por exemplo, oferecem a possibilidade de participar de sorteios de notebooks e tablets no final do ano para todos os alunos (ou pais de alunos) que estão em dia com as parcelas.
E, além de melhorar as entradas no caixa, cria-se um bom relacionamento com os clientes, facilitando a fidelização.
9- Faça cotações frequentes
Outra forma de controlar as contas a pagar e receber é fazer cotações.
Sendo assim, mesmo com seus fornecedores de confiança, não deixe de fazer novas cotações e orçamentos.
Faça pesquisas e compare com o que oferecem os concorrentes e, caso veja vantagens de preço ou condições de pagamento, negocie com seus atuais fornecedores e tente convencê-los a fazer algo semelhante.
Aliás, é fundamental tentar ter, ao menos, três fornecedores de cada item que você compra em sua empresa, evitando assim “ficar na mão” de algum deles.
10 – Cadastro de clientes atualizado
Não há como organizar contas a receber de uma empresa se os dados cadastrais da base de clientes estiverem desatualizados.
Com isso em mente, procure criar um banco de dados com CPF, CNPJ, endereço, telefone, e-mail, etc. Um sistema de CRM também pode ser bastante útil nessas horas.
Veja aqui como fazer consultas automatizadas a CNPJ e outros dados de empresas.
11 – Software de gestão
A organização das contas a receber pode ser feita manualmente ou através de uma planilha.
Porém, adotar um software de gestão é muito mais fácil do que usar uma planilha de contas a pagar e receber.
Com um sistema informatizado, você pode controlar as contas a pagar e receber e o fluxo de caixa, além de gerar diversos relatórios e monitorar os pagamentos.
Dessa forma, você tem a relação dos clientes adimplentes e inadimplentes, sabendo de que forma isso impacta o seu negócio e, ainda, evitando eventuais erros que uma planilha de contas a pagar e receber pode gerar, por digitações ou fórmulas equivocadas.
12- Gerenciador de notas fiscais
Com um sistema automatizado de emissão de notas fiscais como o NFE.io, você pode contar com um painel de controle para consultar todas as suas notas fiscais emitidas.
Cada uma delas corresponde a uma conta a receber, sendo que você poderá sempre verificar pelo sistema.
Além de automatizar essa tarefa e economizar tempo e dinheiro, o NFE.io é ótimo para empresas que recebem pagamentos recorrentes e precisam emitir notas fiscais em grande escala, como é o caso de academias, cursos online e SaaS.
Essas foram algumas dicas de como organizar contas a pagar e receber de uma empresa.
Não deixe de colocá-las em prática e, se possível, valer-se de um software de gestão financeira para auxiliar nesse processo e ter dados mais confiáveis sempre à mão.
Ficou claro para você como organizar contas a receber de uma empresa? Então, coloque essas providências em prática e obtenha os melhores resultados.
Veja também: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io
Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, uma solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele, é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente.
